Чи можна виплачувати зарплату 4 дні за однією відомістю на виплату готівки?

Виплата заробітної плати за видатковою відомістю

Положення №148 прямо передбачає можливість виплати заробітної плати за видатковою відомістю. Так, відповідно до п. 30 розд. III Положення №148, виплати, пов’язані з оплатою праці, можуть здійснюватися касиром або за видатковими касовими ордерами, складеними на кожного одержувача окремо, або за видатковими відомостями.

Водночас абз. 2 п. 30 розд. III Положення №148 встановлює обов’язкову вимогу - на титульній сторінці видаткової відомості має бути дозвільний напис із зазначенням суми та строків видачі готівки. Це означає, що відомість може використовуватися протягом кількох днів, але виключно в межах строку, визначеного заздалегідь.

Логічним продовженням цієї норми є положення п. 31 розд. III Положення №148, який визначає порядок закриття відомості. Після завершення встановленого строку виплати касир зобов’язаний:

• навпроти осіб, які не отримали кошти, зробити відмітку «Депоновано»;
• скласти реєстр депонованих сум;
• у кінці відомості зазначити фактично виплачену та депоновану суму;
• здійснити запис у касовій книзі на підставі видаткового касового ордера на фактично видану суму.

Отже, Положення №148 допускає виплату заробітної плати за однією відомістю протягом кількох днів, але принципово важливо, що така відомість закривається саме після завершення визначеного строку, а не після фактичної виплати всієї суми.

Відображення операцій у касовій книзі

Окремо слід враховувати вимоги п. 40 розд. IV Положення №148. Згідно з ним, касир щоденно підсумовує операції за день, формує звіт касира та визначає залишок готівки в касі на початок наступного дня.

Водночас готівка, видана за видатковими відомостями на виплати, пов’язані з оплатою праці, відображається в касовій книзі не щоденно, а після закінчення строків виплат. Саме тоді здійснюється закриття відомості та оформлюється відповідний видатковий касовий ордер відповідно до п. 31 розд. III Положення №148.

Таким чином, механізм “щоденно видаємо — наприкінці строку закриваємо” загалом узгоджується з логікою Положення №148, але лише за умови дотримання встановлених строків.

Строки зберігання готівки

Ключове значення для аналізу наведеної у запитанні ситуації має п. 18 розд. II Положення №148. Важливо підкреслити, що ця норма регулює не строки виплати заробітної плати, а строки, протягом яких готівка може зберігатися в касі понад установлений ліміт.

Положення №148 встановлює різні підходи залежно від джерела коштів:

• якщо готівка отримана в банку для виплати заробітної плати — її можна зберігати понад ліміт каси до 5 робочих днів (включаючи день отримання);
• якщо виплата здійснюється за рахунок готівкових надходжень (виручки або аналогічних коштів) — дозволений строк становить не більше 3 робочих днів з дня настання строку виплати і лише в межах сум, зазначених у відомості.

Відповідно до умови кошти надходять до каси у вигляді повернення позики та невикористаних підзвітних сум. Такі надходження не є коштами, отриманими в банку на виплату заробітної плати, а отже на думку податківців підпадають під більш жорсткий режим — триденний строк.

ЗІР, категорія 109.15: «Чи можна виплатити заробітну плату із готівки, яка надійшла в результаті отриманої/повернутої фінансової допомоги, внесків до статутного капіталу?»:

«Обмежень стосовно використання готівки, яка надійшла в касу, зокрема, в результаті отриманої/повернутої фінансової допомоги, внесків до статутного фонду, для виплати заробітної плати діючим законодавством не встановлено. При цьому, зберігати готівку в касі для виплати заробітної плати понад установлений ліміт каси підприємство має право протягом трьох робочих днів з дня настання строків цих виплат»

Аналіз описаної ситуації

Якщо підприємство:

• формує одну видаткову відомість на суму 200 000 грн;
• протягом 4 днів щоденно видає частину заробітної плати;
• працівники розписуються у відомості в день отримання коштів;
• а відомість закривається один раз після завершення строку виплати,

то такий підхід загалом відповідає механізму, передбаченому п. 30, 31 та п. 40 Положення №148, однак лише за умови дотримання вимог п. 18 розд. II.

Водночас слід враховувати, що обмеження, встановлені п. 18 розд. II Положення №148 (3 або 5 робочих днів), застосовуються саме у випадку зберігання готівки понад установлений ліміт каси.

Якщо кошти, що надходять до каси (повернення позики, підзвітні суми), зберігаються понад установлений ліміт каси, до них застосовується триденний строк, визначений п. 18 розд. II Положення №148. Відповідно, якщо виплата заробітної плати триває 4 дні і при цьому така готівка перевищує ліміт, це свідчить про порушення строків її зберігання та вимог п. 18 розд. II Положення №148.

Разом з тим, якщо залишок готівки в касі не перевищує встановлений ліміт і виплата заробітної плати здійснюється у строки, визначені підприємством відповідно до ст. 115 КЗпП, то саме по собі використання однієї видаткової відомості протягом 4 днів не призводить до порушення п. 18 розд. II Положення №148.

Ризик виникає не через “незакриту” відомість, а саме у разі перевищення ліміту каси в поєднанні з порушенням строків виплати заробітної плати.

Висновок

Отже, якщо складена одна видаткова відомість на суму 200 000 грн і при цьому виплата заробітної плати здійснюється частинами протягом кількох днів, працівники підписуються у відомості в день фактичного отримання коштів, а остаточне оформлення (закриття) відомості відбувається після завершення встановленого строку виплати, то такий підхід формально допускається, але лише за одночасного виконання таких умов:

• строк видачі готівки визначений одразу на титульній сторінці відомості;
• строк видачі відповідає вимогам п. 18 розд. II Положення №148 (з урахуванням джерела коштів);
• після завершення строку виплати відомість закривається із виконанням вимог п. 31 розд. III (зокрема, депонування невиплачених сум).

Матеріал за напрямом:

Відомість на виплату готівки та Видатковий касовий ордер: коли вони застосовуються та інструкції із заповнення