Процедура видачі готівкових коштів із каси суб'єкта господарювання є суворо регламентованим процесом, який вимагає неухильного дотримання касової дисципліни. Основним нормативно-правовим актом, що встановлює правила гри у цій сфері, є Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. №148.
Для того щоб уникнути претензій з боку контролюючих органів під час перевірок, при оформленні видаткового касового ордера (ВКО) та безпосередній видачі коштів необхідно дотримуватися чіткого алгоритму дій (див. далі з 1 по 5).
Ідентифікація одержувача та робота з довіреностями
Базове правило касової дисципліни полягає в тому, що готівка видається виключно тій особі, чиї дані зафіксовані у видатковому документі. Проте законодавство передбачає можливість отримання коштів через законного представника. Якщо виплата здійснюється на підставі довіреності, бухгалтер, який формує ВКО, зобов'язаний у реквізиті «Видати» після прізвища, імені та по батькові безпосереднього набувача коштів вписати повні дані довіреної особи. Сама ж довіреність (її оригінал або належним чином нотаріально засвідчена копія) набуває статусу невід'ємного додатка до ордера і назавжди залишається в матеріалах каси підприємства.
Власноручне заповнення реквізитів набувачем
Особа, яка отримує гроші, повинна власноруч заповнити певні поля ВКО. Зокрема, сума отриманих коштів обов'язково прописується словами (для гривень) та цифрами (для копійок). Також одержувач самостійно проставляє фактичну дату отримання готівки та скріплює операцію своїм особистим підписом.
Тут криється один із найбільших ризиків: будь-які виправлення, закреслення чи коригування у касових документах категорично заборонені. Якщо одержувач допустив хоча б найменшу описку (наприклад, помилився у написанні суми літерами), такий ВКО вважається зіпсованим. Бухгалтерія зобов'язана його скасувати та виписати абсолютно новий документ.
Паспортний контроль та відповідальність касира
Перш ніж видати купюри, касир виконує функцію суворого фінансового контролера. Він не має права видавати готівку без підтвердження особи одержувача. Для цього касир вимагає пред'явлення оригіналу паспорта громадянина України, е-паспорта (через державний застосунок «Дія») або іншого легітимного документа, що посвідчує особу. Дані цього документа (назва, серія та номер, ким і коли виданий) скрупульозно переносяться касиром до відповідного поля ВКО. Без наявності підпису одержувача та заповнених паспортних даних операція вважається недійсною, а видана сума не буде списана з каси і кваліфікуватиметься як нестача.
Хронологія та строки проведення операції
Життєвий цикл ВКО дуже короткий. Згідно з нормами Положення №148, касовий ордер підлягає обов'язковій реєстрації у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (типова форма №КО-3 або КО-3а, що є додатком 4 до Положення №148) ще до моменту його фізичної передачі в касу.
Ключова вимога: дата складання ВКО повинна день у день збігатися з датою фактичної видачі грошей. Переносити виплату на наступний день за вчорашнім ордером суворо заборонено. Якщо працівник не з'явився за грошима в день виписки документа, касир зобов'язаний повернути такий ВКО до бухгалтерії для його подальшого анулювання у реєстраційному журналі. Сам ордер на руки одержувачу ніколи не видається — він є виключно внутрішнім обліковим документом підприємства.
Фінальний аудит перед виплатою
Окрім ідентифікації клієнта, касир несе персональну відповідальність за перевірку самого документа. Він повинен візуально впевнитися у наявності та автентичності підписів керівника установи та головного бухгалтера (або уповноважених ними осіб). Також перевіряється наявність усіх додатків, які перелічені у відповідній графі ордера (накази, заяви, розрахунки тощо). Якщо хоча б один реквізит відсутній або оформлений з порушенням, касир зобов'язаний відмовити у виплаті та повернути пакет документів на доопрацювання.
Винятки з правил: Варто зазначити, що існують випадки, коли ВКО складається на загальну суму проведених операцій (наприклад, при інкасації виручки до банку або виплаті зарплати за видатковою відомістю). У таких ситуаціях, спираючись на роз'яснення НБУ (лист від 07.03.2018 р. №50-0007/13560), поля для даних одержувача, його підпису та паспортних реквізитів залишаються порожніми, а в графі «Видати» може зазначатися ПІБ самого касира, який здійснює передачу коштів.
Висновки
- Видатковий касовий ордер підлягає реєстрації до моменту передачі в касу, а готівка за ним може бути видана виключно в день його складання; у разі невиплати коштів день у день документ обов'язково анулюється.
- Видача грошей довіреній особі вимагає чіткої фіксації її даних у тексті ВКО, долучення оригіналу або завіреної копії довіреності до касових документів, а також ретельної перевірки касиром документів, що посвідчують особу фактичного одержувача.
- Будь-які виправлення у касових документах є абсолютно неприпустимими: якщо одержувач припустився помилки під час власноручного написання суми чи дати, зіпсований ордер скасовується і бухгалтерія виписує новий.
Читайте також: Видатковий касовий ордер (ВКО): інструкція зі складання
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
