Підзвітні кошти – це кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка їх видала (наприклад, для закупівлі матеріальних цінностей, оплати послуг зв’язку та ін.). Роботодавець відповідно до п. 2.11 та 2.12 Положення №637 (Постанова НБУ від 15.12.2004 р. №637) може видати своєму працівнику гроші під звіт:
- готівкою з каси,
- в безготівковій формі із застосуванням платіжних карток (корпоративних або особистих).
Але якщо кошти під звіт надаються працівнику на особисту картку, потрібно врахувати наступний момент. Під звіт кошти, які були перераховані підприємством працівнику на його особистий електронний платіжний засіб (особисту платіжну картку), потрапляють з моменту зарахування цих коштів на картковий рахунок особи.
А якщо кошти перераховуються на корпоративну картку, то під звіт вони потрапляють тоді, коли працівник знімає за допомогою корпоративної картки кошти через банкомат або оплачує за допомогою корпоративної картки за товари, роботи, послуги.
Але відзвітуватись в обох цих випадках потрібно аналогічно, із урахуванням граничних строків, встановлених п. 170.9 ПКУ. Тобто, Звіт про використання коштів разом із підтвердними документами подається в установлені строки згідно з пп. 170.9.3 ПКУ:
- у разі отримання готівки з застосуванням платіжних карток звіт подається до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (доручення підприємства) ;
- у разі проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).
За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається працівником в касу або зараховується на банківський рахунок роботодавця до або під час подання зазначеного Звіту.
Відзвітуватись потрібно аналогічно, як і за використання коштів отриманих з корпоративної картки. Працівник відповідно до п. 2.12 Положення №637 повинен подати до бухгалтерії підприємства:
- сліп, квитанцію терміналу – при проведенні безготівкових розрахунків;
- квитанцію банкомата – при знятті підзвітних сум через банкомат.
Пам’ятайте, видавати працівнику кошти під звіт можна, тільки якщо він відзвітував у встановленому порядку за раніше отримані суми (п. 2.11 Положення №637).
