Повернення добових при скасуванні відрядження

Коротка відповідь

Працівник зобов’язаний повернути отримані добові до каси або на рахунок підприємства, оскільки відрядження не відбулося. Для цього необхідно видати наказ про скасування відрядження, а кошти мають бути повернуті не пізніше 31 березня 2026 року (кінець місяця, наступного за місяцем скасування), щоб уникнути оподаткування.

Обґрунтування

1. Документальне оформлення

Оскільки відрядження скасовано з ініціативи приймаючої сторони, керівник підприємства має видати наказ (розпорядження) про скасування відрядження. У наказі слід зазначити причину скасування (наприклад, на підставі повідомлення від приймаючої сторони) та встановити строк для повернення виданого авансу (добових).

2. Строки повернення коштів

Згідно з пп. 170.9.3 ПКУ, повернення суми надміру витрачених коштів (у даному випадку — невикористаного авансу через скасування поїздки) здійснюється платником податку до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому завершується таке відрядження (або в якому воно мало відбутися).

• Оскільки виплата була 27.02.2026 р., граничний строк повернення коштів без податкових наслідків — 31 березня 2026 року.

3. Наслідки неповернення

Якщо працівник не поверне кошти у встановлений строк, сума добових включається до його загального місячного оподатковуваного доходу як надміру витрачені кошти, не повернуті в строк (пп. 170.9.1 ПКУ). У такому разі роботодавець зобов'язаний утримати:

• ПДФО за ставкою 18% із застосуванням «натурального» коефіцієнта 1,219512 (пп. 164.5 ПКУ);
• Військовий збір за ставкою 5% (згідно з чинними нормами з 1 грудня 2024 року).

4. Особливості для бюджетних установ

Якщо ваше підприємство фінансується з бюджету, ви зобов'язані дотримуватися Інструкції №59. Згідно з п. 11 розділу II цієї Інструкції, у разі скасування відрядження працівник має повернути кошти протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про скасування. Для приватних підприємств ця норма має рекомендаційний характер, проте її часто фіксують у внутрішньому Положенні про відрядження.

Рекомендації

1. Видайте наказ про скасування відрядження поточною датою;
2. Попросіть працівника повернути кошти якомога швидше (бажано протягом 3-х днів), щоб закрити дебіторську заборгованість у бухгалтерському обліку;
3. Якщо кошти повертаються на картку підприємства, працівник має надати підтвердження операції (чек/квитанцію). Авансовий звіт у разі повного повернення авансу через скасування поїздки зазвичай не складається, якщо інше не передбачено вашим внутрішнім Положенням.