У ситуації, що склалася, ФОП має вжити низку заходів для врегулювання помилкової виплати. Повернення коштів значною мірою залежить від доброї волі колишнього працівника, оскільки законодавство обмежує можливості примусового стягнення.
Розглянемо.
1. Спроба добровільного повернення коштів
Першочерговим та найпростішим шляхом вирішення проблеми є звернення до колишнього працівника з проханням добровільно повернути помилково отримані кошти. Для цього необхідно:
- зв'язатися з колишнім працівником, пояснити ситуацію та надати реквізити рахунку ФОП для повернення грошей;
- колишній працівник може повернути кошти шляхом безготівкового переказу на рахунок ФОП або внесенням готівки до каси (якщо ФОП її використовує).
2. Юридичні аспекти повернення коштів
Можливість примусового стягнення помилково виплаченої заробітної плати є обмеженою. Згідно зі ст. 1215 ЦКУ, заробітна плата та прирівняні до неї платежі, виплачені добровільно, не підлягають поверненню, за винятком двох випадків:
- якщо виплата відбулася внаслідок рахункової (лічильної) помилки;
- якщо з боку отримувача була недобросовісність.
Отже, якщо помилка є лічильною, у ФОП є підстави для звернення до суду.
3. Податкові наслідки та їх коригування
Якщо працівник повернув кошти
ПДФО та ВЗ
ФОП має відобразити операцію повернення у податковій звітності у Додатку 4ДФ за той місяць коли кошти були фактично повернуті, необхідно:
- у графі 3а «Сума нарахованого доходу» вказати «0,00»;
- у графі 3 «Сума виплаченого доходу» зазначити суму повернення зі знаком «–».
Графи, що стосуються ПДФО та військового збору, не заповнюються.
ЄСВ
Сума зайво нарахованого ЄСВ буде вважатися переплатою, яку можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів з ЄСВ. У Додатку Д1 за місяць, в якому відбулося повернення, необхідно провести сторнування (відобразити суму з мінусом) доходу та ЄСВ за попередній період.
Це дозволить відкоригувати загальну суму виплаченого доходу.
Після того, як колишній працівник поверне основну суму, ФОП може подати до податкового органу заяву на повернення помилково та/або надміру сплачених сум податків та ЄСВ (ст. 43 ПКУ).
Якщо працівник не повернув кошти
Ця ситуація є найменш вигідною для ФОП. Але..
Оскільки виплата відбулася і податки (ПДФО, військовий збір, ЄСВ) були сплачені, підстав для їх сторнування без повернення самої виплати немає. У такому разі помилково виплачена сума та сплачені з неї податки стають прямим збитком фізичної особи-підприємця.
4. Відповідальність ФОПа
У даному випадку ФОП несе матеріальну відповідальність перед самим собою. Оскільки ФОП є одночасно і роботодавцем, і особою, що припустилася помилки, збитки від неповерненої суми покриваються за рахунок його власних коштів.
Прямої адміністративної чи фінансової відповідальності з боку контролюючих органів за сам факт помилкової виплати (за умови, що всі податки з неї були вчасно та в повному обсязі сплачені) не передбачено. Проблеми можуть виникнути, якщо ця операція буде неправильно відображена в обліку та звітності.
Підсумовуємо алгоритм дій для ФОП:
- Негайно зв'язатися з колишнім працівником для добровільного повернення коштів;
- У разі згоди, проконтролювати надходження грошей на рахунок;
- Відобразити повернення у податковій звітності, якщо кошти повернуто.
- У разі відмови – змиритися з фінансовими втратами - готовим до судових витрат у разі необхідності звернення до суду.
- Отже, першочерговим завданням для ФОП є комунікація зі звільненим працівником для добровільного повернення коштів. У разі успіху, необхідно коректно відобразити операцію повернення в обліку та звітності.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 122 грн/міс
Передплатити