Процедура оформлення виплати заробітної плати, а також інших прирівняних до неї виплат (стипендій, пенсій, дивідендів) готівкою має суттєві відмінності від стандартних касових операцій. Головна специфіка полягає у відстроченому відображенні таких видатків у касовій книзі та необхідності щоденного контролю залишків, аби уникнути порушення касової дисципліни. Уся нормативна база для цих дій закладена у Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженому постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Розглянемо вашу ситуацію покроково, спираючись на чинне законодавство.
Щоденне відображення готівки та контроль ліміту каси
За загальним правилом, будь-який рух готівки має фіксуватися в касовій книзі в день здійснення операції. Проте для виплат, пов'язаних з оплатою праці, які здійснюються за видатковими відомістю, діє суворий виняток. Згідно з абзацом 2 пп. 40 розділу IV Положення №148, готівка, що видається за такими відомістю, записується до касової книги лише після того, як спливуть встановлені строки для її виплати (у вашому випадку — після завершення трьох днів).
Оскільки протягом цих трьох днів готівка фізично перебуває в касі підприємства, її загальна сума може значно перевищувати затверджений ліміт каси. Щоб контролюючі органи не розцінили це як порушення (зберігання понадлімітної готівки), касир зобов'язаний щодня заповнювати спеціальний реквізит касової книги — рядок «у тому числі на зарплату».
Відповідно до пп. 4 Пояснень до додатка 5 Положення №148, у цьому рядку фіксується сума готівкових коштів, яка:
- була спеціально отримана з банку (або залишена з готівкової виручки) для розрахунків з персоналом;
- перевищує встановлений на підприємстві ліміт каси, але зберігається абсолютно правомірно протягом дозволених 3-5 робочих днів;
- ще не була списана як видаток у самій касовій книзі.
Завдяки щоденному заповненню цього рядка, зазначена сума легально виключається з розрахунку надлімітного залишку на кінець дня.
Дії касира після закінчення триденного строку виплати
Коли відведений на виплату зарплати час вичерпано, касир та бухгалтерія мають провести процедуру закриття відомості та депонування невиплачених коштів. Алгоритм дій, регламентований пп. 31 розділу III Положення №148, виглядає наступним чином:
Крок перший - закриття видаткової відомості
Касир уважно перевіряє документ. Навпроти прізвищ тих співробітників, які з будь-яких причин не з'явилися за грошима, він повинен поставити відбиток спеціального штампа «Депоновано» або зробити такий напис від руки.
Крок другий - підведення підсумків
Далі касир підраховує дві суми: ту, що була фактично видана на руки працівникам, і ту, що залишилася неодержаною (депонованою). Ці дві цифри обов'язково звіряються із загальним підсумком, зазначеним у відомості. Після успішної звірки касир засвідчує цей факт своїм підписом.
Крок третій - оформлення видаткових касових ордерів (ВКО)
Закрита та підписана касиром відомість передається до бухгалтерії. На її підставі бухгалтер виписує два окремі видаткові касові ордери. Перший ВКО оформлюється виключно на ту суму, яка була фактично виплачена людям. Другий ВКО (загальний) виписується на суму депонованої зарплати, яка не була затребувана і тепер підлягає обов'язковому здаванню до банку.
Крок четвертий - фінальний запис у касовій книзі
Лише на цьому етапі касир робить запис у касовій книзі про витрачання коштів. Підставою для цього запису слугує саме той ВКО, який був виписаний на фактично видану суму заробітної плати.
Варто також наголосити на ролі щоденного контролю. Головний бухгалтер під час щоденного приймання «Звіту касира» повинен ретельно перевіряти правильність виведення залишків, зокрема й коректність заповнення рядка про зарплатні кошти. Це є запорукою того, що у разі раптової інвентаризації каси фактична наявність грошей повністю збігатиметься з даними облікових регістрів, і підприємство уникне штрафних санкцій.
Висновки
- Відображення видатків на оплату праці у касовій книзі має відстрочений характер: запис здійснюється не в день початку виплат, а виключно після завершення встановленого строку дії видаткової відомості (3 або 5 днів);
- Для правомірного зберігання в касі готівки, що перевищує встановлений ліміт, касир зобов'язаний щодня вказувати суму залишку зарплатних коштів у спеціальному рядку касової книги «у тому числі на зарплату»;
- Після закінчення строку виплат неодержані кошти депонуються та повертаються до банку, а в касовій книзі фіксується лише фактично видана сума на підставі окремо сформованого видаткового касового ордера.
Читайте також: Касова книга: інструкція зі складання
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цього матеріалу можливий лише для зареєстрованих користувачів. Якщо ви вже зареєстровані на нашому сайті — будь ласка, авторизуйтесь.
Або зареєструйтесь , прямо зараз, це не вимагає ваших персональних даних і займе не більше однієї хвилини.
Зареєструватись