Рахунок на проживання декількох працівників: як скласти авансовий звіт?

Відповідно до п. 170.9.1 ПКУ не є доходом фізособи сума відшкодованих йому витрат на відрядження у межах фактичних витрат, а саме, на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни). 

Зазначені витрати не є об’єктом оподаткування ПДФО  лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізособи, у тому числі бронювання місць у місцях проживання.

Мінфін у листі від 11.03.2006 р. №31-26030-12-13/5020  наголошує: "у  разі  сплати директором підприємства вартості проживання у готелі відряджених  працівників підприємства  шляхом  застосування закріпленої за директором цього підприємства корпоративної платіжної картки (тобто за рахунок і  в межах коштів, виданих під звіт), до звіту про використання коштів, наданих на відрядження,  мають  бути  додані  оригінали квитанцій (рахунків) готелю, у яких мають бути відображені прізвища осіб, за проживання яких здійснено  оплату,  терміни  проживання  у  готелі вказаних осіб, вартість найманих ними номерів та види уключених до квитанції (рахунку) витрат".

Зважаючи на те, що працівники, за проживання яких було сплачено, також знаходяться у відрядженні, виконують покладені на них підприємством обов’язки і, відповідно, на їх ім’я виписаний рахунок на проживання – це є підтвердженням фактичних витрат на оплату проживання працівників і на зв’язок цих витрат з госпдіяльністю підприємства. Отже, один із працівників може включити до свого авансового звіту витрати на проживання всіх працівників та отримати компенсацію понесених витрат, що не буде об’єктом оподаткування ПДФО.