Чи можливо відшкодувати вартість авіаквитка до закінчення відрядження?

Положеннями абз. «а» пп. 170.9.2 ПКУ передбачено подання звіту про використання коштів, виданих на відрядження до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у який завершується таке відрядження.

Дія цього пункту поширюється також на витрати, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей, встановлених п. «б» пп. 170.9.3 ПКУ.

У разі, якщо під час службових відряджень працівником застосовано платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання у разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Порядок відрядження за кордон встановлено розд. III. Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон (у редакції наказу Мінфіну від 17.03.2011 р. №362).

У п. 1 цього розділу Інструкції зазначено, що відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, у якому визначаються мета виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.

ДФС у ІПК від 26.10.2017 р. №2402/6/99-99-13-02-03-15/ІПК повідомляє, що суми відшкодованих витрат на проїзд не є об'єктом оподаткування ПДФО лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат. Таким документами податковий орган називає:

• електронний квиток на проїзд повітряним транспортом за умови надання посадкового талона, у т. ч. електронного посадкового талона, отриманого під час он-лайн реєстрації;
• розрахункового документа про придбання електронного квитка;
• документів щодо витрат за користування таксі під час відрядження.

По-перше, чинне законодавство не передбачає відшкодування коштів за авіаквиток до повернення працівника з відрядження (наказ про відрядження не видано).

По-друге, за умови відсутності посадкового талона не підтверджується факт проїзду працівника повітряним транспортом.

Тож, у даному випадку, не можна відшкодувати працівнику вартість прридбаного ним авіаквитка, доки він не повернеться з відрядження. Тому у таких ситуаціях слід видавати працівнику аванс на купівлю квитків заздалегідь. Строк звітування за таким авансом настає після закінчення відрядження – пп. 170.9.2 ПКУ.