Чи є порушенням направлення у відрядження без авансу?
Позиція інспекції праці з цього питання є однозначною: направлення працівника у відрядження без попередньої виплати коштів розглядається як порушення законодавства про працю. Зазвичай її обґрунтовують ст. 121 КЗпП та листом Мінсоцполітики від 07.11.2013 р. №998/13/155-13. Водночас зазначений лист значною мірою спирається на Інструкцію №59, яка для суб’єктів господарювання не є обов’язковою.
На думку консультанта, сам висновок про необхідність забезпечення працівника коштами є правильним, однак більш переконливим є підхід, викладений у листі Мінсоцполітики від 21.12.2016 №1732/0/101-16/28, де виплати у відрядженні визначено як мінімальні державні гарантії в оплаті праці. Це, у свою чергу, означає наявність ризику застосування штрафів за ст. 265 КЗпП.
Отже, видача авансу є доцільною з огляду саме на дотримання трудових гарантій, а не лише вимог Інструкції №59. Практично роботодавцю безпечніше забезпечити працівника авансом щонайменше в межах прогнозованих витрат щодо добових, проїзду та проживання.
Як визначати курс, якщо компенсація витрат на відрядження після дати затвердження звіту?
Відповідно до умови авансовий звіт затверджується протягом місяця після завершення відрядження, а витрати визначаються за курсом НБУ на дату його затвердження. Якщо компенсація здійснюється пізніше, різниця між курсом на дату затвердження звіту та курсом на дату фактичної виплати визнається іншими операційними доходами або витратами.
І саме такий підхід викладено в ЗІР, 109.19: «В якій валюті (іноземній чи національній) та в які терміни здійснюється повернення працівникові сплачених у відрядженні за кордоном власних коштів?»:
«Відшкодування витрат на відрядження за кордоном, які підтверджено документально, здійснюється у національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, установленим НБУ на день погашення заборгованості».
Водночас, ДПС посилається на Інструкцію №59, що виглядає суперечливо. Так, відповідно до п. 19 розд. III Інструкції №59, під час складання авансового звіту документально підтверджені витрати перераховуються за фактичним курсом банку, а за відсутності документів — за крос-курсом, визначеним за офіційним курсом НБУ на дату затвердження звіту. Якщо ж для остаточного розрахунку необхідно здійснити доплату, вона проводиться у гривні за курсом НБУ на дату затвердження звіту керівником.
Отже, чинна редакція Інструкції №59 орієнтує саме на курс на дату затвердження авансового звіту, а не на дату погашення заборгованості. Вірогідніше всього позиція ДПС в ЗІР базується на попередньому трактуванні норм (до змін 2020 року).
Таким чином, виникає колізія між підходом, який випливає з Інструкції №59, і роз’ясненням ЗІР.
Ситуацію ускладнює те, що Інструкція №59 для приватного бізнесу має рекомендаційний характер. Тому, щоб уникнути помилок із визначенням курсу, відповідний порядок доцільно закріпити в обліковій політиці підприємства.
Крім того, позиція ДПС в ЗІР викладена без достатнього нормативного обґрунтування, що робить її застосування ризиковим. У зв’язку з цим доцільно розглянути можливість отримання індивідуальної податкової консультації.
Не виключено також, що ДПС підходить до цього питання через призму НП(С)БО 21, розглядаючи заборгованість перед працівником як валютну, яка підлягає перерахунку на дату її погашення. Однак однозначного підтвердження такого підходу немає, що додатково свідчить про невизначеність у правозастосуванні.
Висновки
Направлення працівника у відрядження без попередньої виплати авансу розглядається контролюючими органами як порушення трудового законодавства (ст. 121 КЗпП, лист Мінсоцполітики від 07.11.2013 №998/13/155-13). Тому роботодавцю доцільно видавати аванс перед відрядженням щонайменше в межах прогнозованих витрат щодо добових, проїзду та проживання.
Щодо визначення курсу існує колізія, зокрема в ЗІР (категорія 109.19) ДПС орієнтує на курс НБУ на дату погашення заборгованості, тоді як п. 19 розд. III Інструкції №59 — на курс на дату затвердження авансового звіту. З урахуванням того, що Інструкція №59 має рекомендаційний характер для бізнесу, підприємство повинно самостійно визначити відповідний підхід і закріпити його в обліковій політиці. Через відсутність однозначного нормативного регулювання та ризиковість позиції ЗІР доцільно також отримати індивідуальну податкову консультацію.
Найкращі консультації – тепер у Telegram та Viber!
Читайте відповіді «Дебету-Кредиту» на найцікавіші та найактуальніші запитання у популярних месенджерах!
Доступ до цієї консультації можливий лише для передплатників «Дебету-Кредиту». Якщо ви передплатник, будь ласка, авторизуйтесь.
Або оформіть передплату, вартість пакету «Мій асистент» становить лише 199 грн/міс
Передплатити
