При виплаті валютного авансу на відрядження ліміт каси не застосовується

Резиденти — юрособи і фізособи-підприємці, а також іноземні представництва мають право використовувати з поточних рахунків готівкову іноземну валюту для забезпечення витрат на відрядження працівників за кордон, а також на представницькі витрати (організацію офіційних заходів за кордоном) (див. п. 2.1 Правил №200¹).

Згідно з п. 2.2. Правил №200, уповноважений банк здійснює видачу готівкової іноземної валюти з поточного рахунка юридичної особи — резидента або іноземного представництва на підставі заяви на видачу готівки, доручення повноважному представникові на отримання іноземної валюти в касі уповноваженого банку та листа-розрахунку, який містить такі дані:

- прізвище, ім'я та по батькові (за наявності) осіб, які виїжджають за кордон;

- розрахунок витрат.

Також пам'ятайте, що «Готівкова іноземна валюта, що отримана юридичними особами — резидентами та іноземними представництвами з власних поточних рахунків в іноземній валюті, відкритих в уповноважених банках, використовується виключно на цілі, на які вона отримана» (п. 8.14 Правил №200).

Розглянемо спочатку оприбуткування отриманої у банку валюти в касі підприємства. Iнформація про наявність та рух готівкової валюти в касі заноситься до субрахунка 302 «Каса в іноземній валюті». За дебетом показують надходження валюти, за кредитом — видачу (виплату) із каси. Зверніть увагу: якщо підприємство використовує одночасно кілька валют (долари, євро, російські рублі), то відкривають субрахунки другого порядку, наприклад — 302/1 «Каса в доларах США», 302/2 «Каса в євро» тощо. Валюту оприбутковують на підставі первинних документів. Які саме це документи? На жаль, на сьогодні немає нормативного документа, аналогічного до Положення №637, в якому б докладно було описано порядок документування надходження до каси підприємства готівкової іноземної валюти.

Тому насамперед потрібно керуватися вимогами до порядку оформлення первинних документів, які висуваються ст. 9 Закону про бухоблік² та Положенням №88³. Для обліку валюти в касі підприємство може:

1) варіант 1 — розробити власні документи для обліку валюти в касі (див. лист Держкомстату від 24.11.2006 р. №04/4-6/191). Але при цьому слід врахувати вимоги до реквізитів первинних документів, наведені у ст. 9 Закону про бухоблік та п. 2.4 Положення №88;

¹ Правила використання готівкової іноземної валюти на території України та внесення змін до деяких нормативно-правових актів Національного банку України, затверджені постановою Правління НБУ від 30.05.2007 р. №200.

² Закон України від 16.07.99 р. №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

³ Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 р. №88.

2) варіант 2 — використовувати бланки первинних документів, передбачені для обліку національної валюти Положенням №637, але з деякими корективами. Зокрема, слід змінити у формах «грн» на позначення відповідної валюти (дол., євро, руб. тощо).

Підприємства можуть застосовувати обидва варіанти. Це передбачено, зокрема, п. 2.7 Положення №88, згідно з яким: «первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідним органом державної влади. Документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм».

Застосування другого варіанта, на думку автора, є доцільнішим. У цьому випадку алгоритм оприбуткування валюти в касі та подальшої видачі на відрядження такий:

1. Отриману валюту оприбутковують за допомогою прибуткового касового ордера (ПКО) за ф. №КО-1 (додаток 2 до Положення №637). Прибуткові касові ордери за кожною валютою радимо нумерувати окремо.

2. Такий ПКО слід зафіксувати в Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів (ф. №КО-3 або КО-3а), який теж рекомендуємо вести окремо за кожною валютою.

3. Під час видачі валюти на відрядження слід оформити видатковий касовий ордер (ВКО) за ф. №КО-2 (додаток 3 до Положення №637). Може статися, що у відрядження за кордон їдуть одночасно кілька осіб. Тоді видачу валюти з каси можна рекомендувати оформити Відомістю на виплату грошей (додаток 1 до Положення №637), змінивши «грн» на назву відповідної валюти. До такої відомості слід виписати ВКО за ф. №КО-2 на загальну суму виплати.

4. Такий ВКО слід зафіксувати у Журналі (ф. №КО-3 або КО-3а).

5. Валютні операції відображають у касовій книзі (ф. №КО-4). Знову-таки радимо вести окрему книгу за кожною валютою. У касовій книзі зазначають дані про операцію одночасно у валюті, а також у перерахунку у гривні, скориставшись рекомендацією НБУ, викладеною у листі від 27.01.2006 р. №11-113/353-954.

Тепер щодо ліміту каси. Положення №637 встановлює правила ведення касових операцій у національній валюті в Україні, саме тому воно для наших цілей не підходить. У цьому випадку слід користуватися Правилами №200. Згідно з п. 8.11 цих Правил, встановлення ліміту залишків іноземної валюти в касі передбачено для тих СПД, яким дозволено використовувати готівкову іноземну валюту як засіб платежу. Проте СПД, які не використовують готівкову іноземну валюту як засіб платежу, не встановлюють і ліміту каси в інвалюті. Саме тому якщо має місце лише виплата валюти на відрядження, встановлювати ліміт каси не потрібно.

Проте слід пам'ятати: залишок валюти після завершення відрядження потрібно здати до каси, а з каси такий залишок здати на поточний валютний рахунок у банку протягом 5 банківських днів із моменту оприбуткування валюти до каси підприємства (п. 8.4 Правил №200).