Чи законно використання касиром ПРРО чужого електронного підпису?

Використання КЕП іншою особою

Податківці щодо використання КЕП для ПРРО зазначили, що для роботи на ПРРО касиру необхідно мати власний КЕП. Дані про сертифікати електронних підписів та/або печаток, що використовуються ПРРО, вносяться до Реєстру програмних РРО на підставі відповідного повідомлення від суб'єкта господарювання (форма №5-ПРРО). Розрахункові операції на ПРРО можуть проводити лише ті особи, чиї сертифікати КЕП внесені до Реєстру щодо такого ПРРО.

Касир, що здійснює розрахункові операції засобами такого ПРРО, має засвідчувати відкриття зміни, проведення розрахункової операції шляхом накладання на повідомлення про відкриття зміни, розрахунковий документ/Z-звіт свого електронного підпису або електронної печатки суб’єкта господарювання, на якого зареєстровано ПРРО (див. ЗІР, категорія 109.20: «Як пов’язуються між собою ПРРО, господарські одиниці та касири?»).

В свою чергу, ст. 12 Закону №2155 встановлено, що користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані, зокрема, забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа та невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа.

Компрометація особистого ключа – будь-яка подія, що призвела або може призвести до несанкціонованого доступу до особистого ключа (див. пп. 26 ч.1 ст. 1 Закону №2155).

Передача особистого ключа КЕП третім особам, у тому числі іншому касиру, розцінюється як компрометація ключа. Власник КЕП зобов'язаний забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа (див.  ч. 2 ст. 11- Закону №2155).

При цьому, суб’єкт господарювання має право використовувати одну печатку на всіх  ПРРО, які зареєстровані на кожну окрему господарську одиницю, якщо такі ПРРО не потребують задіяння касирів (див. ЗІР, категорія 109.20: «Чи має право СГ використовувати одну печатку на всіх ПРРО, які зареєстровані на кожну окрему господарську одиницю?»).

Тобто, законодавець не передбачає використання КЕП іншою особою так як його основною функцією є ідентифікація його власника. Тому для кожного касира свій КЕП.

Можливі ризики

Скасування ПРРО

Скасування ПРРО проводиться за заявою суб’єкта господарювання. Тому якщо ФОП не подасть заяву, то відповідно немає скасування. Більш детально в нашій новині: Як скасувати реєстрацію ПРРО: порядок дій від ДПС. Також в п. 3 Розд. ІІІ Порядку  №317 визначено перелік обставин, за яких ПРРО може бути скасовано. Серед них немає ані слова щодо використання КЕП іншою особою. Проте, ніхто не може гарантувати, якщо податківці виявлять компрометацію КЕП, вони не будуть наполягати на скасування реєстрації ПРРО. Як мінімум буде запит на зміну КЕП.

Чи можуть бути визнані чеки недійсними? Якщо всі обов’язкові реквізити чек містить, то немає підстав визнати його недійсним.

Чи може бути штраф? Закон №265 «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» не містить фінансових санкцій щодо використання КЕП іншою особою (див. ст. 17-20 Закону №265).

Однак ігнорувати законодавчі вимоги, на думку консультанта, не потрібно. Так як є ще один ризик і він стосується безпосередньо працівників. Адже використання КЕП та формування Z-звітів дозволяє вести облік робочого часу працівників і відповідно показує їх наявність. І в певному сенсі відсутність КЕП касира може бути як «маячок» для податківців для перевірки наявності трудових відносин.

Та, на жаль, думка податківців нам з цього приводу не відома, тому доцільно також отримати власну ІПК.

Отже, підсумуємо:

Це пряме порушення законодавства та компрометація КЕП ФОПа: Кожен касир повинен мати власний КЕП, зареєстрований для роботи з конкретним ПРРО. Використання КЕП ФОПа іншою особою (касиром) розцінюється як компрометація особистого ключа ФОПа, що вимагає його блокування та отримання нового;

Відсутність прямих фінансових санкцій: Хоча чинне законодавство прямо не передбачає штрафів за використання касиром чужого КЕП чи автоматичного визнання чеків недійсними (за умови наявності всіх реквізитів), податкові органи можуть вимагати заміни КЕП, а у випадку виявлення компрометації – наполягати на скасуванні реєстрації ПРРО;

Підвищений ризик перевірок щодо трудових відносин: Відсутність у касира власного КЕП та використання КЕП ФОПа може стати сигналом для податкових органів для перевірки фактичного оформлення трудових відносин з таким касиром, оскільки КЕП також слугує для ідентифікації особи, що проводить операції та фіксує її робочий час.