Відрядження за кордон з гривневою карткою

Між корпоративною карткою та особистою карткою працівника є принципова відмінність: на рахунку, до якого емітовано корпоративну картку, перебувають кошти підприємства, а на рахунку, до якого емітовано особисту картку працівника, перебувають особисті кошти працівника. Оскільки власники цих коштів різні, тому й різні дати, на які визнаються витрати та застосовується валютний курс.

Для корпоративної картки підзвітними кошти стають на дату їх списання, а для особистої -  на дату перерахування таких коштів.

Аванси, видані в валюті, обліковуються відповідно до НП(С)БО 21. Як скласти звіт та визначити курс див. у нашій консультації тут.

Якщо аванс виданий у гривні на корпоративну картку, то при використанні коштів фактично відбувається придбання валюти. При цьому курс придбання може бути комерційним, тоді додатково необхідно врахувати комісію банка на конвертацію або спеціальний курс для карткових рахунків, який вже враховує таку комісію. Тож перед відображенням необхідно переглянути тарифи картки за конвертацію валюти.

Розглянемо на прикладі: Працівник отримав аванс на гривневу корпоративну картку - 50000 грн. Оплату за готель здійснив (тобто використав картку для оплати) 03.06.2024 р. – 1000 євро, а 05.06.2024 р. банк списав кошти з рахунку картки на користь готелю. Зауважимо, що необхідно орієнтуватися на систему платежу, адже зазвичай оплата проводитися в євро чи доларі, тому відповідно до наведеної умови вірогідніше всього буде подвійна конвертація.

Всі курси зазначено в таблиці 1.

Таблиця 1

Зауважимо, що в країнах Євросоюзу може бути подвійна конвертація, все залежить від системи, що буде застосована, Visa чи Mastercard.

Як відобразити в обліку використання гривневої корпоративної картки див. нашу консультацію тут, а особистої - див. тут.

А ось з добовими необхідно врахувати пп. 170.9.1 ПКУ, яким визначено, що до оподатковуваного доходу не включаються витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ, в розрахунку за кожен такий день.

Тобто, якщо надали аванс на добові в гривні, для визначення об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ необхідно визначати курс за кожен день відрядження. Як це розрахувати, див. у нашій консультації з прикладами тут.

Строки звітування та повернення надміру витрачених коштів проводиться з урахуванням вимог пп. 170.9.3 ПКУ, зокрема, до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку:

• завершує таке відрядження;
• завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти/електронні гроші під звіт. Більш детально у нашій консультації див. тут.

Здавалося б все зрозуміло, кошти треба повернути до кінця місяця наступного за місяцем закінчення відрядження. Однак, п. 3 Наказу №841 визначено, що за наявності надміру витрачених коштів така сума повертається платником податку в касу або зараховується на рахунок особи, що їх видала, в банку / небанківському надавачу платіжних послуг до або при поданні звіту, а для випадків, коли звіт не подається,- до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершив відрядження.

Отже, при подачі звіту кошти повертаємо до або на дату звіту.

Щодо суми повернення, то враховуючи наведений вище матеріал працівник має повернути суму списану з картки з урахуванням комісії на конвертацію.

 ***

Читайте також:

• Коли та як можна скасувати відрядження: пам’ятка від редакції
• Аванс на відрядження за кордон виплачено на особисту платіжну картку працівника та корпоративну картку: як врахувати?
• Строки повернення та звітування за авансом на відрядження