Зняття готівки з корпоративної картки: чи потрібно вносити зняті кошти в касу?

Якщо працівник є держателем корпоративної картки і підприємство перераховує на цю картку певну суму коштів на відрядження або господарські витрати, то ця операція ще не є видачею працівнику підзвітних коштів, це просте переміщення коштів з одного рахунку підприємства на інший.

Надалі  працівник може знімати ці кошти готівкою у банкоматі або розраховуватися карткою. Кожна така операція відображається у виписці банку за тим рахунком, до якого відкрито картку. Виписка банку і буде тим первинним документом, що підтверджуватиме отримання готівки працівником або списання коштів з картрахунку. Обидві ці операції по суті є видачею працівнику підзвітних коштів безпосередньо з рахунку підприємства: Дт 372 Кт 311. 

Приймати гроші в касу та видавати їх з каси працівнику не потрібно – адже держателем картки є працівник, він не має права її нікому передавати, і саме тому знята готівка одразу ж переходить до нього у підзвіт.

У виписці за картрахунком  видно лише зняття певної суми готівки або списання коштів через POS-термінал теж у певній сумі. На які цілі знято готівку або кому та за що було заплачено – цієї інформації у виписці немає. При цьому працівник отримає або квитанцію банкомату про зняття готівки, або квитанцію POS-терміналу про списання коштів з картрахунку.

Квитанція банкомата про зняття готівки не має цінності для бухгалтера, оскільки вона не відповідає ознакам первинного документу. Квитанція POS-терміналу також не дає жодної інформації про те, що саме було придбано під час здійснення даної розрахункової операції. Тож списання коштів з картрахунку проводиться в обліку підприємства на підставі банківської виписки.

Документами, що свідчать про фактичне здійснення витрат у відрядженні або господарських витрат з корпоративної картки, будуть стандартні документи – касовий чек РРО, товарний чек, закупівельний акт тощо. Ці документи долучаються до авансового звіту, на підставі якого кредитується рахунок 372 та виводиться сальдо розрахунків з працівником щодо отриманих та витрачених підзвітних коштів. Сума добових визначається без підтвердних документів на підставі наказу про відрядження.

У випадку зняття готівки з корпоративної картки в рахунок добових витрат на відрядження слід зробити запис на підставі банківської виписки: Дт 372 Кт 311, а при затвердженні авансового звіту після повернення з відрядження – Дт 92 Кт 372.