Працівник не відпрацював жодного дня та отримав зарплату: як виправити?

Питання:

Чи має право роботодавець відсторнувати зарплату та подати Об’єднану звітність з типом «Уточнююча» в грудні за ІІІ квартал 2022?  Чи скасувати повідомлення про прийняття працівника на роботу, оскільки фактично працівник не працював жодного дня?

Відповідь:

Чи має право роботодавець відсторнувати зарплату та подати Об’єднану звітність з типом «Уточнююча» в грудні за ІІІ квартал 2022? 

Відсторнувати нараховану та виплачену зарплату та подати уточнюючу об’єднану звітність можна за умови повернення працівником, який звільнився, виплаченої зарплати. 

Зважаючи на те, як зазначено в даній ситуації, з моменту зайво виплаченої суми зарплати пройшло більше місяця, то суму зайво отриманих коштів колишній працівник може повернути лише добровільно. 

Колишній працівник відмовився повернути кошти

Якщо працівник відмовляється повернути помилково виплачені йому кошти внаслідок помилки, то відповідно до норми ст. 1215 ЦКУ: не підлягає поверненню безпідставно отримана виплата, у тому числі зарплата, якщо її роботодавець провів добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку і недобросовісності з боку працівника.

В такому разі, керівник підприємства має право прийняти рішення про відшкодування шкоди підприємству за рахунок осіб, які допустили помилку. 

Роботодавець стягує зайво виплачену зарплату з винних осіб. Працівники, які не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП та п. 7 постанови Пленуму ВСУ №14).

Якщо ж сума помилково нарахованої зарплати більше за середню зарплату бухгалтера — винної особи, то він відшкодовує тільки суму, що не перевищує його середнього заробітку.

Головному бухгалтерові як керівнику також доведеться нести матеріальну відповідальність (і теж у межах свого середнього заробітку), але тільки за ту частину, яка не відшкодована безпосередніми її заподіювачами (абз. 2 п. 6 постанови Пленуму ВСУ №14).

Наказ про притягнення працівника до матеріальної відповідальності видають не пізніше за 2 тижні з дня виявлення заподіяної ним шкоди. Днем виявлення заподіяної шкоди вважають день, коли власник (уповноважений ним орган) дізнався про її спричинення.

Також, роботодавець, керуючись до ч. 3 ст. 233 КЗпП, може звернутися до суду з питання стягнення з працівника матеріальної шкоди, заподіяної підприємству, установі, організації, встановлюється строк в один рік з дня виявлення заподіяної працівником шкоди.

Або ж керівник може зробити вигляд, що така зарплата і мала бути нарахована та виплачена працівнику на підставі оформленого кадровиком табеля. Відповідно жодних корегувань в Об’єднані звітності проводити не потрібно.

Колишній працівник повернув кошти

Якщо ж колишній працівник все таки погодиться повернути кошти, тоді можна бухгалтеру провести корегування нарахованої зарплати та податків.  

Працівник всю суму отриманої зарплати може внести у касу або на поточний рахунок підприємства.

Звертаємо увагу, що працівник повертає тільки суму, що отримав на руки та не компенсує суми нарахованого/утриманого ЄСВ, ПДФО і військового збору. Тож, в обліку нараховані/утримані податки та збори попередньо потрібно відсторнувати. А от сплачені податки залишаться як переплата, яку можна буде врегулювати пізніше.

Крім того, потрібно внести зміни до табеля щодо працівника відповідно до написаної заяви на відпустку без збереження зарплати, тобто змінити «відпрацьовані» години на літерне позначення «НА» або цифрове «18».

Об’єднана звітність, якщо колишній працівник повернув кошти

При поверненні колишнім працівником коштів, відображена нарахована та виплачена зарплата працівнику у вересні 2022 р., вважатиметься сумовою помилкою, що допущена у минулому звітному періоді. 

Крім того, враховуючи запитання розуміємо, що працівник у вересні 2022 перебував у відпустці за власний рахунок, тож маємо ще й несумову помилку. 

Тому потрібно буде подати дві Об’єднані звітності з типом «Уточнююча» за ІІІ квартал 2022 року.

Додаток 1

Спочатку потрібно випрати несумову помилку. Для цього формується звітність з типом «Уточнююча» за ІІІ квартал та додається Додаток 1. Помилка виправляється в Додатку 1 наступним чином:

• 1-й рядок – зазначається всі інформація щодо працівника в тому вигляді, в якому вона була подана у звітному звіті (з нарахованими сумами зарплати та ЄСВ), а у графі 25 вказується ознака «1» рядок на вилучення;
• 2-й рядок – аналогічно повторюється вся інформація щодо працівника в тому вигляді, в якому вона була подана у звітному звіті (з нарахованими сумами зарплати та ЄСВ), але далі у графі 13 вказується кількість днів перебування у такій відпустці (6 к.д.) та у графі 25 – зазначити ознаку «0» - рядок на введення.

При цьому сумовий рядок таблиці має бути нульовий. У розділ І головної частини Об'єднаної звітності з типом «Уточнююча» заповнюються рядки 01-05 та рядок 061 із зазначенням інформації про подання Додатку 1 та кількості аркушів до нього. Рядки з 07 по 110 не заповнюються.

Після цього виправляється сумова помилка. Така помилка виправляється також за допомогою звітності з типом «Уточнююча» за ІІІ квартал. Для цього формується звітність з типом «Уточнююча» за ІІІ квартал та додається Додаток 1.

У Додатку 1 Об’єднаної звітності сторнування нарахованої та відображеної (у ІІІ кварталі) зарплату працівнику (яка виплачена) робиться за допомогою коду типу нарахувань (графа 9) «3» (розділ ІV Наказу №773) та відображають так:

• у гpафі «09» КТН «3»;
• у графі 10 вказуємо місяць i рік, за який виправляється помилка (092022);
• у графах 16 і 17 зазначається сума зарплати зі знаком "плюс", яку потрібно зняти; 
• у графі 20 зазначається сума ЄСВ нарахована на суму зарплати теж зі знаком "плюс", яку потрібно зняти;
• графи 05-08, 21-24 заповнюються в загальному порядку. 

Сума знятого ЄСВ з КТН «3» переноситься у розділ І головної частини об'єднаної звітності до рядків 6 та 6.1 (якщо працівник, особа з інвалідністю, то до рядка 6.1.1) зі знаком "плюс", але до рядка 7 вона потрапить зі знаком "мінус", тобто в цьому рядку відобразиться сума ЄСВ за мінусом скорегованої суми ЄСВ. Також заповнюються рядки 01-05 та рядок 061 із зазначенням інформації про подання Додатку 1 та кількості аркушів до нього. 

Додаток 4ДФ

Щоб зняти помилково нараховану зарплату у вересні 2022 Додатку 4ДФ Об’єднаної звітності потрібно подати Об’єднану звітність за ІІІ квартал з типом «Уточнююча». Цей додаток варто подавати разом з Додатком 1 при виправленні сумової помилки.

У табличній частині потрібно зазначити все так, як було при здачі Об’єднаної звітності за ІІІ квартал з типом «Звітна», тобто суму нарахованої зарплати (графи 3а та 3) та утримані з неї суми ПДФО (графи 4а та 4) та військового збору (графи 5а та 5), а у графі 10 зазначити ознаку «1» (рядок на вилучення). 

У розділ І головної частини Об'єднаної звітності з типом «Уточнююча» заповнюються рядки 01-05 та рядок 064 із зазначенням інформації про подання Додатку 4ДФ та кількості аркушів до нього. Рядки з 07 по 110 не заповнюються.

Чи потрібно скасувати повідомлення про прийняття працівника на роботу, так як фактично працівник не працював жодного дня?

Для того, щоб подати повідомлення про прийняття на роботу з типом «Скасовуюча», потрібно розуміти чи був внесений запис у трудову книжку працівника, оскільки після 10.06.2021 він вноситься за бажанням працівника. Якщо так, то подавати скасовуючу не можна. І потрібно виконати все, що описано вище.

Якщо запис до трудової книжки не внесений, то можна подати повідомлення про прийняття на роботу з типом «Скасовуюча», упорядкувати кадрові документи, а при проведенні виправлень в Об’єднаній звітності в Додатку 1 не потрібно додавати Об’єднану з типом «Уточнююча» щодо виправлення несумової помили (про кількість днів відпустки без збереження зарплати). 

Тож, з цим варіантом потрібно бути уважними, щоб уникнути непорозумінь в подальшому, тому що роботодавець скасовує, хоч і не багато, але 6 к.днів перебування працівника з ним у трудових відносинах. І якщо працівник дізнається, то зможе скористатися ст. 233 КЗпП та звернутися з заявою до суду про поновлення календарних днів перебування у трудових відносинах. Оскільки, при звільненні, окрім внесяться на вимогу працівника належних записів про звільнення до трудової книжки, у день його звільнення роботодавець мав видати копію наказу про звільнення та письмове повідомлення про нараховані та виплачені йому суми при звільненні (в даному випадку вони відсутні) (ст. 47 КЗпП).