Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, встановлені керівником

Що каже закон?

З метою контролю за схоронністю готівкових коштів на підприємствах проводяться інвентаризації кас. Для проведення інвентаризації каси, що має здійснюватися згідно з наказом керівника, призначається комісія, яка після закінчення інвентаризації каси складає акт про результати інвентаризації наявних коштів (додаток 7).

Комісія перевіряє наявність коштів шляхом повного перерахування всіх готівкових коштів, що є в касі, цінних паперів, чекових книжок тощо. Акт складається в двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії та матеріально відповідальною особою.

Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства, другий — залишається у матеріально відповідальної особи.

До початку інвентаризації всі матеріально відповідальні особи (особи, які відповідають за збереження коштів) дають розписку, визначену в додатку 7.

У разі зміни матеріально відповідальних осіб акт складається в трьох примірниках (для матеріально відповідальної особи, яка здала цінності, матеріально відповідальної особи, яка прийняла цінності, а також бухгалтерії).

Інвентаризація кас проводиться на кожному підприємстві у строки, що встановлені керівником, з покупюрним перерахуванням усіх готівкових коштів і перевіркою інших цінностей, що зберігаються в касі. Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за книгами обліку. Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі застосування підприємством у розрахунках РРО звіряється сума наявної готівки на місці проведення касиром розрахунку із сумою, зазначеною в звіті РРО (в РК та КОРО). У разі виявлення під час інвентаризації нестачі або надлишку цінностей у касі в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства України, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

У разі автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.

Вищі організації (за їх наявності) на всіх підвідомчих підприємствах, а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених договорів під час проведення документальних ревізій обов'язково проводять інвентаризацію кас і перевіряють дотримання порядку ведення касових операцій. У господарських товариствах, якщо це передбачено їх статутом, такі ревізії проводять ревізійні комісії.

Перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою здійснюють визначені законодавством України органи контролю відповідно до їх компетенції (далі — органи контролю).

П. 4.10 Положення №637

А що на практиці?

Перед початком інвентаризації матеріально відповідальні особи засвідчують у розписці, що до початку інвентаризації всі видаткові і прибуткові документи на кошти, які здані до бухгалтерії, і всі кошти, що надійшли під відповідальність таких осіб, оприбутковані, а ті, що вибули, списані за видатками.

Перелічимо послідовність дій, які слід вчинити під час інвентаризації каси.

1. Готівка покупюрно і помонетно перераховується і звіряється із записами в касовій книзі (або в електронному її варіанті) та звітом за поточний день (якщо інвентаризацію проводять посеред робочого дня). Якщо підприємство використовує РРО або розрахункові книжки, то слід суму готівки у місці розрахунків звірити з даними денного звіту (Х-звіту) з РРО або з даними в РК та КОРО. Варто також звірити і суми «Службового внесення» в РРО та РК із фактичними записами в касовій книзі про видачу готівки з основної каси в операційну.

2. Інші цінності та документи, які зберігаються в касі (поштові марки, чекові книжки тощо), також слід перевірити під час інвентаризації каси.

3. Перевірити оприбуткування готівкових надходжень до каси, а саме повноту та своєчасність проведення цієї операції. Для цього слід використати дані з касової книги та відповідних прибуткових касових ордерів. Якщо використовується РРО чи РК у розрахункових операціях, необхідно перевірити і правильність та своєчасність виконання записів про рух готівки та суми розрахунків готівки в КОРО (підклеювання фіскальних звітних чеків на відповідних сторінках книги, щоденне виконання записів). Готівка, що зберігається в касі, але не підтверджена касовими документами, вважається надлишком готівки в касі. У разі виявлення нестачі або надлишку в акті зазначається сума нестачі або надлишку і з'ясовуються обставини їх виникнення. Сума нестачі відшкодовується відповідно до законодавства (додатково див. п. 4.7 та п.4.8 Положення №637), отримуються пояснення від матеріально відповідальних осіб. Надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід відповідного підприємства.

4. Встановити, чи правильно, своєчасно та в повній сумі згідно з видатковими касовими ордерами, інкасаторськими квитанціями та виписками з банку здавали готівку до банку. Перевірити, чи всі документи, які засвідчують рух готівки між підприємством та банком, наявні в бухгалтерії підприємства. Визначити правильність оприбуткування в касу готівки, отриманої з банківського рахунка підприємства.

5. Перевірити правильність та своєчасність оформлення касових документів. Встановити, чи зазначено всі обов'язкові реквізити, правильність кореспонденції рахунків за касовими документами. Чи всі квитанції від ПКО видано особам, що вносили кошти, чи правильно вели касову книгу, журнали реєстрації ордерів та Книгу обліку виданих та прийнятих старшим касиром грошей. Звернути увагу на своєчасність депонування невиплачених сум заробітної плати.

6. Перевірити дотримання обмеження в 10000 грн. (чи 150000 грн., якщо мала місце операція з фізособою) на готівкові розрахунки згідно з Постановою №210.

7. Перевірити, чи достовірно і правильно визначено та встановлено ліміт каси підприємства.

8. Визначити, чи в усіх випадках своєчасно та в повному обсязі було відзвітовано і повернуто невикористаний залишок за виданими під звіт авансами.

Після завершення інвентаризації комісія складає акт про результати інвентаризації наявних коштів.