Як при звільненні працівника утримати відпускні, що були виплачені йому наперед?

Саме по собі надання відпустки «наперед» не заборонене. Роз’яснення Держпраці з цього приводу ми наводили тут. 

Інша справа, що, внаслідок підрахунку кількості днів відпустки, які працівник вже заробив, міг бути неправильно складений наказ про відпустку. Наприклад, в наказі зазначено, що щорічна основна відпустка надається за 2023 рік, а насправді за 2023 рік відпустку працівник вже використав, і ця відпустка належить до майбутнього періоду. 

У такому разі можна скласти наказ про внесення змін до наказу про відпустку і виправити період, за який вона надавалася. Якщо цього не зробити, то такі відпускні, на думку автора, належатимуть до лічильних помилок. Адже у пп. 24 Пленуму ВСУ від 24.12.1999 р. №13 до «лічильних помилок» суд відносить, зокрема, дворазове нарахування заробітної плати за один і той самий  період. Тобто, якщо відпускні за період, зазначений в цьому помилковому наказі, вже раніше нараховувалися, то можна говорити, що це подвійна оплата тієї самої відпустки, і на цій підставі вимагати повернення зайвих відпускних. 

Розглянемо далі обидва варіанти.

Лічильна помилка

Якщо роботодавець залишить наказ про надану відпустку без змін і наполягатиме на тому, що мала місце лічильна помилка, то він діє за ст. 127 КЗпП. 

У такому випадку роботодавець вправі видати наказ (розпорядження) про відрахування не пізніше одного місяця з дня закінчення строку, встановленого для виплати неправильно обчисленої суми. 

Якщо цей строк пропущений, то утримати такі кошти з працівника неможливо. В цьому випадку  роботодавець виявив помилку пізніше, тому він може лише запропонувати працівнику повернути заборгованість добровільно. 

Зайві відпускні

При проведенні остаточного розрахунку із працівником роботодавець має право утримати із зарплати суму відпускних за дні відпустки, надані «наперед». Таке роз’яснення Держпраці ми наводили ще і тут.

Статтею 127 КЗпП передбачено випадки, за яких можна провадити відрахування із заробітної плати у разі використання відпустки наперед, а саме: при звільненні працівника до закінчення того робочого року, в рахунок якого він вже одержав відпустку, за невідроблені дні відпустки. Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з роботи з підстав, зазначених в пп. 3, 5, 6 ст. 36 і пп. 1, 2 і 5 ст. 40 КЗпП, а також при направленні на навчання та в зв'язку з переходом на пенсію. Також у  ч. 2 і 3 ст. 22 Закону «Про відпустки» зазначено перелік випадків, коли вказане відрахування не проводиться. 

Це випадки, якщо працівник звільняється з роботи у зв’язку з:

• призовом або прийняттям (вступом) на військову службу, направленням на альтернативну (невійськову) службу;
• переведенням працівника за його згодою до іншої установи або переходом на виборну посаду у випадках, передбачених законами України;
• відмовою від переведення на роботу в іншу місцевість разом з установою, а також відмовою від продовження роботи у зв’язку з істотною зміною умов праці;
• змінами в організації виробництва та праці, в тому числі ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням установи, скороченням чисельності або штату працівників;
• виявленням невідповідності працівника займаній посаді або виконуваній роботі внаслідок недостатньої кваліфікації або стану здоров’я, що перешкоджають продовженню даної роботи;
• нез’явленням на роботу понад чотири місяці підряд внаслідок тимчасової непрацездатності, не рахуючи відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, якщо законодавством не встановлено більш тривалий термін збереження місця роботи (посади) при певному захворюванні;
• поновленням на роботі працівника, який раніше виконував цю роботу;
• направленням на навчання;
• виходом на пенсію.

Також відрахування із заробітної плати за невідпрацьовані дні відпустки не провадиться у разі смерті працівника.

У випадку, що ми розглядаємо, звільнення відбувається за власним бажанням, з посиланням на ст. 38 КЗпП. Отже, відрахування відпускних при звільненні такого працівника не заборонене. 

Але головна проблема в тому, що, по-перше, таке відрахування треба було зробити у день звільнення, а по-друге, нарахування зарплати у місяці звільнення не було. 

Відповідно до ст. 127 КЗпП, коригування заробітної плати працівника та відрахування із заробітної плати для покриття заборгованості підприємству здійснюється на підставі наказу (розпорядження) про звільнення працівника. Якщо ж зарплати немає, то в такому випадку виникає заборгованість працівника перед роботодавцем. Зверніть увагу: не потрібно заново визначати середньоденну зарплату, виходячи з нового розрахункового періоду. Для розрахунку беруть той середньоденний заробіток, який застосовували під час нарахування зайвих відпускних.

В цьому випадку не йдеться про лічильну помилку, а лише про помилку в наказі про надання відпустки (невірно вказано період, за який надана відпустка, самі ж відпускні пораховані вірно). Після її виправлення з’явиться і підстава для відрахування відпускних.

Проте, остаточний розрахунок із працівником проводиться на дату звільнення. Зокрема, це означає, що він має бути письмово повідомлений не пізніше ніж у день звільнення про суми, які належать йому до виплати. Або ж про заборгованість його перед роботодавцем, як у випадку, що розглядається. Ми про це розповідали тут. 

Якщо працівника у день звільнення не було на роботі, то не варто розслаблятися і думати, що обов’язок з повідомлення не виконано з вини самого працівника. Щоб працівник потім не висував претензій, роботодавцю варто докласти всіх зусиль і використати всі шляхи можливого повідомлення. Зокрема, такий шлях: повідомлення і копія наказу про звільнення надсилаються йому поштою (із повідомленням про вручення та описом документів, вкладених у лист). 

Якщо все зробити вірно, то підприємство зможе далі вимагати погашення заборгованості, зокрема, через суд. 

Але, це в ідеалі, а на практиці трапляються випадки, як той, який ми зараз розглядаємо: працівника вже звільнили, про заборгованість вчасно не повідомили (адже помилку в наказі виявили пізніше). Що робити в такому випадку? Залишається повідомити його про заборгованість зараз і вимагати повернути зайво виплачені відпускні, а в разі відмови або відсутності відповіді – звернутися до суду. 

Для звернення роботодавця до суду в питаннях стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди (ст. 233 КЗпП). Проте важко передбачити, на чий бік стане суд.