Для перевірки результатів оцифрування трудових книжок необхідно зайти в особистий кабінет на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України (ПФУ) та перевірити статус поданих звернень. Якщо статус звернення «Виконано», дані опрацьовані й повторно подавати їх не потрібно.
Як перевірити статус оцифрування (для роботодавця)
Роботодавець (страхувальник) може перевірити стан опрацювання документів у своєму кабінеті:
- Авторизуйтесь на вебпорталі ПФУ за допомогою КЕП.
- У меню зліва оберіть розділ «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини робітника» або розділ «Звернення».
- Знайдіть звернення за 2022 рік. Перевірте його статус:
- «Виконано» — сканкопії опрацьовані, дані внесено до Реєстру застрахованих осіб.
- «Скасовано виконання» — звернення містить помилки (нечіткі скани, відсутні сторінки тощо). У реквізиті «Повідомлення» буде вказано причину відмови. У такому разі відомості потрібно подати повторно.
- «В опрацюванні» — документи ще перевіряються фахівцями ПФУ.
Як перевірити дані працівнику (застрахованій особі)
Працівник може самостійно переконатися, що його книжка оцифрована:
- Увійти до особистого кабінету на порталі ПФУ.
- У лівому меню обрати пункт «Електронна трудова книжка».
- Натиснути кнопку «Дані ЕТК» та перейти у вкладку «Відцифрована ЕТК». Там відображаються записи, які ПФУ вже переніс із паперового документа в електронний вигляд.
- У вкладці «Скан-копії трудової книжки» можна побачити самі файли, які були завантажені роботодавцем.
Чи потрібно подавати дані знову?
Згідно з Законом України №1217-IX від 05.02.2021, перехідний період для оцифрування триває до 10 червня 2026 року.
Повторно подавати відомості потрібно лише у випадках, якщо:
- Статус попереднього звернення — «Скасовано виконання».
- Під час аудиту «Відцифрованої ЕТК» виявлено помилки або пропущено певні періоди роботи.
- У трудову книжку після 2022 року були внесені нові записи (наприклад, про нагородження чи заохочення), які ще не були відскановані.
Важливо!
Якщо записи про прийняття чи звільнення працівників здійснювалися після 10.06.2021, вони зазвичай підтягуються до системи автоматично з Об'єднаного звіту (Додаток 5), тому окремо сканувати ці нові записи не обов'язково, якщо вони вже відображені в реєстрі.
Цю відповідь підготував ШІ-консультант від «Дебету-Кредиту»
та перевірили фахівці редакції
Поставте своє запитання ШІ-консультанту і переконайтесь у зручності сервісу
Консультую з податкового та бухобліку
Поставте ваше запитання
