Як та коли подавати єдину звітність з ПДФО та ЄСВ?

Починаючи з 1 січня 2021 року роботодавці звітують з ЄСВ, ПДФО та ВЗ за єдиною формою звітності. За Законами №115 та №116 з 1 січня 2021 року передбачено подавати звітність про нарахування ЄСВ у складі звітності з ПДФО.

Уперше подавати нову форму єдиної звітності слід за I квартал 2021 року. Це передбачено Наказом №773. Як і раніше, на подання цього звіту роботодавцю дається 40 календарних днів після закінчення звітного кварталу. Отже, вперше цю форму треба буде подати до 11 травня 2021 року (включно).

Оновлена форма отримала назву «Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків — фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску».

Новий розрахунок складається з:

• основної частини (розділ I «Нарахування доходу та єдиного внеску за найманих працівників в розрізі місяців звітного кварталу», розділ II «Нарахування грошового забезпечення та єдиного внеску за військовослужбовців, поліцейських, осіб рядового і начальницького складу та на суми допомоги у зв'язку з вагітністю та пологами в розрізі місяців звітного кварталу (крім військовослужбовців строкової військової служби)»;                     
• додатку 1 «Відомості про нарахування заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) застрахованим особам» (Д1);
• додатку 2 «Відомості про осіб, які доглядають за дитиною до досягнення нею трирічного віку, при усиновленні дитини, та осіб із числа непрацюючих працездатних батьків, усиновителів, опікунів, піклувальників, які фактично здійснюють догляд за дитиною з інвалідністю» (Д2);
• додатку 3 «Відомості про осіб, які проходять строкову військову службу» (Д3);
• додатку 4 «Відомості про суми нарахованого доходу, утриманого та сплаченого податку на доходи фізичних осіб та військового збору» (4ДФ);
• додатку 5 «Відомості про трудові відносини осіб та період проходження військової служби» (Д5);
• додатку 6 «Відомості про наявність підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства» (Д6).

При цьому:

• Д2 формується та подається лише районними (міськими) управліннями праці та соціального захисту населення;
• Д3 формується та подається до податкових органів платниками єдиного внеску, які нараховують та сплачують єдиний внесок за осіб, які проходять строкову військову службу у Збройних силах України, інших утворених відповідно до закону військових формуваннях, Службі безпеки України та службу в органах і підрозділах цивільного захисту;
• Д6 формується та подається у разі, коли платник єдиного внеску має робочі місця, робота на яких зараховується до спеціального стажу, в іншому випадку Д6 до звіту не формується.

По суті, звичайного роботодавця будуть цікавити лише основна частина звіту і три додатки: Д1 (аналог старої таблиці 6), Д4 (стара форма №1ДФ) та Д5 (колишня таблиця 5 звіту з ЄСВ).

Згідно з п. 1 Розділу ІІ оновленого Порядку №4, розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) з розбивкою по місяцях звітного кварталу протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий розрахунок за календарний рік не подається. Розрахунок подається до контролюючих органів за основним місцем обліку.

Своєю чергою, перехід з місячної звітності з ЄСВ на квартальну створює масу проблем у призначенні виплат із соцфондів (лікарняних, допомоги по вагітності та пологах, допомоги по безробіттю) та Пенсійного фонду (призначення/перерахунок пенсії). Адже у цих випадках важливий страховий стаж застрахованої особи, нараховані суми заробітної плати та сплата ЄСВ. І, звісно, ніхто не буде чекати кінця кварталу, аби дані щодо зарплати та ЄСВ потрапили до відповідних фондів.

Рішенням цієї проблеми є подання проміжної довідкової звітності. Тож, якщо у вас в установі з’являється працівник, який виходить на пенсію чи претендує на виплати з фондів, вам потрібно буде подати на нього цей звіт як «Довідковий». Тобто розрахунок з типом «Звітний» як «Довідковий» зазначаємо у разі, якщо Податковий розрахунок подаватимемо з відомостями, необхідними для призначення застрахованим особам: пенсії; матеріального забезпечення, страхових виплат.

Такий звіт міститиме лише додатки з інформацією на працівника(ів), необхідною для призначення відповідної виплати.

Роз’яснили  питання щодо подання розрахунку з типом «Довідковий» ПФУ та Мінфін у своїх листах від 22.01.2021 р. № 2800-050102-1/2832 та від 27.01.2021 р. № 11220-02-62/2362 (див. тут).

Фахівці ПФУ вказали, що Податковий розрахунок «Звітний» як «Довідковий» подається у межах звітного кварталу у разі настання відповідної події. Своєю чергою, періодичність подання таких довідкових звітів чітко не прописана в оновленому Порядку №4. 

Зверніть увагу: те, що за деякими працівниками ви вже зазначили інформацію за окремими місяцями в проміжному Податковому розрахунку типу «Довідковий», не звільняє вас від обов’язку подання інформації про них у «Звітному» Розрахунку. Це підкреслили фахівці ПФУ у вищевказаному листі.