Як визначити термін перебування у відрядженні?

Перш за все, підприємство, яке проводить конференцію і запрошує на неї представників інших підприємств, установ та організацій, має оформити правила проведення такого заходу. Тут жорстких форм немає, тому кожне підприємство вирішує це питання на власний розсуд. Проте, як правило, створюється наказ про проведення такої конференції, яким затверджується план заходу, його кошторис, місце проведення, список осіб, які запрошуються, та осіб, відповідальних за організацію та проведення конференції. Але такий наказ є внутрішнім документом і обов’язковий для виконання він тільки для працівників організатора. 

Щодо працівників інших підприємств, установ та організацій, присутність яких є бажаною на такій конференції, надсилається запрошення. Знову ж таки, в довільній формі – це може бути і паперовий лист від керівника підприємства-організатора, й іменна листівка -запрошення, надрукована в типографії, або лист, надісланий на електронну пошту. Може бути й менш формальний спосіб – коли запрошення здійснюється по телефону (отримується підтвердження згоди на присутність працівника на заході), а вже під час прибуття на сам захід працівник отримує пропуск, іменний бейдж тощо. 

Якщо участь в конференції безоплатна (ані підприємство-організатор нічого не платить за відрядження до нього вашого працівника, ані ви як роботодавець не платите за відвідування такої конференції), то очікувати на наявність первинних документів з боку підприємства-організатора важко. Ані документів про оплату, ані актів про надані послуги у вашого працівника не буде. Лише деякі організатори видають усім учасникам конференції дипломи про участь в ній. 

Тож, підтвердженням факту його перебування на конференції будуть різноманітні матеріальні докази, зокрема: 

• Запрошення або пропуск на конференцію, диплом про участь в ній (за наявності);
• Наказ керівника про спрямування на таку конференцію із зазначенням запланованих дат її проведення та подорожі до неї і назад;
• Транспортні квитки щодо такої службової поїздки (їх форма залежить від типу обраного транспорту); 
• Документи про проживання за місцем відрядження (оплачений рахунок з готелю тощо); 
• Авансовий звіт працівника із доданими до ньогопервинними документами про понесені витрати. Він зараз подається не за кожним відрядженням, про що ми докладно розповідали тут, проте, якщо він є, то служить додатковим підтвердженням перебування у відрядженні;
• Звіт про службову поїздку (відрядження). Він складається працівником у довільній формі і у довільному обсязі (тобто, форму та зміст встановлює внутрішніми правилами роботодавець), головна ж його мета – відзвітувати перед керівником підприємства про те, чи було виконане службове завдання, у зв’язку з чим працівника спрямовували у відрядження, та з яким результатом (наприклад, що нового дізнався працівник на конференції, які матеріали звідти він привіз, можливо, були налагоджені нові ділові контакти тощо). 

Конкретний перелік документів встановлюється щодо кожної ситуації окремо. 

Дехто з роботодавців й досі практикує вже давно скасовану форму документу – посвідчення про відрядження, яке дозволяє зафіксувати дату і час вибуття у відрядження, прибуття на місце відрядження, вибуття звідти та повернення з відрядження на роботу. Ця форма не є обов’язковою, тож, використовувати її керівник підприємства-роботодавця може на власний розсуд.  

Відповідно до абз. 3 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ, фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

Докладніше про цю норму ПКУ читайте тут.