Відображення виплати компенсації відпустки померлого працівника спадкоємцю

У разі смерті працівника роботодавець повинен оформити припинення з ним трудових відносин, а саме: видати відповідний наказ та виплатити всі належні померлому працівникові грошові суми членам його сім’ї або спадкоємцям.

Тобто, проводячи останній розрахунок, роботодавець повинен нарахувати цьому працівникові зарплату за відпрацьований період, компенсацію за невикористані дні щорічної відпустки, лікарняні тощо.

Тож, провівши всі необхідні розрахунки, бухгалтер відображає їх у відповідних додатках єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Додаток 5

Зважаючи на те, що працівник помер у вересні 2025, а свідоцтво про смерть надано у листопаді 2025, то виходить, що інформацію про припинення трудових відносин з працівником потрібно відобразити «заднім» числом, тобто внести до додатка 5 уточнювальну інформацію за вересень. Відобразити цю інформацію за звітний листопад місяць не вдасться, бо це інформація за минулий період.

Таким чином, потрібно зайти в період вересня та сформувати єдину звітність з типом «Уточнююча» та додати додаток 5, запомнивши так:

• як зазвичай, інформацію щодо звільненого працівника;
• у графі 10 — дату закінчення трудових відносин (буде дата смерті, зазначена у свідоцтві);
• у графі 16 — дату і номер наказу (оформлений у листопаді за фактом отримання свідоцтва про смерть, в цьому випадку дата наказу та дата смерті можуть бути різні), згідно з яким проведено звільнення;
• у графі 17 — підставу: п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП «припинення трудового договору через смерть працівника»;
• у графі 20 – вказується ознака «0» на введення рядка.

Додаток 1 з типом «Звітна»

Відповідно до пп. 1 розділу IV Порядку №4 нарахування зарплати, здійснені за попередній звітний період, зокрема у зв’язку з уточненням кількості відпрацьованого часу, виявленням помилок, суми донарахованої зарплати включають до зарплати місяця, в якому були здійснені такі донарахування.

Таким чином, відобразити нараховані виплати під час звільнення померлому працівникові потрібно тільки у місяці нарахування (у листопаді 2025) із зазначенням у:

• графі 8 — код застрахованої особи «1» або «2» — якщо працівник був особою з інвалідністю;
• графі 9 — коду типу нарахувань «1». Код типу нарахувань 1 зазначають лише для осіб, зокрема яким після звільнення з роботи нараховано заробітну плату (дохід) за відпрацьований час (п. 1 розділу IV Порядку №4);
• графі 10 — місяця, на який припадають виплати (09.2025);
• графах 16 та 17 — суми нарахованої компенсації за дні невикористаної відпустки при звільненні;
• графі 20 — суми ЄСВ, нарахованої на суму компенсації; 
• графи з 5 до 8 та з 21 до 24 заповнюють у звичайному порядку;
• інші графи не заповнюють.

Зверніть увагу, оскільки працівник помер у вересні 2025 року, то потрібно звернути увагу чи є ця дата останнім робочим чи календарним днем. У разі, якщо припинення трудових відносин із працівником відбулося не останнім робочим днем місяця, ЄСВ сплачують з фактично нарахованої суми. Обов’язку у роботодавця щодо сплати ЄСВ не менше від мінімального розміру (ч. 5 ст. 8 Закону про ЄСВ) не виникає. 

Додаток 4ДФ з типом «Звітна»

Нараховану суму остаточного розрахунку відображають у додатку 4ДФ також у місяці, коли проведено нарахування, тобто нарахована сума компенсації (графи 3 та 3а) буде відображена у листопаді 2025 із відображенням утриманих ПДФО (графи 4 та 4а) та ВЗ (графи 5 та 5а) за ознакою доходу «101». Крім того, у графі 8 потрібно буде зазначити дату звільнення працівника (це буде дата смерті, зафіксована у свідоцтві).

Тож, стає зрозумілим, що проведені суми остаточного розрахунку з працівником підлягають відображенню у додатку 4ДФ саме на працівника підприємства, з яким припиняються трудові відносини. А от виплата самих належних сум працівнику – перераховуються на банківські реквізити (чи видаються через касу) членам сім’ї, в цьому випадку дочці.

Висновки:

1. Видається наказ у листопаді про виключення зі списків особового складу (датою смерті у вересні) та про нарахування компенсації;
2. Подається єдина звітність з типом «Уточнюючий» з Додатком 5 за вересень з ознакою «0» у графі 20;
3. Нарахована компенсація працівнику з відповідним оподаткуванням відображається у додатках 1 та 4ДФ єдиної звітності за поточний звітний місяць листопад.