Сейчас пришел новый Председатель, который не хочет покупать за свои деньги, а потом через какое-то время получать эти деньги на корпоративную карточку. Предлагает сбросить, например 1000 грн., на его корпоративную карточку авансом и когда ему необходимо будет что-либо купить, он сможет рассчитываться карточкой или снять наличные и затем отчитываться согласно чеков за суммы снятые (потраченные) с корпоративной карточки. Вопрос:
1. Возможен ли такой вариант?
2. Этой карточкой можно рассчитываться только по безналу. Можно ли снимать деньги в банкомате и делать закупку на рынке?
3. Какой лимит, мы имеем право перечислить на карточку? И кто его утверждает?
4. Как часто бухгалтер обязан делать кассу?
Ответ: Возможно, вы неверно сформулировали свой вопрос, поскольку он противоречит практике применения корпоративных карт.
Дело в том, что корпоративная карта (или, как ее называет п. 1.4 Положения про порядок эмиссии специальных платежных средств и осуществления операций по их использованию, утвержденного постановлением Правления НБУ от 30.04.2010 г. № 223, корпоративное специальное платежное средство) – это специальное платежное средство, которое позволяет его держателю осуществлять операции по счету субъекта хозяйствования. Т.е., другими словами, корпоративная карта – это не личная карта физлица. Корпоративная карта – это карта, дающая доверенному физлицу доступ к средствам на счете субъекта хозяйствования.
Таким образом, если физлицо потратит свои средства на приобретение товарно-материальных ценностей, возместить ему такие расходы, перечислив деньги с текущего на корпоративный счет нельзя. Корпоративный счет принадлежит предприятию, а не работнику. И снять деньги с корпоративного счета в счет погашения задолженности предприятия перед ним работник не сможет. Снятие денег с корпоративного счета является получением их под отчет. Таким образом, вместо того, чтобы погасить задолженность перед работником, вы создаете две задолженности – одну кредиторскую в сумме задолженности предприятия перед работником за приобретенные им ТМЦ за счет собственных средств, и вторую дебиторскую в сумме аванса, полученного работником при снятии средств с корпоративной карты.
Теперь о том, как работает корпоративная карта. Тот вариант, который предлагает ваш Председатель, и является нормальным порядком ее использования:
1. Предприятие получило в банке эмитированную корпоративную карту, оформленную на конкретное доверенное лицо. И только такое лицо может ее использовать! Таким образом, ваш Председатель может пользоваться корпоративной картой только в том случае, если она выпущена на него.
2. На корпоративный счет переводятся по безналу или вносятся через кассу банка средства (в любой сумме). Не смотря на то, что доступ к этим средствам есть у вашего Председателя через корпоративную карту, зачисление этих средств на корпоративный счет еще не считается получением средств под отчет. Поскольку корпоративным счетом распоряжается предприятие, это его деньги, и оно может самостоятельно, как зачислить средства, так и вернуть их с корпоративного счета обратно. В учете предприятия данные о движении средств на корпоративном счете ведутся на основании банковской выписки, предоставляемой предприятию банком – эмитентом корпоративной карты.
3. Доверенное лицо может, как рассчитываться корпоративной картой, допустим, в магазине, так и снять с ее помощью с корпоративного счета деньги наличными через банкомат. Оба варианта списания средств с корпоративного счета являются вариантами получением таких средств доверенным лицом под отчет. Обратите внимание: в случае снятие денег через банкомат, доверенное лицо обязано сохранить чек банкомата о таком снятии и подать его предприятию вместе с авансовым отчетом.
4. По окончании командировки или совершения гражданско-правовой сделки, которую его предприятие уполномочило совершить, ваш Председатель должен подать авансовый отчет вместе с документами, подтверждающими расходы, и вернуть неиспользованный остаток подотчетных средств. Сроки подачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств установлены пп. 170.9.2-170.9.3 НКУ.