Зняття коштів з корпоративної картки без чеку банкомату

Корпоративна картка та відповідно й кошти, які знаходься на корпоративному рахунку, є власністю підприємства (Див.: Корпоративні платіжні картки: правила гри).

Якщо працівник, на ім’я якого відкрита корпоративна картка, зняв кошти з корпоративного рахунку без розпорядження роботодавця, то такі кошти вважаються отриманими під звіт, а отже, вимагають оформлення авансового звіту, як про їх використання, так і про повернення невикористаного залишку. Детальніше про це далі. 

Щодо авансового звіту

За п. 2.12 Положення № 637 фізичні особи - довірені особи підприємств (юридичних осіб), які відповідно до законодавства України одержали готівку з поточного рахунку із застосуванням корпоративного електронного платіжного засобу або особистого електронного платіжного засобу, використовують її за призначенням без оприбуткування в касі. Зазначені довірені особи подають до бухгалтерії підприємства звіт про використання коштів разом із підтвердними документами в установлені строки і порядку, що визначені для підзвітних осіб законодавством України, а також документи про одержання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо) разом з невитраченим залишком готівки.

Тож, у випадку, коли працівник, в т.ч. й директор, зняв кошти з корпоративного рахунку, він автоматично становиться підзвітною особою за них.  Й тому має відзвітувати за них шляхом складання авансового звіту. Зверніть увагу: у реквізиті «Одержано (від кого, № та дата)» у випадку отримання коштів за допомогою корпоративної картки через банкомат, зазначаються номер чеку банкомату про зняття готівки (наприклад, «З корпоративного рахунка, чек №6017022 від 03.03.2014 р.»).

Щодо відсутності чеку із банкомату

Наразі в законодавстві немає норми, яка б передбачала штрафну санкцію за порушення пункту 2.12 Постанови №637. Хоча подекуди при перевірках податківці намагаються застосувати штраф у розмірі 25% від виданих готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів. Така норма є в абзаці 5 ст. 1 Указу Президента України «Про застосування штрафних санкції за порушення норм з регулювання обігу готівки» від 12.06.1995 року №436/95.

Замість того, щоб сперечатися із податківцями про те, що таке повне і неповне звітування про раніше видані кошти, радимо звернутися до підкатегорії 109.21 «ЗІР». У роз’ясненні, яке міститься на офіційному сайті центрального податкового органу міститься лояльне для роботодавців та працівників роз’яснення.

ДФСУ наголосило, що у разі неподання до звіту документів, які підтверджують одержання готівкових коштів з карткового рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного термінала тощо), бухгалтерія повинна прийняти такий звіт від довіреної особи. А при необхідності посадова особа (бухгалтер) може взяти виписку з банку про рух коштів на рахунку та, при цьому, зобов’язана вжити відповідні заходи щодо підтвердження факту одержання готівкових коштів з поточного рахунку підприємства.