Підписання звітності КЕП директора після його звільнення (аудіоверсія)

Законодавче обґрунтування 

Відповідно до Закону про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги №2155-VIII, користувачі електронних довірчих послуг зобов’язані: забезпечувати конфіденційність та неможливість доступу інших осіб до особистого ключа; невідкладно повідомляти надавача електронних довірчих послуг про підозру або факт компрометації особистого ключа. А отже, використання кваліфікованого електронного підпису КЕП звільненого керівника іншими особами є незаконним. Передача пароля та ключа підпису третім особам вважається компрометацією особистого ключа користувача. У даному випадку, повноваження директора як керівника та законного представника юридичної особи припиняються з дати його звільнення (30 червня 2026 року). З 1 липня 2026 року звільнена особа втрачає статус керівника й більше не має права вчиняти будь-які дії від імені підприємства, зокрема підписувати звітність.

Скасування КЕП звільненого керівника

Використання КЕП звільненого директора є порушенням законодавства і тягне за собою юридичні ризики як для колишнього керівника, так и для самого підприємства. Після звільнення керівника підприємство зобов'язане негайно скасувати (анулювати) його сертифікат КЕП. Подання електронних документів із використанням КЕП особи, яка вже звільнена за даними ЄДР, призведе до неприйняття звітності податковим органом під час автоматизованої перевірки. Перевірка права підпису здійснюється на основі даних з Єдиного державного реєстру (ЄДР). Якщо на момент подання звіту в ЄДР уже внесено запис про зміну керівника або про його звільнення, КЕП старого директора не пройде перевірку. Навіть якщо дані в ЄДР ще не оновлені, використання ключа звільненої особи може призвести до визнання звіту недійсним у майбутньому, оскільки підпис накладено особою, яка не мала на це повноважень на дату підписання. Використання КЕП іншою особою (наприклад, бухгалтером замість звільненого директора) є порушенням правил використання електронного підпису. КЕП є особистим інструментом, і передача його іншим особам заборонена.

Підписання звітності КЕП нового керівника

Оскільки Об'єднаний звіт за червень подається у липні (тобто після звільнення директора), його повинен підписати новий керівник (або тимчасовий виконувач обов'язків/представник, відомості про якого внесені до ЄДР) своїм власним новоствореним кваліфікованим електронним підписом. Для відновлення електронного документообігу та подання звітності новому керівнику підприємства необхідно оформити особистий КЕП на своє ім'я як посадової особи підприємства. Після того, відповідно до Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Мінфіну №557, потрібно надіслати до Державної Податкової служби будь-який перший електронний документ (наприклад, запит) або подати Повідомлення про КЕП за формою J1391104, підписане КЕП нового керівника. Якщо на підприємстві працює головний бухгалтер, він підписує звіт першим, але другий підпис (директора) обов'язково має належати особі, яка є чинним керівником на дату фактичного подання звіту.

Висновки

• Використання кваліфікованого електронного підпису КЕП звільненого керівника іншими особами є незаконним. Передача пароля та ключа підпису третім особам вважається компрометацією особистого ключа користувача;
• Після звільнення керівника підприємство зобов'язане негайно скасувати (анулювати) його сертифікат КЕП. Подання електронних документів із використанням КЕП особи, яка вже звільнена за даними ЄДР, призведе до неприйняття звітності податковим органом під час автоматизованої перевірки;
• Оскільки Об'єднаний звіт за червень подається у липні, його повинен підписати новий керівник своїм власним новоствореним кваліфікованим електронним підписом. відповідно до потрібно надіслати до Державної Податкової служби Повідомлення про КЕП за формою J1391104, підписане КЕП нового керівника.