Перевезення працівників до місця роботи та додому

Як документально оформити перевезення? 

Відповідно до ст. 10 КЗпП з метою регулювання виробничих, трудових і соціально-економічних відносин і узгодження інтересів працівників, власників та уповноважених ними органів, на основі чинного законодавства, прийнятих сторонами зобов'язань укладають колективний договір.

До змісту колективного договору згідно зі ст. 13 КЗпП включають, зокрема, встановлення гарантій, компенсацій, пільг.

Відповідно до ст. 9-1 КЗпП підприємство у межах своїх повноважень та за власні кошти може встановлювати додаткові порівняно із законодавством трудові та соціально-побутові пільги для своїх працівників.

Таким чином, колективний договір може передбачати додаткові соціально-побутові пільги. Одним із різновидів таких пільг є доставка працівників підприємства до місця роботи і назад.

Якщо на підприємстві немає колективного договору (а нині це не заборонено), то це питання могло бути вирішено у трудових договорах (за їх наявності) або ж окремим (постійно діючим, а не на певний строк) наказом по підприємству.

До наказу слід розробити і додатки:

• перелік працівників, яких перевозитимуть силами роботодавця;
• правила і маршрут перевезень;
• кошторис витрат на перевезення (зокрема, на оплату праці водіїв та пальне). 

А далі на кожну поїздку оформлюють ті первинні документи, які визначені самим підприємством (зокрема, шляхові листи, акти на списання пального тощо).

Чи є перевезення доходом працівника? 

До загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються інші доходи, крім зазначених ст. 165 ПКУ (пп. 164.2.20 ПКУ). 

Тож, вартість такого проїзду для працівників підпадає під інші доходи та включається до оподатковуваного доходу платника податків. А за відсутності персоналізації, оскільки авто буде перевозитивісім працівників, дохід не виникатиме, бо дохід надається не персонально.

Якщо бажання сперечатися з податківцями доводячи правомірність своїх дій немає, доведеться самостійно визначити базу і порядок оподаткування. 

Про те, як визначити дохід кожного працівника, єдиної методики не визначено. Тому його суму доведеться визначати шляхом ділення вартості поїздки (з урахуванням ПДВ за наявності) на кількість працівників. Для цього доведеться вести персоніфікований облік працівників, які скористалися перевезенням, — затвердити список працівників та передати його водієві транспорту, а далі вести облік працівників, які фактично скористалися перевезенням.

При цьому, враховуючи, що дохід надається у негрошовій формі, то з метою нарахування ПДФО треба збільшити вартість перевезення на «натуральний» коефіцієнт (за пп. 164.5 ПКУ). У 2024 році він становить 1,21951. До ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовується.

Згідно з пп. 168.1.4 ПКУ в разі надання негрошового доходу ПДФО та ВЗ сплачуються до бюджету протягом трьох банківських днів з дня, наступного за днем надання. Тобто виходить, що сплачувати доведеться мало не щодня, адже ми говоримо про регулярні перевезення, а не про разову акцію.

Щоб уникнути цього, можна складати зведені відомості, у яких накопичувати інформацію за місяць, а в кінці місяця формувати підсумкові дані і враховувати їх під час нарахування зарплати. Тоді сплачувати ПДФО та ВЗ доведеться на дату нарахування такого доходу, тобто в останній робочий день місяця.

Позаяк дохід надається у негрошовій формі, то ПДФО та ВЗ слід утримати із решти грошових доходів працівників (зарплати, лікарняних, відпусткових тощо) за місяць, у якому цей дохід надається.

Згідно з Довідником ознак доходів для відображення суми інших доходів передбачено ознаку доходу з кодом 127 для відображення перевезення по персоналізації у додатку 4ДФ єдиної звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Щодо ЄСВ зазначимо. Відповідно до пп. 3.21 Інструкції №5 та пп. 7 розділу ІІ Постанови №1170 витрати на перевезення працівників до/з місця роботи власним транспортом (крім оплати праці водіїв) відносять до інших виплат, що не належать до фонду оплати праці. А отже, на такі витрати ЄСВ не нараховують.

Чи виникають витрати та ПДВ?

Відсутність зв'язку з господарською діяльністю означає, що:

• роботодавець матиме право на податковий кредит за послугами перевезення або за іншими витратами, пов'язаними з організацією перевезення власними силами (зокрема, на придбання пального). Для цього потрібна зареєстрована в ЄРПН податкова накладна;
• але одночасно за пп. 198.5 ПКУ роботодавець має визнати податкове зобов'язання з ПДВ. Базою для оподаткування в цьому разі буде вартість придбаних товарів та послуг, використаних під час перевезення. Зверніть увагу: датою визнання ПЗ може бути не лише дата фактичного використання таких послуг (їх списання на витрати у бухгалтерському обліку), а й дата їх передоплати, тобто дата виникнення права на податковий кредит — якщо на цю дату вже було визначено, з якою негосподарською метою ці послуги будуть використані у майбутньому.

Але якщо вартість зазначених витрат включається до складу вартості послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування та пов'язані з отриманням доходів, такі послуги визнаються такими, що призначаються для використання/використані в господарській діяльності, і додаткового нарахування податкових зобов'язань за правилами, встановленими пп. 198.5 ПКУ, не здійснюється. Аналогічна позиція податківців наведена в ІПК від 05.07.2017 р. №971/6/99-99-15-03-02-15/ІПК.

Витрати на перевезення працівників (амортизація автомобіля, зарплата водія разом з ЄСВ, витрати на паливо) визнаються за загальними правилами бухобліку. Зокрема, витратний рахунок (23, 91 – 94)  залежить від того, у якій сфері працюють працівники. Витрати визнаються незалежно від того, чи є зв’язок перевезення з господарською діяльністю. 

Коригування фінрезультату на ці суми не здійснюється, оскільки дохід надається фізичним особам – платникам ПДФО, а це є виключенням для цілей застосування пп. 140.5.10 ПКУ.