Лікарняний під час щорічної відпустки: як відобразити в кадрах, бухобліку та звіті ЄСВ (е-ЛН із продовженнями)

Дії кадрової служби

У ст. 11 Закону України «Про відпустки» передбачено: щорічна відпустка підлягає перенесенню на інший період або продовженню у разі тимчасової непрацездатності працівника, засвідченої в установленому порядку.

Водночас настання обставин, перелічених у пп. 1–4 ч. 2 ст. 11 Закону, не означає, що працівник може самостійно визначити, коли саме використати невикористану частину відпустки (зокрема одразу після одужання). Невикористана частина щорічної відпустки надається роботодавцем на підставі наказу, виданого за наявності листка непрацездатності та заяви працівника (лист Мінсоцполітики від 31.01.2012 №30/13/133-12).

Якщо причина перенесення виникла під час відпустки, невикористана її частина:

• надається після припинення дії причин, які перервали відпустку, або
• за згодою сторін переноситься на інший період із дотриманням вимог ст. 12 Закону України «Про відпустки».

Мінсоцполітики також наголошувало: питання продовження або перенесення невикористаної відпустки вирішується за погодженням між працівником і роботодавцем, а надання невикористаної частини оформлюється наказом керівника на підставі листка непрацездатності та заяви працівника (лист Мінсоцполітики від 11.07.2018 №1213/0/101-18/284).

Практичний висновок для кадрової служби

Потрібне кадрове оформлення: заява працівника + наказ роботодавця. Без цього працівник не може «додавати» невикористані дні відпустки на власний розсуд.

Алгоритм дій:

• отримати заяву працівника про продовження або перенесення щорічної відпустки;
• видати наказ про продовження/перенесення відпустки у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю (підстава: листок непрацездатності + заява);
• внести зміни до графіка відпусток (за потреби — із фіксацією нових дат);
• відкоригувати табель обліку робочого часу (за потреби);
• внести уточнення до особової картки П-2 (зміна дат/періоду відпустки, примітки щодо підстави).

Що робити з відпускними працівника

Оплата продовжених днів відпустки або відпустки, перенесеної на інший період, залежить від місяця первинного надання відпустки та місяця, на який припадають продовжені/перенесені дні.

У вашій ситуації, оскільки дата продовженої або перенесеної відпустки в будь-якому разі припадає на наступний місяць після первинного надання, потрібно розрахувати нову середню зарплату відповідно до Порядку №100.

Діємо так:

1. сторнуємо суму відпускних, що припадає на дні тимчасової непрацездатності працівника;
2. нараховуємо допомогу у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю;
3. нараховуємо відпускні за календарні дні продовженої/перенесеної відпустки виходячи з нової середньої зарплати (ці нарахування будете проводити у лютому, або в іншому місяці, залежно від того, чи буде перенесено відпустку на інші місяці чи продовжено у лютому)
4. Як зазначено в рекомендаціях Мінсоцполітики у листі від 21.03.2019 №369/0/206-19, при цьому необхідно:
   • визначити новий розрахунковий період для обчислення відпускних;
   • включити допомогу по тимчасовій непрацездатності за період з 07.01 по 31.01 (див. таблицю 1).

Таблиця 1.

Відображення відпускних і лікарняних у додатку Д1

Відпускні.

Відпускні у Д1 відображаємо в тому місяці, у якому їх фактично нараховано в бухгалтерському обліку. Показуємо їх окремими рядками за кожен місяць, за який вони нараховані.

У рядках з відпускними зазначаємо:

• графа 8 — той самий код категорії застрахованої особи, що й для зарплати цього працівника;
• графа 9 — код типу нарахувань (КТН) «10»;
• графа 10 — місяць і рік, за який нараховані відпускні.

Лікарняні.

Суму лікарняних відображаємо у Д1 за той звітний місяць, у якому їх фактично нараховано в бухобліку. Правила такі:

• Лікарняні показуємо окремо від інших виплат працівнику. У рядку з лікарняними в графі 8 проставляємо код категорії застрахованої особи:
  • «29» — якщо застосовується ставка ЄСВ 22%;
  • «36» — якщо працівник має належно підтверджену інвалідність (ЄСВ 8,41%).
• У графі 10 зазначаємо місяць та рік, за який нараховані лікарняні.
• Якщо лікарняні нараховані за кілька місяців, у Д1 відображаємо їх з розбивкою за місяцями.
• Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, що припали на місяць, зазначений у графі 10, проставляємо у графі 12 додатка Д1.

У вашій ситуації.

За працівником у Д1 у січня 2026 року буде відображено три рядки:

1. зарплата (з питання випливає, що працівник працював 1–2 січня);
2. відпускні (фактична відпустка 05–06 січня);
3. Лікарняні — починаючи з 07.01.2026.

Висновки:

Роботодавець і працівник погоджують між собою, переносити чи продовжувати відпустку.  

Працівник не може сам «додати» невикористані дні відпустки: потрібні заява + наказ роботодавця (на підставі е-лікарняного/листка непрацездатності). 

Якщо невикористана частина відпустки переходить на інший місяць — відпускні треба рахувати з нової середньої (Порядок №100) і перерахувати. 

У бухобліку: сторнуємо відпускні за дні хвороби, потім нараховуємо лікарняні, після чого нараховуємо відпускні за продовжені/перенесені дні за новою середньою. 

У додатку Д1: відпускні і лікарняні показуємо в місяці нарахування, окремими рядками та з розбивкою за місяцями; для відпускних — КТН “10”, для лікарняних — код категорії 29/36 і дні в гр. 12.