Корпоративні платіжні картки: правила гри

Платіжна картка — це один із видів електронного платіжного засобу, що дозволяє його утримувачеві перевірити стан коштів на його рахунку в банку, а також ініціювати переказ цих коштів. Корпоративна платіжна картка емітується (випускається) банком тільки для суб'єктів господарської діяльності — юридичної особи або фізособи-підприємця (далі — СГД). Відповідно до п. 1.13 Закону про платіжні системи банк, що здійснює випуск платіжної картки за дорученням клієнта, стає емітентом щодо цієї картки.

Особливість корпоративної картки полягає у тому, що вона є іменною — емітується на довірену особу СГД і дає такій особі можливість розпоряджатися коштами СГД, які перебувають на рахунку в банку, до якого емітована ця платіжна картка (далі — корпоративний рахунок).

Згідно з розділом ІІІ Постанови №705, користувачі мають право використовувати корпоративні картки для здійснення платіжних операцій відповідно до режимів рахунків і умов договору з емітентом.

Корпоративна картка може відкриватися як у гривнях, так і в іноземній валюті (доларах, євро, російських рублях і т.д.). Для корпоративної картки, яка оформляється і поповнюється у гривнях, у випадках розрахунку нею за кордоном, банк, в якому відкрито корпоративний рахунок, проводить операцію з конвертації гривень у валюту платежу (купівлю потрібної кількості валюти).

Можуть застосовуватися такі платіжні схеми:

• дебетова;
• дебетово-кредитова;
• кредитова.

Але найпоширенішою є дебетова схема, що передбачає здійснення користувачем платіжних операцій з використанням корпоративної картки в межах залишку коштів, що враховуються на корпоративному рахунку (так, наприклад, оформляються корпоративні картки у «ПриватБанку», а дебетово-кредитна схема використовується для картки-ключ).

Головне про розрахунки у національній валюті

Корпоративний рахунок використовується, відповідно до Інструкції №492, з урахуванням обмежень, встановлених законодавством України. Згідно з п. 8.3 цієї Інструкції, кошти з поточного рахунку юридичної особи не можуть бути використані за допомогою корпоративної картки для:

• отримання заробітної плати, інших виплат соціального характеру;
• розрахунків за зовнішньоторговельними договорами (контрактами);
• здійснення іноземних інвестицій до України та інвестицій резидентів за її межами.

Також за допомогою корпоративних платіжних карток можуть фінансуватися через довірену особу:

• представницькі витрати (офіційні прийоми, культурні програми);
• витрати на відрядження в Україні і за кордоном (бронювання номерів у готелі, купівля квитків, оренда авто тощо);
• господарські покупки (канцтовари, оргтехніка, меблі, бензин тощо).

З огляду на специфіку корпоративних карток, найактивніше вони використовуються для фінансування витрат на відрядження. Зокрема, підпункт 170.9.1 ПКУ до таких витрат відносить витрати:

• на проїзд (зокрема перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і місцем відрядження (зокрема на орендованому транспорті);
• оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування або побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на наймання інших житлових приміщень;
• оплату телефонних розмов;
• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), обов'язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов'язані із правилами в'їзду і перебування у місці відрядження, зокрема будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку зі здійсненням таких витрат;
• добові витрати (на харчування і фінансування інших власних потреб фізичної особи).

Всі зазначені витрати має бути підтверджено документально (крім добових витрат) у вигляді транспортних квитків чи транспортних рахунків (багажних квитанцій), зокрема електронних квитків (за наявності посадочного талона) і документа про сплату з усіх видів транспорту, зокрема чартерних рейсів, рахунків, отриманих з готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, зокрема бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Зверніть увагу: згідно з гл. VII Постанови №705, операції користувачів корпоративних карток мають виконуватися з оформленням квитанції платіжного термінала, чека банкомата, сліпа та інших документів у паперовій формі, які складаються і друкуються державною мовою за місцем проведення операції у такій кількості примірників, яка потрібна для всіх учасників операції, та/або документів в електронній формі, передбачених правилами платіжної системи.

Паперові документи за операціями з використанням корпоративних карток можуть не оформлятися за місцем їх проведення, якщо розрахунки за товари (послуги) здійснюються користувачем на невеликі суми у транспорті та в інших місцях масового обслуговування фізичних осіб, що вимагають швидкого обслуговування.

У разі здійснення операцій з використанням корпоративних карток у системах електронної комерції та інших системах дистанційного обслуговування дозволяється формування в електронній формі документа про таку операцію за умови доставки його користувачеві.

Переваги використання

Корпоративна картка є ефективним і зручним інструментом у житті сучасного підприємства. Розгляньмо основні переваги для бухгалтера та компанії:

• спрощення роботи бухгалтерії, пов'язаної із перерахунком, зберіганням і доставкою готівки;
• зменшення кількості звітних документів і скорочення витрат, пов'язаних з видачею підзвітних сум;
• оперативно поповнюйте картки в Інтернет-банку, а також готівкою у касах і через термінали;
• контролюйте витрати працівників за виписками, що надаються банком, за допомогою SMS-банкінгу та Інтернет-банку;
• не потрібно купувати іноземну валюту для закордонних відряджень;
• не потрібно декларувати кошти на карті під час виїзду за кордон;
• ви не залежите від режиму роботи відділень — не потрібно отримувати готівку в банку.

Бухгалтерський облік операцій у національній валюті

Облік витрат, понесених за допомогою корпоративної картки, здійснюється на підставі первинних документів, наданих її утримувачем — підзвітною особою. Разом із такими документами підзвітна особа надає авансовий звіт(1).

-----1------

Чинну форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, і порядок його заповнення затверджено наказом Міндоходів від 24.12.2013 р. №845.

------------------

Терміни надання авансового звіту встановлено пп. 170.9.2 — 170.9.3 ПКУ.

У разі якщо корпоративною картою оплачувалися витрати не в межах відрядження, авансовий звіт подається до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем, в якому працівник завершує виконання цивільно-правових дій за дорученням і за рахунок працедавця.

Для відряджень, витрати за якими оплачуються за допомогою корпоративної картки, авансовий звіт подається так:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник отримав готівку із застосуванням корпоративної картки, він подає авансовий звіт до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджений працівник застосував корпоративну картку для проведення розрахунків у безготівковій формі, а термін подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин працедавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання, у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

У ті самі терміни працівник зобов'язаний повернути (до каси або на рахунок підприємства) і залишок невикористаних підзвітних коштів.

Таблиця 1. Використання працівником корпоративної картки для господарських потреб

Таблиця 2. Використання працівником корпоративної картки для оплати представницьких витрат і зняття готівки для оплати послуг

Таблиця 3. Використання працівником корпоративної картки під час відрядження

Податковий облік операцій у національній валюті

Згідно з новою редакцією розділу ІІІ ПКУ, яка діє з 01.01.2015 р., об'єктом оподаткування податком на прибуток є фінансовий результат до оподаткування, розрахований за правилами П(С)БО або МСФЗ. Таким чином, витрати, визнані в бухгалтерському обліку в порядку, наведеному вище, зменшать об'єкт оподаткування податком на прибуток у податковому обліку.

Платники податку на прибуток, у яких сума річних доходів перевищує 20 млн грн, зобов'язані коригувати такий фінансовий результат на різниці, встановлені розділом ІІІ ПКУ. Проте спеціальних різниць, встановлених для розрахунків корпоративними картками, розділ III ПКУ не містить.

Право на податковий кредит з ПДВ, відповідно до п. 201.11 ПКУ, дають транспортні квитки, фіскальні чеки (на суму до 200 грн без урахування ПДВ), рахунки готелів тощо. Тобто, наприклад, ті документи, які відряджений працівник може надати до бухгалтерії після закінчення відрядження, — у разі якщо в них зазначено суму ПДВ і ІПН постачальника. Як роз'яснюють податківці, включати до податкового кредиту суми такого ПДВ працедавець може в місяці надання працівником авансового звіту.

У решті випадків право на податковий кредит з ПДВ виникає на підставі податкової накладної/розрахунку коригування, зареєстрованих в ЄРПН.

Розрахунки корпоративною карткою за кордоном

Кошти з корпоративного рахунку в іноземній валюті юридичної особи можуть бути використані за допомогою корпоративної картки виключно для:

• отримання готівки за межами України для оплати витрат на відрядження;
• здійснення розрахунків у безготівковій формі за межами України, які пов'язані з витратами на відрядження і витратами представницького характеру, а також на оплату експлуатаційних витрат, пов'язаних з утриманням і перебуванням повітряних, морських, автотранспортних засобів за межами України (відповідно до умов Кодексу торгового мореплавання України, Повітряного кодексу України, Конвенції про міжнародну цивільну авіацію, Міжнародної конвенції про дорожній рух).

Таким чином, за допомогою корпоративної картки (валюти, знятої з цієї картки) працівник, перебуваючи за кордоном у відрядженні, не має права придбавати ТМЦ, оплачувати роботи, послуги для цілей підприємства за винятком наведеного вище.

Бухгалтерський і податковий облік операцій в іноземній валюті

Бухгалтерський і податковий облік операцій з корпоративною карткою в іноземній валюті є аналогічним до наведеного вище, проте має низку особливостей.

Перше запитання, яке постає перед бухгалтером у такому випадку: який курс має використовувати підприємство для відображення витрат в обліку, оплату яких здійснено корпоративною карткою за межами України в іноземній валюті, за умови що валюта платежу відрізняється від валюти карткового рахунку:

1) курс міжбанківського валютного ринку відповідно до виписки з корпоративної картки;

2) курс НБУ на дату операції з подальшим відображенням курсової різниці?

У разі проведення розрахунку корпоративною карткою за поточним рахунком, валюта якого відрізняється від валюти розрахунку, банк надає додаткову послугу щодо операцій з конвертації (купівлі-продажу) іноземної валюти. Банківська виписка з корпоративного рахунку містить інформацію про суму понесених витрат у валюті такого рахунку. Різниця між сумою витратних операцій за курсом НБУ і даними виписки банку відповідає вартості витрат за операцією конвертації валют.

Оскільки ПКУ не встановлено спеціальних правил (різниць) для обліку операцій в іноземній валюті, звернімося до правил бухгалтерського обліку валютних операцій. Так, операції в іноземній валюті під час їх первісного визнання відображаються у національній валюті шляхом перерахунку із застосуванням валютного курсу на початок дня дати визнання активів, зобов'язань, власного капіталу, доходів і витрат. Тобто за курсом НБУ на початок дня затвердження авансового звіту, поданого працівником.

Зверніть увагу: підприємство може відображати операції з корпоративною карткою в іноземній валюті у валюті звітності в сумі, визначеній у документах банку, у разі якщо це не суперечить вимогам податкового і митного законодавства в частині застосування валютного курсу (п. 5 П(С)БО 21).

Визначення курсових різниць від перерахунку операцій, проведених в іноземній валюті, також здійснюється відповідно до норм П(С)БО 21 (а саме п. 8 ― 9 цього документа).

Приклад. Директор підприємства є довіреною особою, яка має право користуватися корпоративною карткою. 20.06 він поїхав у закордонне відрядження і взяв зі собою корпоративну картку. Ця картка є мультивалютною, тобто кошти на неї зараховуються у гривнях, а знімати їх за кордоном можна у валюті тієї країни, де відбувається зняття або оплата. Того ж дня, 20.06, підприємство перерахувало на корпоративний рахунок 20000,00 грн.

23.06 працівник здійснив дві оплати корпоративною карткою (за проїзд і проживання в готелі) — на 200,00 і 150,00 доларів відповідно (умовно курс НБУ на цю дату — 20,00 грн за 1 дол. США, курс купівлі валюти — 22,00 грн за 1 дол. США). Ці кошти підприємство відобразило як отримані під звіт такими проведеннями.

Таблиця 4. Використання мультивалютної корпоративної картки у закордонному відрядженні

Поповнення корпоративного рахунку через термінал або касу банку готівкою

Поповнення корпоративного рахунку може здійснюватися не лише у безготівковій формі (з поточного рахунку СГД на корпоративний рахунок), але і готівкою в касі банку і через термінали банку, в якому відкрито корпоративний рахунок (або іншим способом, передбаченим таким банком, наприклад через Інтернет-банкінг).

Але у разі поповнення корпоративного рахунку готівкою працівник СГД, який зробив поповнення, зобов'язаний відзвітувати за внесені на рахунок кошти, як власні (щоб отримати від СГД компенсацію понесених витрат), так і отримані під звіт від СГД (як підзвітна особа).

Таблиця 5. Поповнення корпоративного рахунку через термінал або касу банку готівкою

Обмеження і порушення

На розрахунки корпоративною карткою діють обмеження, встановлені п. 2.3 гл. 2 Положення №637 у частині граничної суми на оплату товарів, придбаних на виробничі (господарські) потреби за рахунок коштів, отриманих за допомогою електронних платіжних засобів. Нині сума такого обмеження в Україні між СГД (підприємствами і підприємцями) становить 10 тис. грн, а якщо стороною розрахунків є фізособа, яка не має статусу підприємця, — 150 тис. грн.

Обмеження не поширюються на використання коштів:

• при розрахунках з фізичними особами, які не є підприємцями;
• виданих на відрядження.

Згідно з пп. 19-1.1.4 і пп. 20.1.10 ПКУ, контроль за дотриманням порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги) здійснює Державна фіскальна служба України. За зазначене порушення передбачено лише адміністративні, але чималі санкції. Так, за ст. 163 — 15 КпАП порушення порядку проведення готівкових розрахунків за товари (послуги), у т. ч. перевищення граничних сум розрахунків готівкою, тягне за собою накладення штрафу на фізособу-підприємця, посадових осіб юрособи у розмірі від 1700 до 3400 грн. А у разі повторного порушення протягом року, якщо порушника вже було за нього оштрафовано, розмір штрафу збільшується — від 8500 до 17000 грн.

На практиці часто виникають проблеми, пов'язані з використанням корпоративних карток:

• з метою, не передбаченою чинним законодавством;
• поданням звітів про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, з порушенням термінів, встановлених пп. 170.9.3 ПКУ;
• невчасним поверненням готівки, отриманої із застосуванням корпоративної картки;
• відсутністю документів, що підтверджують витрати, понесені підзвітною особою.

Кожен випадок нецільового використання корпоративних карток потрібно розглядати окремо (оскільки варіантів порушень чимало).

Наприклад, якщо працівник розрахується корпоративною карткою за кордоном за товари, послуги, не пов'язані з витратами на відрядження, а СГД затвердить його авансовий звіт без зауважень, тобто підтвердить свою згоду з такою оплатою, то у більшості випадків таке підприємство порушить порядок розрахунків з нерезидентами, встановлений законодавством про валютний контроль. І СГД-порушник нестиме відповідальність, передбачену ст. 16 Декрету №15-93.

Якщо ж СГД використовуватиме корпоративну картку як власну картку працівника і перераховувати на неї кошти у вигляді зарплати, лікарняних тощо, а працівник їх, відповідно, використовуватиме як власні кошти, а не підзвітні, то у такого працедавця можуть виникнути проблеми не лише з органами ДФСУ, які контролюють рух таких коштів і не визнають їх виплатою зарплати, а визнають звичайним випадком отримання коштів під звіт, за яким працівник своєчасно не відзвітував, тобто порушенням касової дисципліни, але і з банком, в якому відкрито корпоративний рахунок. Оскільки кожен випадок нецільового використання корпоративної картки — це порушення договору з банком про її емісію.

Крім того, користувачам платіжних карток варто знати про пп. 170.9.1 ПКУ, який передбачає утримання податку на доходи фізичних осіб на суми своєчасно неповернених коштів, отриманих із застосуванням корпоративних карток (терміни надання авансового звіту і повернення залишку невикористаних коштів ми наводили вище). При цьому, згідно з п. 164.5 ПКУ, до суми неповернених коштів для утримання ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт.

Сума податку, нарахована на суму такого перевищення, утримується особою, що видала такі кошти, за рахунок будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а у разі недостатності суми доходу — за рахунок оподатковуваних доходів наступних звітних місяців до повної сплати суми такого податку.

Крім того, зі суми такого доходу (але вже без застосування підвищувального коефіцієнта) розраховується і сума військового збору за ставкою 1,5%.

Облік окремих операцій

Таблиця 6. Кореспонденція бухгалтерських рахунків у разі використання корпоративних платіжних банківських карток

Таблиця 7. Бухгалтерські проведення овердрафту у разі використання БПК

Картка-ключ як альтернатива корпоративній картці

А якщо керівник підприємства не бажає відкривати окремий корпоративний картковий рахунок і поповнювати його для того, щоб довірена особа мала доступ до грошей компанії у межах такого поповнення?

У такому випадку банки пропонують послугу з випуску (емісії) т.зв. картки-ключ: платіжних карток з прямим доступом таких довірених осіб до поточного рахунку компанії (рахунок 2600, а не спеціальний картковий рахунок 2605).

Обліку операцій за такими платіжними картками стосується більша частина наведеного вище, за винятком операцій з поповнення з поточного рахунку і повернення на поточний рахунок коштів у межах корпоративного рахунку в банку. Їх у цьому випадку просто немає. Ну а рух таких коштів їхній власник може відстежити безпосередньо за випискою з поточного рахунку.

Нормативна база

Закон про платіжні системи — Закон України від 05.04.2001 р. №2346-III «Про платіжні системи і перерахування коштів в Україні».

Постанова №705 — Постанова НБУ від 05.11.2014 р. №705 «Про здійснення операцій з використанням електронних платіжних засобів».

Положення №637 — Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою НБУ від 15.12.2004 р. №637.

Інструкція №492 — Інструкція про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національних та іноземних валютах, затверджена постановою НБУ від 12.11.2003 р. №492.

Декрет №15-93 — Декрет КМУ від 19.02.93 р. №15-93 «Про систему валютного регулювання і валютного контролю».

П(С)БО 21 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 21 «Вплив змін валютних курсів», затверджене наказом Мінфіну України від 10.08.2000 р. №193.