Головбух з виконанням обов’язків касира та без права підпису

На підприємство прийнятий головний бухгалтер (єдиний), не має ключа КЕП, без права підпису. Які документи мають бути оформлені?

Відповідно до ст. 8 Закону про бухоблік, бухоблік на підприємстві ведеться безперервно з дня реєстрації підприємства до його ліквідації. 

Питання організації бухобліку на підприємстві належать до компетенції його власника (власників) або уповноваженого органу (посадової особи) відповідно до законодавства та установчих документів.

Для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство самостійно обирає форми його організації, які передбачені п. 4 ст. 8 Закону про бухоблік. Тобто для забезпечення ведення бухгалтерського обліку підприємство, зокрема вводить до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером чи веде бухгалтерський облік та складає звітність безпосередньо власник чи керівник підприємства.

Отже, при відсутності на підприємстві головного бухгалтера при складанні звітності можливе накладання КЕП безпосередньо власником чи керівником підприємства.

Відповідно до абз. 3 ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік підприємство самостійно визначає за погодженням з власником (власниками) або уповноваженим ним органом (посадовою особою) відповідно до установчих документів облікову політику підприємства та визначає права працівників на підписання бухгалтерських документів.

Облікова політика підприємства являє собою сукупність принципів, методів і процедур, які використовуються підприємством для ведення бухгалтерського обліку, складання та подання фінансової звітності (ст. 1 Закону про бухоблік). Відповідні норми фіксуються у наказі про облікову політику, який є одним із головних документів, що регулює порядок ведення бухгалтерського обліку та фінансової звітності на підприємстві.

Згідно з пп. 66.4 ПКУ та пп. 9.3 розділу ІХ Порядку №1588, платники податків – юридичні особи та їх відокремлені підрозділи зобов’язані подати контролюючому органу відомості стосовно осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку юридичної особи, її відокремлених підрозділів, у 10-денний строк з дня взяття на облік чи виникнення змін у облікових даних платників податків, шляхом подання заяви за формою №1-ОПП або за формою №1-РПП з позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку». При цьому, заповнюються розділи 1, 2, 4 та 10 заяви за формою №1-ОПП, а от інформація про засновників не подається.

Крім того, згідно з ч. 2 ст. 11 Закону про бухоблік фінансова звітність підписується керівником (власником) підприємства або уповноваженою особою у визначеному законодавством порядку та бухгалтером або особою, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства.

Також у пп. 48.5.1 ПКУ зазначено, що податкова декларація повинна бути підписана керівником платника податків або уповноваженою особою, а також особою, яка відповідає за ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації до контролюючого органу. У разі ведення бухгалтерського обліку та подання податкової декларації безпосередньо керівником платника податку така податкова декларація підписується таким керівником.

Виходячи з вищезазначеного, стає зрозуміло, що фінансова звітність на підприємстві повинна підписуватися не тільки директором, але й головним бухгалтером.

Тобто у разі якщо у штатному розписі підприємства передбачена посада головного бухгалтера, йому обов’язково делегується право підпису. Щоб надати право підпису електронних документів особам, яким делеговано право підпису, платник в контролюючий орган направляє повідомлення про надання інформації щодо КЕП в електронному вигляді за ідентифікатором форми J(F)1391103.

Якщо керівник підприємства не бажає надавати право підпису головному бухгалтеру, то його потрібно приймати на посаду бухгалтера або іншу посаду. Тоді, якщо керівником право підпису не делеговано звичайному бухгалтеру, то звітність підписує лише керівник підприємства, тож і форму №1-ОПП подавати не потрібно.

Зазначимо, що відповідальності за ненадання права підпису головному бухгалтеру законодавством не передбачено. Проте, згідно зі ст. 163-1 КпАП у випадку виявлення податковим органом порушення керівником та іншою посадовою особою підприємства встановленого законом порядку ведення податкового обліку тягне за собою накладення штрафу у розмірі від 5 до 10 нмдг. До порядку ведення податкового обліку включається і делегування права підпису бухгалтерських документів.

Чи може бути головний бухгалтер касиром, чи має бути договір про повну матеріальну відповідальність?

Відповідно до абз. 5 п. 45 розділу ІV Положення №148 установи/підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника, з яким укладається договір про повну матеріальну відповідальність, відповідно до письмового розпорядження керівника.

Керівник установи/підприємства визначає відповідним внутрішнім розпорядчим актом перелік посад та кількість посадових осіб, уповноважених підписувати касові документи, зазначені у розділах III та IV Положення №148, задля забезпечення оптимального процесу документообігу та контролю (п. 45 - 1 розд. ІV Положення №148).

Ні Положення №148, ні інші нормативно-правові акти не містять жодних обмежень щодо посади працівника, який виконуватиме обов’язки касира.

Таким чином, на маленьких підприємствах може бути не передбачено штатним розкладом окремої посади касира, тому виконання його обов'язків можна покласти відповідно до письмового наказу керівника на головного бухгалтера, бухгалтера чи іншого працівника, з яким обов’язково укладається договір про повну матеріальну відповідальність. При цьому підпис керівника на видаткових касових документах має бути обов'язково.