Оцифрування трудової книжки в липні 2026 року (аудіоверсія)

Законодавче обґрунтування оцифрування паперових трудових книжок

Відповідно до Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» №1217-IX, який набрав чинності 10.06.2021 року, запроваджено електронні трудові книжки та передбачено 5-річний перехідний період для оцифрування даних. Згідно цього закону до 10 червня 2026 року дані з паперових трудових книжок мають бути внесені до Реєстру застрахованих осіб. Сканування документів здійснюють роботодавці або працівники самостійно через вебпортал Пенсійного фонду України. Головною метою закону є перехід трудової діяльності на електронний обіг, збереження даних та спрощення оформлення пенсій.

Згідно офіційним роз’ясненням Пенсійного фонду України та Міністерства соціальної політики України, якщо роботодавець або працівник самостійно не оцифрували паперову трудову книжку, паперові документи можуть бути відскановані в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Одже, незважаючи на те, що перехідний період для оцифрування паперових трудових книжок минув 10 червня 2026 року – це можна зробити і зараз. 

Оцифрування паперової трудової книжки

Для подання роботодавцем відомостей про трудову діяльність нового працівника, потрібно належним чином підготувати документи. Перевірити трудову книжку на правильність заповнення та зробити кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок в хронологічному порядку. Технічні вимоги до файлів: формат JPG або PDF, розмір кожного файлу не повинен перевищувати 1 МБ.

Скан-копії мають бути чіткими, з видимими печатками, підписами та реквізитами документів. За наявності також можна відсканувати інші документи про стаж (військовий квиток, диплом про навчання, свідоцтво про народження дитини). Для здійснення оцифрування паперової трудової книжки потрібно увійти до кабінету страхувальника (роботодавця), використовуючи свій кваліфікований електронний підпис (КЕП). У лівому боковому меню треба вибрати розділ «Комунікації з ПФУ»  та «відомості про трудові відносини робітника (трудова книжка)».

Далі потрібно ввести реєстраційний номер облікової картки платника податків, паспортні дані та прізвище, ім’я і по-батькові нового працівника. За допомогою кнопки «Додати файл» завантажити підготовлені кольорові скан-копії. Після завантаження файлів потрібно підписати сформоване звернення кваліфікованим електронним підписом (КЕП) роботодавця та натиснути  «Підписати та відправити до ПФУ».

Контроль виконання оцифрування та зберігання паперової трудової книжки

Після відправлення можна відстежувати статус обробки звернення в розділі «Мої звернення». Статус «Виконано» означає, що дані успішно внесені до Реєстру застрахованих осіб. Якщо з’явиться статус «скасовано виконання» - це означає, що потрібно ознайомитись із зауваженнями в повідомленні, усунути недоліки та повторити процедуру оцифрування.

Відповідно до пункту 2 розділу II Закону №1217-IX, після того як ПФУ завершить оцифрування та внесе дані до реєстру, паперова трудова книжка видається працівнику особисто під підпис на постійне зберігання. Надалі роботодавець може вносити записи про прийняття, переведення чи звільнення до паперової трудової книжки лише за бажанням самого працівника. Якщо працівник бажає, він може самостійно оцифрувати свою трудову книжку через власний кабінет на вебпорталі електронних послуг, використовуючи свій особистий КЕП або BankID.

Висновки

Головною метою Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» є перехід трудової діяльності на електронний обіг, збереження даних та спрощення оформлення пенсій.

Якщо роботодавець або працівник самостійно не оцифрували паперову трудову книжку до 10 червня 2026 року -  це може бути здійснено в будь-який зручний для людини час або при зверненні до ПФУ за призначенням пенсії.

Працівник може самостійно оцифрувати свою трудову книжку через власний кабінет на вебпорталі електронних послуг, використовуючи свій особистий КЕП або BankID.