Запит ДПС щодо збитків у 2026 році: алгоритм відповіді та ризики перевірки (аудіоверсія)

Право контролюючих органів вимагати від суб'єктів господарювання пояснення та документальні матеріали чітко регламентоване статтею 73 ПКУ та нормами Порядку, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 27.12.2010 №1245. Зокрема, пп. 72.1.6 ПКУ дозволяє органам державної податкової служби акумулювати податкову інформацію для виконання своїх завдань. Водночас направлення індивідуального письмового запиту допускається не довільно, а лише за наявності вичерпного переліку обставин, наведених у пп. 73.3.1 ПКУ. 

Найпоширенішою передумовою для запиту про збитки стає виявлення фактів, які за результатами податкового аналізу можуть вказувати на вчинення підприємством правопорушень податкового чи іншого підконтрольного законодавства (пп. 1 пп. 73.3.1 ПКУ), або встановлення недостовірності даних податкової звітності (пп. 3 пп. 73.3.1 ПКУ). Важливо розуміти: сам факт отримання від’ємного фінансового результату законом не заборонений і правопорушенням не визнається. Тому належно оформлений запит зобов'язаний містити конкретизацію виявлених ознак можливих порушень, чіткий перелік запитуваних даних, посилання на норми закону та реквізити контролюючого органу. Окрім цього, відповідно до пункту 20.3 ПКУ податківцям прямо заборонено вимагати відомості та первинку, які платник уже подавав у встановленому порядку (зокрема у складі регулярної фінансової чи податкової звітності). 

Якщо надісланий контролерами документ не відповідає обов'язковим критеріям, платник згідно з пп. 73.3.4 ПКУ та пп. 16 Порядку №1245 формально звільняється від обов’язку надавати відповідь по суті. Проте залишати такий лист взагалі без реагування вкрай небезпечно. Повне ігнорування створює для органу ДПС підставу ініціювати документальну позапланову перевірку відповідно до пп. 78.1.1 ПКУ або застосувати штраф за пп. 121.2 ПКУ в розмірі 8000 грн. 

У платника є два варіанти правомірної поведінки:

• За наявності процедурних дефектів документа надіслати письмову мотивовану відмову, вказавши на порушення норм статті 73 ПКУ податківцями (відсутність зазначення конкретних порушень, печатки тощо). Це фіксує добросовісність суб'єкта господарювання та створює надійну правову позицію на випадок оскарження наказу на позапланову перевірку. 
• Надати змістовну відповідь із документальним розкриттям реальності витрат, якщо запит оформлено коректно або бізнес обирає шлях мінімізації конфлікту. 

Стандартний строк для надання відповіді та підтвердних копій за належно оформленим запитом становить 15 робочих днів із дня, наступного за днем вручення листа (пп. 73.3.3 ПКУ), а в разі проведення зустрічної звірки — 10 робочих днів. Лист-відповідь має обов'язково містити номер і дату вихідного повідомлення податкової, а також чіткі обґрунтування відповідно до вимог пункту 15 Порядку №1245. 

Перед відправленням пояснень необхідно провести внутрішній аудит операцій, що сформували від'ємний фінансовий результат. Слід переконатися у відповідності обліку нормам профільних національних стандартів: зокрема НП(С)БО 16 «Витрати», НП(С)БО 7 «Основні засоби» (щодо нарахування амортизації чи ремонтних витрат), НП(С)БО 9 «Запаси» тощо. Окрему увагу треба приділити дебіторській заборгованості: за відсутності претензійно-позовної роботи контролери під час наступної перевірки можуть поставити під сумнів реальність операцій або виключити відповідні суми зі складу витрат. 

Якщо збитки обумовлені воєнними чинниками (руйнування або блокування активів, вимушені простої персоналу, мобілізація фахівців, перебої з логістикою чи енергопостачанням), недостатньо обмежитися загальною фразою про воєнний стан. Кожну таку причину доцільно підкріплювати актами органів Національної поліції чи ДСНС, торгово-промислової палати, наказами про кадровий рух, листуванням із контрагентами та первинними документами, що підтверджують обґрунтованість витрат. Навіть якщо фіскали визнають надані пояснення недостатніми та призначать перевірку, саме контролюючий орган у разі судового оскарження зобов'язаний доводити правомірність своїх висновків і дій. 

Читайте також: Запит ДПС з вимогою пояснити причину збитків підприємства у 2026 році: аналіз норм ПКУ і зразок відповіді

Висновки

• Отримання фінансового збитку не є правопорушенням, тому контролери мають право запитувати інформацію лише за наявності конкретних законодавчих підстав, передбачених пп. 73.3.1 ПКУ;
• Будь-який запит ДПС вимагає обов'язкової письмової реакції протягом 15 робочих днів (при зустрічній звірці — 10): або наданням мотивованих пояснень по суті, або обґрунтованою відмовою через дефекти самого запиту;
• Формування від'ємного результату слід підтверджувати нормами НП(С)БО, первинними документами та доказами вимушених витрат, оскільки ігнорування запиту тягне ризик штрафу за пп. 121.2 ПКУ або позапланової перевірки за пп. 78.1.1 ПКУ.