Оплата (а, следовательно, и возмещение) расходов на проезд работника до места командировки и обратно предусмотрены ст. 121 КЗОТ Украины. В соответствии с данной нормой, работнику перед отъездом в командировку выдается денежный аванс в пределах суммы, установленной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточные расходы. Однако ст. 121 КЗОТ Украины ничего не говорит о том, как должны быть документально оформлены расходы на такой проезд.
Как указывает Минсоцполитики Украины в своем письме от 05.08.2013 г. № 844/13/84-13, после возвращения из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, представить отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (авансовый отчет). Подтверждающими документами, которые удостоверяют стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.1995 г. № 265/95-ВР (далее – Закон о РРО) и Налоговым кодексом Украины.
Согласно абзаца второго пп. 140.1.7 НКУ, расходы на проезд командированных работников подтверждаются транспортными билетами или транспортными счетами (багажными квитанциями), в том числе электронными билетами при наличии посадочного талона и документа про оплату по всем видам транспорта. Таким образом, стоимость понесенных расходов содержится в расчетных документах, которые продавец (поставщик) услуг по перевозке пассажиров и их багажа должен был выдать такому командированному работнику. Именно расчетные документы в данном случае будут подтверждать расходы работника на проезд во время командировки.
Согласно ст. 2 Закона о РРО расчетный документ – это документ установленной формы и содержания (в том числе кассовый чек, товарный чек, расчетная квитанция, проездной документ), который подтверждает факт предоставления услуг и получения денежных средств, напечатанный в случаях, установленных данным Законом, и зарегистрированный в установленном порядке РРО или заполненный вручную.
Определение тому, что является кассовым чеком, можно найти в Технических требованиях к электронным контрольно-кассовым аппаратам от 06.07.1996 г. № 2: кассовый чек - это документ, который печатается электронным контрольно-кассовым аппаратом (далее - ЭККА) и подтверждает куплю-продажу товаров (предоставления услуг), с регистрацией на нем всех проведенных кассовых операций. Напомним, что в соответствии со ст. 2 Закона про РРО, ЭККА – это разновидность РРО. И в соответствии с п. 3.1 Положения о форме и содержании расчетных документов, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614 (далее – Положение № 614), РРО распечатывает при проведении расчетов, в частности, за предоставленные услуги, именно фискальные кассовые чеки. Форма кассового чека и его обязательные реквизиты, такие как надпись "ФІСКАЛЬНИЙ ЧЕК" также утверждены Положением № 614 (см. приложение 1 и п. 3.2 Положения № 614).
Кроме фискального кассового чека, согласно п. 2.5 Положения № 614, в качестве расчетных документов при оказании услуг пассажирским автомобильным транспортом используются документы, соответствующие Типовым формам билетов на проезд пассажиров и перевозку багажа на маршрутах общего пользования, утвержденным приказом Минтранса Украины от 25.05.2006 г. № 503.
Таким образом, в случае, если работник во время командировки пользуется услугами пассажирских перевозок на автотранспорте, он обязан в качестве подтверждающего документа предъявить либо транспортный билет установленной формы, либо фискальный кассовый чек. Другие документы, с нашей точки зрения, не являются расчетными документами для данных услуг с точки зрения законодательства, и не дают работнику права на возмещение данных расходов. Возмещение таких расходов может быть проведено только по решению работодателя (за счет его собственной прибыли, с удержанием с работника НДФЛ в порядке, установленном п. 170.9 НКУ).