Відрядні водію в межах України у 2026 році: розрахунок виплат та відображення в обліку (аудіоверсія)

Коротка відповідь

Виплата водію за відрядження складається з двох частин: оплати праці за відпрацьовані дні поїздки (не нижче середнього заробітку) та відшкодування витрат на відрядження (добові, паливо, проживання тощо). У 2026 році неоподатковуваний розмір добових по Україні становить 864,70 грн на день.

1. Розрахунок оплати праці за дні відрядження

Згідно зі ст. 121 КЗпП оплата праці за виконану роботу у відрядженні здійснюється відповідно до умов трудового або колективного договору, але її розмір не може бути нижчим від середнього заробітку:

1. Розрахуйте денний заробіток водія за місяць відрядження відповідно до його окладу/тарифної ставки та постійних надбавок: Денний заробіток = Заробітна плата за графіком у поточному місяці/Кількість робочих днів за графіком у цьому місяці;
2. Розрахуйте середньоденний заробіток відповідно до Порядку №100 (виходячи з виплат за останні 2 календарні місяці роботи, що передують місяцю відрядження): Середньоденний заробіток = Виплати за розрахунковий період/Кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді;
3. Порівняйте показники: якщо денний заробіток вищий або дорівнює середньоденному — оплачуйте дні відрядження як звичайні робочі дні за окладом; якщо середньоденний заробіток вищий — дні відрядження оплачуються за середньоденним заробітком.

2. Добові витрати та підтвердження витрат

Розмір неоподатковуваних добових

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, граничний розмір добових по Україні без оподаткування ПДФО та військовим збором становить не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати на 1 січня звітного року. Оскільки МЗП станом на 01.01.2026 становить 8 647 грн, неоподатковувана сума добових у 2026 році дорівнює: 8 647 × 0,1 = 864,70 грн за кожен календарний день відрядження. Підприємство може встановити й більшу суму добових у своєму Положенні про відрядження, проте різниця перевищення оподатковується ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 (п. 164.5 ПКУ) та військовим збором за ставкою 5% (без натурального коефіцієнта).

Аванс: роботодавець зобов'язаний забезпечити працівника авансом на добові, проїзд (пальне) та проживання до початку поїздки (ст. 121 КЗпП).

Авансовий звіт: згідно з пп. 170.9.4 ПКУ, якщо працівник отримав кошти безготівково на картку, витратив їх у межах встановлених норм та не виникло оподатковуваного доходу, Звіт про використання коштів (авансовий звіт) за законом подавати не обов'язково (достатньо надати первинні документи: чеки, квитанції, маршрутні листи). Водночас обов'язок подавати звіт може бути закріплений внутрішнім Положенням про відрядження підприємства.

3. Бухгалтерський облік

Рахунок витрат залежить від того, яку діяльність обслуговує водій (рахунок 20, 23, 91, 92, 93):

Видача авансу на відрядження:

• Дт 372 Кт 311 (або 301) — перераховано аванс на картку працівника (або видано з каси).

Списання витрат на відрядження (добові, пальне, паркування, готель):

• Дт 92, 93, 20, 23 Кт 372 — віднесено добові та підтверджені витрати до складу витрат періоду чи собівартості.

Нарахування заробітної плати за дні відрядження:

• Дт 92, 93, 23 Кт 661 — нараховано заробіток (оклад або середній заробіток) за дні перебування у відрядженні;
• Дт 661 Кт 641/ПДФО — утримано ПДФО (18%);
• Дт 661 Кт 642/ВЗ — утримано військовий збір (5%);
• Дт 92, 93, 23 Кт 651 — нараховано ЄСВ (22%).

4. Відображення у податковій звітності

Зарплата за час відрядження:

• У Додатку 1 (Д1) єдиного Податкового розрахунку відображається у загальній сумі заробітної плати за відповідний місяць із нарахуванням ЄСВ 22%;
• У Додатку 4ДФ відображається у складі заробітної плати за ознакою доходу «101».

Добові в межах норм (до 864,70 грн/добу) та компенсація витрат:

• Не оподатковуються ПДФО, ВЗ та ЄСВ (пп. 165.1.11 ПКУ), тому в Додатку 1 та Додатку 4ДФ не відображаються;
• Якщо добові перевищували ліміт або витрати не підтверджено документально, оподатковувана частина показується в Додатку 4ДФ за ознакою доходу «118».