При отриманні ТМЦ за довгостроковою довіреністю представник має пред'явити оригінал документа. Постачальник, у свою чергу, перевіряє повноваження, робить копію довіреності для свого архіву та повертає оригінал представнику для подальшого використання. Сторони можуть погодити в договорі використання завірених копій.
Обґрунтування
Законодавство не містить прямої вказівки, що саме — оригінал чи копія довіреності — має надаватися при кожному отриманні товару. Проте, виходячи із загальних норм та ділової практики, порядок дій є таким:
Оформлення довіреності
Після скасування типової форми №М-2, довіреність на отримання ТМЦ складається у довільній письмовій формі, але з дотриманням вимог ст. 244-247 ЦКУ. Зокрема, обов'язковою є дата її вчинення, без якої довіреність є нікчемною.
Пред'явлення оригіналу
Довіреність є документом, що підтверджує повноваження представника діяти від імені юридичної особи. Для того, щоб постачальник міг пересвідчитись у дійсності цих повноважень, представник повинен пред'явити оригінал довіреності.
Використання довгострокової довіреності. Оскільки довіреність видана на рік і передбачає багаторазове використання, постачальник не може вилучати її оригінал.
Усталеною практикою є такий алгоритм:
- Представник пред'являє оригінал довіреності;
- Співробітник постачальника звіряє дані, робить з оригіналу копію та засвідчує її для своїх первинних документів (наприклад, написом «Згідно з оригіналом», підписом та датою);
- Оригінал повертається представнику.
Використання завіреної копії
Альтернативно, сторони можуть домовитись про використання копії довіреності, засвідченої належним чином. Щоб така копія мала юридичну силу, вона має бути засвідчена:
- Самим підприємством (довірителем): Напис про засвідчення складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію (зазвичай, керівника), її ініціалів та прізвища, дати засвідчення та печатки (за наявності) (п. 8 глави 11 розділу ІІ Правил №1000/5);
- Нотаріально: Це найнадійніший варіант, проте для рутинних операцій з отримання ТМЦ він є надлишковим і використовується рідко.
Найкращим способом уникнути непорозумінь є врегулювання цього питання в договорі поставки, де можна чітко прописати порядок підтвердження повноважень представника, зокрема, зазначивши можливість використання копій довіреності, завірених печаткою та підписом керівника покупця.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
