Номенклатура справ приватного підприємства у 2026 році: алгоритм та ризики за Правилами №1000/5 (аудіоверсія)

Вимога щодо ведення діловодства на підставі номенклатури справ поширюється абсолютно на всіх юридичних осіб в Україні, незалежно від організаційно-правової форми, виду діяльності чи форми власності. 

Згідно з абзацом 16 ст. 1 Закону «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24.12.1993 №3814-XII, номенклатура справ визначена як обов'язковий для кожного суб'єкта господарювання систематизований класифікатор найменувань справ, які утворюються в його поточному діловодстві, з чітко закріпленими строками їх збереження. Крім того, спеціальні норми статті 32 Закону №3814 прямо зобов’язують підприємства та організації, засновані на приватній власності, забезпечувати належне збереження створеного масиву документації та протягом одного року з моменту державної реєстрації узгодити власну номенклатуру справ із державною архівною установою або профільним архівним відділом міської ради. 

Процедура підготовки, схвалення та введення в дію цього локального документа регламентується Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5. Відповідно до пункту 1 розділу I Правил №1000/5, їх положення є імперативними для всіх юридичних осіб. 

Алгоритм легітимізації номенклатури справ передбачає проходження таких ключових контрольних точок

1. Розробка проекту документа службою діловодства або посадовою особою, на яку наказом покладено такі обов'язки (наприклад, інспектором з кадрів чи секретарем), із залученням особи, відповідальної за архів. При цьому застосовується типова структура, а для визначення строків зберігання документів обов'язково використовується Перелік типових документів, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 №578/5, або відповідні галузеві нормативні переліки. Для полегшення роботи суб'єкти господарювання також можуть орієнтуватися на примірну форму номенклатури справ із числа уніфікованих форм, затверджених наказом Мін'юсту від 09.07.2026 №1860/5;
2. Розгляд та схвалення проекту внутрішньою експертною комісією (ЕК) підприємства;
3. Зовнішнє погодження з експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного держархіву чи ЕК архівного відділу міськради (райдержадміністрації). Первинне погодження здійснюється в межах першого року діяльності компанії, а надалі — не рідше одного разу на п'ять років або невідкладно в разі кардинальних змін у структурі чи напрямах функціонування юрособи;
4. Затвердження керівником підприємства шляхом накладення грифу затвердження (видання окремого розпорядчого наказу Правила №1000/5 не вимагають);
5. Щорічно, наприкінці кожного діловодного року, номенклатуру справ аналізують, за потреби коригують, передруковують, затверджують у керівника та вводять у дію з 1 січня наступного календарного року;
6. Ігнорування розробки номенклатури несе серйозні ризики. По-перше, згідно з частиною 2 статті 42 Закону №3814, архівні органи мають право здійснювати планові та позапланові перевірки стану ведення діловодства й контролю за збереженням документів на підприємствах усіх форм власності. По-друге, відсутність номенклатури унеможливлює правильне формування справ, експертизу їхньої цінності та передачу кадрового архіву на зберігання. Найкритичніший наслідок настає під час ліквідації юридичної особи: відповідно до пункту 9 глави 3 розділу XV Правил №1000/5 для державної реєстрації припинення підприємства обов'язково подається архівна довідка про прийняття документів тривалого зберігання та з особового складу. Без номенклатури справ архівні установи таку довідку надати не зможуть, що повністю заблокує процес остаточного закриття бізнесу. 

Читайте також: Номенклатура справ на підприємстві у 2026 році: вимоги Закону №3814 та покрокова інструкція

Висновки

• Розробка номенклатури справ є прямим законодавчим обов'язком кожного підприємства приватної форми власності з першого року його функціонування; 
• Зведена номенклатура справ підлягає обов'язковому погодженню з державною архівною установою або архівним відділом міськради протягом року з моменту держреєстрації компанії та надалі кожні п'ять років;
• Відсутність затвердженої номенклатури створює загрозу санкцій під час архівних перевірок та фактично блокує процедуру ліквідації підприємства через неможливість отримати архівну довідку для держреєстратора.