Табельний номер та особова справа на засновника підприємства

Табельний номер не варто присвоювати засновнику

Якщо власник підприємства особисто виконує функції директора, то таким чином він хоче оптимізувати витрати свого бізнесу. Адже, в такий спосіб, керування підприємством не потребує працевлаштування керівника, виплати заробітної плати та сплати до бюджету ПДФО, ЄСВ та ВЗ.

Слід розуміти, що юридично засновник виконує не обов’язки директора підприємства, а лише покладені на нього певні управлінські функції (не всі!). І це головна його відмінність від директора — найманого працівника.

При цьому укладати трудовий договір із засновником не потрібно, відповідно і не потрібно нараховувати або виплачувати засновнику заробітну плату. Тому при оформленні повноважень засновника як директора питання про оплату його праці не ставиться.

Виконання функцій директора засновником фіксується у статуті підприємства, де зазначається порядок управління підприємством засновником (без оформлення із ним трудових відносин). Таке право засновника оформляється рішенням загальних зборів, в якому слід передбачити пункт, що дозволяє виконувати управління підприємством одному з його учасників.

Для того, щоб контролюючі органи не визнали трудових відносин з засновником, потрібно дотримуватися певнихправил. А саме, на засновника, який управляє підприємством:

1. не поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку;

2. не нараховується винагорода за виконання представницьких функцій;

3. у протоколі рішення загальних зборів та статуті підприємства обов’язково вказується, що:

• керівник може діяти від імені підприємства без довіреності;
• із керівником не укладається трудовий договір;
• керівник не отримує винагороди за виконання своїх обов’язків.

Якщо таких положень у статуті підприємства немає, слід внести зміни до нього рішенням загальних зборів, оформленим протоколом, та подати зміни до державного реєстратора.

4. не видається наказ (розпорядження) про призначення засновника на посаду директора;

5. не робиться запис у трудовій книжці;

6. не розробляється посадова інструкція;

7. не оформляються службові відрядження та різного видувідпустки;

8. не компенсуються витрати;

9. не оплачуються листки непрацездатності. 

Недотримання цих правил лише підтвердить перебування засновника як директора у трудових відносинах із підприємством. Варто пам’ятати про головний принцип роботи засновника як директора — він виконує виключно управлінські повноваження, а не трудові. Не слід давати контролюючим органам зайвий привід визнати діяльність засновника, як виконання трудових обов’язків, за що передбачено оплату праці та сплату податків та зборів.

Виходячи з обсягу роботи, яку фактично виконує засновник за умовами запитання, це вже можна трактувати як трудову діяльність директора з управління поточною діяльністю підприємства – дже ТОВ веде активну торгову діяльність, має документооборот та регулярно приймаються управлінські рішення, прийнято на роботу інший персонал.

Таким чином, коли засновник виконує управлінські функції підприємства без нарахування заробітної плати, з вищезазначено зрозуміло, що з ним не укладається трудовий договір, тому присвоювати табельний номер не потрібно, особова справа не заводиться. У противному разі контролюючі органи можуть використати це як аргумент на користь того, що це приховані трудові відносини, а це в свою чергу тягне за собою нарахування зарплати, податків, відповідно їх сплати. Далі контролери можуть застосувати санкції за ненарахування та невиплату зарплати.

Табельні номери для працівників

Менеджер є найманим працівником, якому виплачується зарплата, відповідно при оформленні йому мав бути присвоєний табельний номер. Тож, якщо цей працівник є першим взагалі прийнятим працівником на роботу, то йому може бути присвоєний табельний номер 1, якщо ні, то наступний за порядком.

Оскільки присвоєння табельного номера не визначено жодним нормативно-правовим актом, то порядок присвоєння табельних номерів кожне підприємство визначає самостійно. Зокрема, варто завести журнал реєстрації табельних номерів працівникам, яких прийнято на підприємство згідно зі штатним розписом. На підставі дати прийняття на роботу, в хронологічному порядку кожному працівникові присвоюється табельний номер, який складається з арабських цифр, і який не змінюється протягом усього періоду його роботи. Після звільнення працівника його табельний номер іншому працівнику не присвоюється, тож всі табельні номери на підприємстві будуть унікальними.

Порядок формування табельних номерів теж визначається роботодавцем виключно самостійно. Зокрема, це може бути ряд натуральних чисел в порядку зростання, починаючи з одиниці. Також можна розробляти певну систему формування табельних номерів тощо