Відправляємо у закордонне відрядження працівника-іноземця

Перш за все, слід зазначити, що спрямування працівника на навчання за кордон можна оформити як відрядження і уникнути тим самим зайвого оподаткування витрат. Принаймні, про це свідчить консультація ДПС від 26.05.2023 р. №1304/ІПК/99-00-24-03-03-06. 

Але відрядження це ознака суто трудових відносин (ст. 121 КЗпП). І, для того, щоб спрямувати людину у відрядження, спершу треба оформити із нею трудові відносини. 

Оформлення працівників-іноземців зараз значно простіше, ніж раніше. Зокрема, ті з них, які мають посвідку про постійне проживання в Україні, не потребують дозволу на працевлаштування (п. 1 ч. 6 ст. 42 Закону про зайнятість). Отже, для того, щоб укласти із громадянином Латвії трудові відносини, роботодавцю не потрібна згода центру зайнятості. 

Не обов’язково укладати із таким працівником і контракт – достатньо буде заяви працівника та наказу про прийняття його на роботу. Звісно, якщо законом не передбачено іншої вимоги щодо укладання саме контакту на посаду, яку займатиме цей працівник, крім того, що він іноземець. В цілому, іноземці мають рівні права та обов’язки щодо їх трудових відносин в Україні. 

На який строк укладати ці трудові відносини, це вже справа добровільна і вирішуватиметься при складанні заяви та наказу. Якщо з самого початку буде зрозуміло, що ці відносини мають певний строк, то про це варто вказати в зазначених документах. Такий укладений трудовий договір матиме назву строкового. 

Зверніть увагу на те, що у звичайних умовах потрібна поважна причина для того, щоб укласти строковий трудовий договір (ст. 23 КЗпП). Тобто, базовий трудовий договір в Україні – безстроковий, а якщо у наказі про прийняття на роботу зазначено, що працівник працюватиме лише до певного числа (дата звільнення), на це має бути серйозна причина.  

Наприклад, це не може бути просто бажання роботодавця, але може бути бажання самого працівника (зазначене у заяві про прийняття на роботу) – у КЗпП це називається «інтереси працівника».  Або ж «характер роботи, або умови її виконання» - тобто, якщо вже коли працівник наймається на роботу, відомо, що ця робота має тимчасовий характер (наприклад, існує контракт із замовником на роботу, яку виконуватиме саме цей працівник, із чітко зазначеною датою закінчення дії).  

Підпадає під цей випадок і ситуація виконання трудових обов’язків за іншого, тимчасово відсутнього працівника (наприклад, через хворобу, декретну або навчальну відпустку, безоплатну відпустку на час війни тощо).  А ч. 2 ст. 2 Закону №2136 наразі прямо говорить: з метою оперативного залучення до виконання роботи нових працівників, а також усунення кадрового дефіциту та браку робочої сили, у тому числі внаслідок фактичної відсутності працівників, які евакуювалися в іншу місцевість, перебувають у відпустці, простої, тимчасово втратили працездатність або місцезнаходження яких тимчасово невідоме, роботодавець може укладати з новими працівниками строкові трудові договори у період дії воєнного стану або на період заміщення тимчасово відсутнього працівника.

Пролонгація, тобто, зміна тривалості строку дії трудового договору, трудовим законодавством не заборонена. Але, треба бути дуже уважними при оформленні, і, так само як при укладанні саме строкового трудового договору на визначний термін, при подовженні строку його дії, треба вказати поважну причину. 

Якщо ця поважна причина лише бажання працівника (тобто, його інтереси), знову ж таки, формально, роботодавець закон не порушує. Але вважається, що наявність визначеного строку закінчення трудових відносин погіршує становище працівника і дає роботодавцю додаткові переваги – він може не подовжувати трудові відносини і звільнити працівника, якщо не бажає пролонгації. Тому, цим «бажанням працівника» не варто зловживати і краще посилатися у заяві та наказі на якісь більш матеріальні причини: рішення про повернення у країну громадянства після певної дати, запланована зміна місця проживання, стан здоров’я, початок трудових відносин із іншим роботодавцем тощо. Інакше, в разі трудового спору, є немалі шанси на те, що працівник заявить, що його змусили написати таку заяву і укласти саме строковий трудовий договір, щоб мати можливість впливати на нього загрозою звільнення після закінчення строку дії такого договору. 

Втім, який би не був укладений трудовий договір, строковий чи безстроковий, зарплату працівнику треба буде платити однаково, і оподатковуватиметься вона так само як і зарплата решти працівників. 

За пп. 170.10.1 ПКУ, доходи з джерелом їх походження в Україні, що нараховуються (виплачуються, надаються) на користь нерезидентів, оподатковуються за правилами та ставками, визначеними для резидентів (з урахуванням особливостей, визначених деякими нормами цього розділу для нерезидентів).

Що є доходом із джерелом їх походження з України з метою оподаткування ПДФО, зазначено у пп. «е» пп. 14.1.54 ПКУ. Серед видів доходів є й заробітна плата.

При укладанні трудового договору з іноземцем роботодавець повинен зазначити в договорі ставку ПДФО, яку буде застосовано до зарплати. Це випливає з пп. 170.10.3 ПКУ. Наразі ставка ПДФО для оподаткування зарплати становить 18%. I не слід забувати про оподаткування військовим збором за ставкою 1,5%. Так само, сума нарахованої заробітної плати (доходу), що виплачується юридичною особою застрахованій фізичній особі –  іноземцю згідно з трудовим договором, є базою нарахування ЄСВ. Це випливає із загальних норм Закону про ЄСВ, і роз’яснення податківців щодо цього ми наводили тут. 

Після того, як працівника оформлено на роботу, його спрямовують у відрядження. При цьому він має усі права та гарантії, як і працівник-громадянин України. Тобто, право на збереження середнього заробітку, оплату проїзду до місця відрядження і назад, право на оплату витрат з найму приміщення для проживання і добові (ст. 121 КЗпП). 

При цьому існує і Положення про умови матеріального забезпечення осіб, направлених за кордон на навчання та стажування, затверджене постановою КМУ від 04.03.1996 р. №287. Звісно, воно, здебільшого, розраховане на врегулювання питань щодо бюджетників (працівників освіти, військовослужбовців, дипломатів тощо). І саме навчання передбачає не будь-які курси або тренінги тощо, а здобуття професійної (професійно-технічної), фахової передвищої, вищої, післядипломної освіти. Отже, щоб говорити про навчання, потрібен документ, який засвідчує успішне проходження такого навчання і здобуття певного рівня знань. Ідеальним в такому випадку буде диплом або інший документ офіційного (державного) зразка. Проте, і посвідчення або диплом від офіційного виробника певного обладнання про те, що той, хто закінчив навчання, має право працювати із певним обладнанням, теж свідчитиме про набуття певної професійної освіти. І в такому випадку на це відрядження поширюються норми Положення №287. 

Так, працівники направляються за кордон на навчання підприємствами, установами та організаціями (далі - сторона, що направляє на навчання) за наказом (розпорядженням) керівника після затвердження завдання, в якому визначено мету, строк та умови перебування за кордоном і кошторис витрат, пов'язаних з направленням на навчання, а також джерело (джерела) фінансування. До наказу (розпорядження) додається офіційне запрошення з автентичним перекладом на державну мову (п. 4 Положення №287). 

Від себе додамо: щоб уникнути питань щодо оподаткування витрат на навчання, варто оформити саме наказ на відрядження працівника, а вже метою такої службової поїздки зазначити навчання (і визначити критерії виконання такого завдання). І не забудьте: якщо витрати на відрядження (крім добових) будуть готівковими (навіть, якщо працівник буде знімати готівку з корпоративної картки), в деяких випадках він повинен буде надати авансовий звіт (пп. 170.9.4 ПКУ). Нагадуємо, що обов’язок подання авансового звіту виникає тільки у двох випадках:

а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до підпункту 170.9.1 цього пункту, з метою розрахунку суми податку;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Докладніше про це ми писали тут.

Добові за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні виплачуються у порядку, передбаченому законодавством про службові відрядження, якщо сторона, що приймає, не провадить зазначених виплат (п. 7 Положення №287). Втім, здебільшого ця норма стосується саме бюджетників, як ми бачимо з п. 8 Положення №287. Тобто, якщо мова йде про підприємство приватної форми власності і поїздка не оплачується бюджетом, то підприємство-роботодавець має право виплатити працівнику добові у розмірі 100%, зазначеному у наказі про відрядження, навіть, якщо приймаюча сторона бере на себе усі або частину витрат на харчування під час навчання. 

Водночас сторона, що направляє на навчання, не провадить доплат до стипендій або інших грошових виплат, виплачених стороною, що приймає, працівникам, направленим за кордон на навчання (у тому числі за час проїзду від місця роботи (навчання) в Україні до місця навчання за кордоном і повернення до місця роботи (навчання) в Україні), крім витрат на наймання житла, проїзд до місця навчання і назад (за наявності підтверджувальних документів).

І не слід забувати про те, що під час відрядження такий працівник може захворіти або отримати інше ушкодження здоров’я (п. 11 Положення №287).  

Якщо за угодою сторона, що приймає, не забезпечує працівників, направлених за кордон на навчання, безоплатним медичним обслуговуванням, вони одержують необхідну медичну допомогу за рахунок сторони, що їх направляє, зокрема:

а) лікарняну допомогу, яка включає витрати на харчування, - у разі захворювання, що потребує лікування в стаціонарній лікувальній установі, у тому числі за необхідності операційного втручання, крім пластико-косметичних операцій, якщо потреба у них не викликана нещасним випадком;

б) амбулаторну допомогу - у разі захворювання, що потребує спеціалізованої амбулаторно-медичної допомоги (у тому числі лікування з метою усунення гострого зубного болю, крім протезування, якщо потреба у ньому не викликана нещасним випадком) та амбулаторних процедур, які включають малу хірургію;

в) допомогу вдома - коли хворого не поміщено до стаціонару і він не може лікуватися амбулаторно.

Порядок проведення розрахунків, пов'язаних з медичним обслуговуванням працівників, направлених за кордон на навчання, визначається за домовленістю сторін. Отже, укладаючи договір про навчання, треба перевірити у ньому, які права та гарантії матиме працівник, якого спрямовують на навчання.