Як відшкодовувати відрядні витрати, якщо відрядження перервано?

Відшкодування витрат на відрядження і віднесення до витрат

Оскільки витрати на придбання підприємством квитків фактично понесені, підприємство відносить їх до складу витрат у загальному порядку.

А витрати, здійснені директором у перерваному відрядженні (на придбання квитка з пів-дороги в Україну), а також добові витрати за фактичні дні відрядження мають бути йому відшкодовані, за умови, що директор відзвітується про ці витрати, подавши авансовий звіт, прикладе до нього документи, які підтверджують понесені витрати.

Тому що ці витрати понесені не з власної примхи директора (працівника підприємства), а пов’язані з відрядженням. А згідно з ст. 121 КЗпП, працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв'язку з службовими відрядженнями.

Оскільки ці витрати будуть відшкодовані, їх відносять до складу витрат у загальному порядку.

Суттєвий аспект: у директора може не бути документів, які підтверджують, що рейс, яким директор добирався до місця відрядження, на пів-дорозі завернули у зв’язку з карантином. У такому разі, на наш погляд, підтвердженням може бути письмове пояснення директора, додане до авансового звіту, де він описує цю ситуацію, а також посилання на повідомлення в ЗМІ, в інтернеті про запровадження карантинних обмежень.

Чи потрібно оподатковувати ПДФО і ВЗ відшкодовані директору витрати на придбання квитка, на виплату добових?

Не оподатковуються відшкодовані підприємством працівнику (директору) відрядні витрати, які відповідають вимогам, встановленим пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо витрати не відповідають таким вимогам, їх слід включити до складу оподатковуваного доходу працівника і утримати ПДФО і ВЗ.

Витрати на придбання директором квитка, щоб долетіти з пів-дороги в Україну

Не є доходом платника податку - фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме, на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті) (п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ).

Далі в п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ сказано, що зазначені витрати не є об’єктом оподаткування лише за наявності підтвердних документів – у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів.

В цій нормі пишуть про витрати до місця відрядження і назад з місця відрядження. А в ситуації, яку ми розглядаємо, працівник не добрався до місця відрядження, і придбав квиток не від місця відрядження, а з іншого місця. Тому формальні вимоги п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ не виконані. Це означає, що суму відшкодування працівникові (директору) вартості квитка потрібно включити до складу оподатковуваного доходу працівника і утримати ПДФО (18%) і ВЗ (1,5%).

Причому для утримання ПДФО базу оподаткування слід збільшити на «натуральний» коефіцієнт, згідно з п. 164.5 ПКУ. Для утримання ВЗ збільшувати базу оподаткування на «натуральний» коефіцієнт не потрібно, тому що це не передбачено ПКУ.

Припускаємо, що податкова саме так буде трактувати наведену норму ПКУ. Хоча тут може бути й інше розуміння – по суті, а не за формою. По суті працівник направлявся у відрядження і за об’єктивними обставинами воно не відбулося.

Тому вартість відшкодованого йому підприємством квитка ніяк не може бути його доходом. Якщо би працівник не купив квитка, він би залишився за кордоном і не втрапив би додому, в Україну. То невже можливість повернутися додому веде до оподаткування?

Для уникнення непорозумінь з податковою рекомендуємо з цього питання отримати індивідуальну податкову консультацію.

Добові витрати

В п. «а» пп. 170.9.1 ПКУ зазначено, що не включаються до оподатковуваного доходу добові в розмірі не вище 80 євро за кожен день відрядження, за курсом НБУ на такий день.

Далі в цьому пункті зазначено, що сума добових в разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), визначається згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Як ми з’ясували вище, до місця відрядження працівник так і не добрався. Формально було напіввідрядження. В ситуації, яку ми розглядаємо, не було відміток прикордонних служб у паспорті про перетин кордону. Є тільки квитки в одну сторону і назад.

Очевидно, що податкова може це розцінити як відсутність достатнього документального підтвердження. А тому для уникнення непорозумінь може бути доречним включити суму добових до оподатковуваного доходу працівника (із збільшенням на «натуральний» коефіцієнт для утримання ПДФО). Особливості оподаткування такі самі, як ми зазначили вище для оподаткування відшкодованих витрат на придбання квитка.

Хоча з цього питання можна отримати індивідуальну податкову консультацію. Можливо, податкова буде не настільки сувора і не побачить необхідності в оподаткуванні добових.

Якщо виданий працівникові на відрядження аванс не покриватиме витрат на придбання квитка і добові, то в який строк підприємство повинне остаточно розрахуватися з працівником за понесені у відрядженні витрати?

Чинним законодавством цей строк не визначено. Тому він має визначатися внутрішніми документами підприємства. Наприклад, колективним договором, положенням про відрядження тощо.

Сума заборгованості підприємства перед працівником за понесеними у відрядженні витратами відображається на кредиті субрахунку 372.