Проїзний без реквізитів: як обґрунтувати витрати?

Нормативне обмеження

У наведеній ситуації слід виходити з того, що законодавство не дає прямої відповіді щодо порядку підтвердження витрат у випадках, коли отримання фіскального чека чи іншого підтвердного документа є технічно неможливим. Відповідно, оцінка таких витрат здійснюється не формально, а через аналіз обставин.

З точки зору економічної суті, витрати є очевидно пов’язаними з відрядженням і виконанням службового завдання. Однак з точки зору податкового законодавства ключовим є не лише факт витрат, а їх належне документальне підтвердження.

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, витрати на проїзд не включаються до оподатковуваного доходу працівника за умови наявності підтвердних документів Саме відсутність класичного первинного документа і створює основний ризик у цій ситуації.

Формування доказової бази: логічна конструкція підтвердження

Відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, у разі безготівкових розрахунків (особиста або корпоративна картка) підтвердженням витрат можуть бути:

• банківська виписка; 
• відомості з рахунку (в електронній або паперовій формі), які містять інформацію про здійснені платіжні операції. 

Це означає, що навіть за відсутності чека або іншого документа сама виписка вже є допустимим підтвердним документом. Однак проблема полягає не у факті оплати, а у зв’язку цієї оплати з конкретним видом витрат (проїздом).

Оскільки первинний документ відсутній, підтвердження має будуватися як цілісна система доказів, де кожен елемент доповнює інший.

Початково банківська виписка підтверджує сам факт витрат. Додатково вона містить назву мерчанта, що дозволяє ідентифікувати транспортну компанію (наприклад, Wiener Linien, BVG). Це вже дає підстави стверджувати, що витрата пов’язана саме з транспортними послугами у місті відрядження.

Разом з тим цього недостатньо для повного обґрунтування. Саме тому ключову роль відіграє пояснювальна записка працівника. У ній необхідно не лише описати обставини, а й логічно «прив’язати» платіж до конкретного проїзного, зокрема, зазначити спосіб придбання, місце (локацію автомата), дату, суму та використану картку, а також описати сам носій (навіть якщо він безномерний).

Далі ця конструкція підсилюється фактичними доказами. Фото проїзного підтверджує наявність фізичного носія, навіть якщо він не містить реквізитів. Інформація про тарифи з офіційних джерел дозволяє співставити суму у виписці з реальною вартістю проїзду, що підтверджує економічну логіку операції.

Особливо важливим елементом є використання мобільних додатків або онлайн-сервісів транспортних систем. Якщо за номером картки або носія можна отримати історію поповнень або поїздок, відповідні скріншоти створюють прямий цифровий зв’язок між оплатою та використанням. У сучасних умовах це один із найсильніших доказів.

Окрему увагу слід приділити підтвердженню того, що у відповідній країні така модель оплати є стандартною. Доцільно:

• ознайомитися з правилами користування транспортом; 
• отримати інформацію з офіційних сайтів; 
• за можливості — підтвердити, що автомати дійсно не видають чеків. 

Це дозволяє довести, що відсутність чека є об’єктивною особливістю системи, а не порушенням з боку працівника.

Завершальним елементом є внутрішній акт підприємства, який фіксує, що всі обставини перевірені та витрати визнані обґрунтованими.

Відображення в авансовому звіті

У цій ситуації авансовий звіт відіграє ключову роль, навіть попри те, що пп. 170.9.4 ПКУ допускає його неподання при безготівкових розрахунках. Саме через відсутність класичних документів його складання є необхідним для систематизації доказів.

При цьому:

• сума визначається за банківською випискою (включаючи комісії банку); 
• датою визнання є дата затвердження авансового звіту; 
• до звіту додаються всі підтверджуючі матеріали (виписка, записка, фото, додаткові дані).

Проте, незважаючи на належне обґрунтування, ризик залишається, оскільки відсутній класичний первинний документ, а оцінка доказів є суб’єктивною.

У разі негативної позиції контролюючого органу витрати можуть бути кваліфіковані як додаткове благо працівника з відповідним оподаткуванням.

На думку консультанта, у цій ситуації слід виходити з таких принципів:

• однозначного рішення не існує — закон лише частково врегульовує питання через пп. 170.9.1 ПКУ; 
• виписка є допустимим документом, але не завжди достатнім; 
• остаточне рішення щодо визнання витрат базується на управлінському підході підприємства та оцінці ризику. 

Водночас, якщо:

• сформовано повний пакет доказів; 
• підтверджено стандартність такої моделі оплати в країні; 
• забезпечено логічний зв’язок між усіма документами,  позиція підприємства є аргументованою і відповідає економічній суті операції.

Висновок

Таким чином, у підприємства фактично є два варіанти. Перший — застосувати консервативний варіант і визнати суму як додаткове благо працівника, не доводячи зв’язок витрат із господарською діяльністю. Другий — обґрунтувати витрати та не застосовувати оподаткування, сформувавши належну доказову базу.

Водночас незалежно від обраного варіанту доцільно отримати ІПК. У запиті слід детально описати ситуацію, зокрема механізм придбання проїзного, відсутність чеків як особливість місцевої системи, перелік підтверджуючих документів, а також правила користування транспортом у країні перебування. Це дозволить зафіксувати позицію контролюючого органу та мінімізувати податкові ризики.