Як оформити позмінну роботу декількох касирів на одному РРО?

Положення п. 9 ст. 3 Закону про РРО зобов'язують суб'єктів господарювання, які здійснюють розрахункові операції, щоденно друкувати на РРО фіскальні звітні чеки, тобто Z-звіти (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг).

Норми п. 4 розд. ІІІ Порядку реєстрації та застосування реєстраторів розрахункових операцій, що застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги), затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547, також зобов'язують суб'єктів господарювання, які використовують РРО, зокрема:

• друкувати на РРО фіскальні звітні чеки (Z-звіти) у кінці робочого дня (зміни) у разі здійснення розрахункових операцій (за виключенням автоматів з продажу товарів (послуг);
• забезпечувати відповідність сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків сумі коштів, яка зазначена в денному звіті РРО (у випадку використання РК – загальній сумі продажу за розрахунковими квитанціями, виданими з початку робочого дня);
• друкувати X-звіти, Z-звіти та інші документи, що передбачені документацією на РРО, відповідно до законодавства.

У п. 6 розд. ІІІ Порядку №547 зазначено, що внесення чи видача готівки з місця проведення розрахунків повинні реєструватися через РРО з використанням операцій «службове внесення» та «службова видача», якщо такі внесення чи видача не пов'язані з проведенням розрахункових операцій. 

Крім того, операція «службове внесення» виконується для реєстрації суми готівки, яка зберігається на місці проведення розрахунків на момент реєстрації першої розрахункової операції, що проводиться після виконання Z-звіту. 

Підприємства (їх відокремлені підрозділи), які працюють 24 години та сім днів на тиждень, мають керуватися також п. 8 розділу 4 Порядку реєстрації та ведення розрахункових книжок, книг обліку розрахункових операцій, затвердженого наказом Мінфіну від 14.06.2016 р. №547. Норми цього пункту дозволяють суб’єктам підприємництва протягом робочого дня роздруковувати на РРО декілька фіскальних звітних чеків. Усі вони вклеюються у відповідну КОРО.

Записи за кожним фіскальним звітним чеком у розділі 2 КОРО робляться окремо. Якщо фіскальний звітний чек містить дані про операції службового внесення та службової видачі коштів, графи 3, 4 розділу 2 КОРО можна не заповнювати.

Вимоги щодо реалізації фіскальних функцій реєстраторами розрахункових операцій для різних сфер застосування затверджено постановою Кабміну від 18.02.2002 р. №199.

У п. 2 Вимог №199 «зміну» визначено, як період роботи РРО від реєстрації першої розрахункової операції після виконання Z-звіту до виконання наступного Z-звіту. Нагадаємо, що Z-звіт - це денний звіт з обнуленням інформації в оперативній пам'яті та занесенням її до фіскальної пам'яті РРО (див. визначення терміну «фіскальний звітний чек» у ст. 2 Закону про РРО. Чек Z-звіту – фіскальний звітний чек повинен додатково містити дані (всі підсумки та суми обчислюються за зміну), передбачені п. 17 Вимог №199.

Щодо порядку роздрукування Z-звіту Міжрегіональне головне управління ДФС –Центральний офіс з ОВП у листі від 22.04.2016 р. №8991/10/28-10-01-3-11 повідомляє, що тривалість зміни РРО (а не зміни касира!) у період часу від реєстрації першої за день розрахункової операції до виконання Z-звіту обмежується 24 годинами, оскільки є вимога виконувати Z-звіт щодня (п. 9 ст. 3 Закону про РРО). 

Прив'язки до зміни продавця-касира, працюючого з РРО, Вимоги №199 не містять, адже робота касира регулюється трудовим законодавством. Тобто при переданні робочої зміни від одного касира до іншого робити Z-звіт робити не обов'язково. Нерідко в цьому випадку робиться Х-звіт (Х-звіт – це денний звіт - документ встановленої форми,  надрукований РРО, що містить інформацію про денні підсумки розрахункових  операцій,  проведених  з  його застосуванням (ст. 2 Закону про РРО)).

Однак у разі зміни матеріально відповідальних осіб проведення інвентаризації є обов'язковим (п. 7 Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 р. №879).

Касир попередньої зміни повинен передати під розписку касиру наступної зміни залишок готівки, що знаходиться у скриньці РРО, та оформити документальне підтвердження такої операції.

Отже, передання зміни можна (нагадаємо, що це не обов’язково) оформлювати друкуванням Z-звіту касиром, який здає зміну, з окремим записом у розділі 2 КОРО. Касир, який приймає зміну, на суму переданої йому готівки проводить операцію «службове внесення» для забезпечення відповідності сум готівкових коштів на місці проведення розрахунків (у скриньці РРО). При цьому в КОРО буде зроблено декілька записів за кожним Z-звітом, що зробив кожний касир протягом робочого дня.

У разі передання зміни шляхом друкування X-звіту касир, який передає залишок готівки, та касир, який його одержує, повинні зафіксувати факт передання зміни, наприклад, записами на зворотньому боці X-звіту щодо дати, часу, їх прізвищ та підпису кожного.  Як варіант, можна оформлювати акти передання залишку готівки у скриньці РРО від одного касира іншому.

Також нагадаємо, якщо вчасно не роздрукувати Z-звіт протягом 24-х годин з моменту реєстрації першої розрахункової операції на РРО (після роздрукування попереднього Z-звіту), РРО автоматично має бути заблоковано (п. 7 Вимог №199).