Фальшиві кошти в інкасаційній сумці та помилка касира: як діяти?

Установа/підприємство, що здійснює операції з готівкою в національній валюті, ліміт каси та строки здавання готівкової виручки (готівки) установлює, виходячи з потреби прискорення обігу готівки та своєчасного її надходження до кас банків (п. 14 розділу ІІ Положення №148).

Ліміт залишку готівки в касі - граничний розмір суми готівки, що може залишатися в касі в позаробочий час та забезпечити роботу на початку наступного робочого дня.

Відповідно до п. 16 розділу ІІ Положення №148, суб'єкти господарювання здають готівкову виручку (готівку) для переказу на банківські рахунки суб'єктів господарювання до операторів поштового зв'язку, національних операторів та небанківських установ.

Готівкова виручка (готівка) здається суб'єктами господарювання самостійно (у тому числі із застосуванням платіжних пристроїв та через пункти надання фінансових послуг) або через відповідні служби, яким згідно із законодавством надано право на перевезення валютних цінностей та інкасацію коштів, або через підприємства, які отримали ліцензію Національного банку України на надання банкам послуг з інкасації.

Таким чином, підприємство понадлімітні кошти має здавати до банку, зокрема, через інкасаторську службу.

В даному випадку документом, що свідчить про здавання виручки до банку, є копія супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчена підписом та відбитком печатки інкасатора-збирача.

У ситуації, що склалася на АЗС, де при інкасації 01.09.2021 р. суми 70000 грн, при перерахунку касиром банку виявлено фальшиву купюру 500 грн та вилучено з виручки, через що на поточний рахунок підприємства буде зараховано меншу суму, а саме 69500 грн. Це призвело до надлишку готівки в касі та нестачі на поточному рахунку.

Виявлені касиром банку розбіжності в сумі готівки оформляються актом на лицьовому боці супровідної відомості. 

У бухобліку підприємства сума нестачі, що утворилася внаслідок виявлення неплатіжних банкнот, відображається у складі витрат на підставі запису у виписці банку про наявність в інкасованій виручці неплатіжних грошових коштів.

У бухобліку суму нестачі, що утворилася внаслідок фальшивої банкноти, відображаються у складі витрат на підставі виписки банку.

08.09.2021 р. - при інкасації суми 68020 грн, касир додав до сумки власні кошти 500 грн (як відшкодування фальшивої купюри) та в супровідному інкасаціоному листку вказав - 68520 грн, відповідно на поточний рахунок зараховано 68520 грн.

Виходить ніби касир АЗС при підготовці суми коштів до інкасації помилився в підрахунку та здав більшу суму, ніж збирався, тобто здав 68520 грн замість 68020 грн, через що утворився надлишок в інкасаторській сумці. Оскільки ці кошти не були відповідним чином офорлені до здачі інкасації, вони вважаються надлишковими і підлягають оприбуткуванню.

Для відображення в обліку цієї операції потрібно зробити такі проведення:

Після встановлення винної особи, наприклад, 15.09.2021 р. та погашення нею нестачі, в бухобліку потрібно зробити такі операції:

Тож, після оформлення цих операцій, бачимо, що касир, який необдумано поклав власні кошти в інкасаційну сумку та збільшив суму до здачі в інкасаційному листку наказав себе двічі.

А якби 08.09.2021 р. було б вчасно встановлено вину касира та оформлено прибутковий касовий ордер від касира на суму нестачі, що виникла 01.09.2021 р., то 8 вересня 2021 р. потрібно було б зробити такі записи:

При цьому, як бачимо, внесення касиром власних коштів 08.09.2021 р. оформлено як погашення нестачі, яка виникла 01.09.2021 р. При списанні нестачі  500 грн, що виникла 1 вересня у підприємства виникають витрати (Дт 949 Кт 333), а при відшкодуванні касиром цієї суми 8 вересня виникає дохід на таку ж саму суму. У підсумку ці операції не збільшують фінрезультат підприємства.