Виплата авансу на закордонне відрядження частинами

Згідно зі ст. 121 КЗпП підприємство зобов'язане виплатити добові працівникам, які перебувають у відрядженні. Розмір добових, що виплачують працівнику під час перебування у відрядженні, госпрозрахункові підприємства фіксують у Положенні про відрядження.

У листі Мінсоцполітики від 21.12.2016 р. №1732/0/101-16/28 зазначено, що розмір добових не може бути нижчим, ніж зазначено в додатку 1 до Постанови № 98 для бюджетників.

Граничний розмір добових, що не оподатковується ПДФО, зазначено в пп. 170.9.1 ПКУ. Нерідко госпрозрахункові підприємства наводять його в Положенні про відрядження (щоб у працівника не виникав оподатковуваний дохід). Ця сума становить 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим НБУ в розрахунку за кожний такий день.

Однак у разі такого підходу виникає незручність, оскільки  у працівника може виникнути додатковий дохід, що оподатковується податком на доходи фізичних осіб, а також військовим збором. Про це див. тут.

Чіткого строку видачі авансу законодавством не встановлено, на чому раніше наголошували і офіційні органи (див. лист Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780). Основне правило полягає в тому, що працівник повинен бути забезпечений авансом до початку відрядження. Немає також прямої заборони виплачувати аванс частинами протягом періоду перебування працівника у  відрядженні, головне, щоб до початку відрядження працівник був профінансований  певною сумою коштів.

Слід зауважити, що аванс у гривні на закордонне відрядженння також не заборонений, адже ст. 121 КЗпП та пп. 170.9.1  ПКУ прямо не регламентують, в якій валюті  виплачувати аванс на  закордонне відрядження.

Податківці також  припускають можливість понесення працівником у відрядженні витрат за рахунок власних коштів і вважають, що небюджетні підприємства взагалі можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження або в наказах про відрядження (див. лист Міндоходів від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169).

Загалом, остаточний розрахунок  з працівником все одно буде здійснюватися на підставі затвердженого авансового звіту з урахуванням всіх отриманих ним авансових  сум ( у валюті або гривні),  а також наданих  підтвердних документів у валюті щодо понесених витрат.

Відповідно до п. 5 та п. 6 П(С)БО 21, витрати, зокрема, і добові, в межах виданого інвалютного авансу визначають за курсом НБУ на дату його видачі, а решту суми — на дату затвердження авансового звіту. Таке ж роз’яснення міститься у листі Мінфіну від 03.06.2004 р. №31-04200-30-16/9596.  Якщо працівник не отримував авансу на закордонне відрядження або отримав його у гривні, то добові та інші витрати, що визначені в іноземній валюті, розраховуються за курсом  на дату затвердження  авансового звіту.