Відрядження перенесли: що робити із виданим авансом?

Якщо навіть відрядження перенеслось, то фактично маємо справу із скасуванням одного відрядження та відкриттям іншого, адже дати в наказі на відрядження одні, й в ці дні працівник не перебуватиме у відрядженні, а працюватиме за звичайним графіком.

Саме про призму скасування відрядження, коли відрядження переноситься, говорять: «Скасування відрядження: Іноді виникають ситуації, коли з об’єктивних причин відрядження потрібно скасувати або перенести його на іншу дату. Серед найпоширеніших приводів для скасування відрядження: хвороба працівника, сімейні обставини, що не дають можливості направитися у відрядження, перенесення або відміна зустрічі тощо».

У "Віснику"  податківці зауважують: Податковим кодексом не встановлено строків здавання готівки в разі скасування відрядження. У цьому питанні бюджетні підприємства мають дотримуватися строків повернення авансу, установлених Інструкцією №59 (розділ ІІ п. 11 та розділ ІІІ п. 18), а госпрозрахункові підприємства — Положенням про службові відрядження працівників. Якщо строки повернення порушено, то така сума включається до оподатковуваного доходу працівника та є об’єктом оподаткування ПДФО і військовим збором на загальних підставах. У разі скасування закордонного відрядження працівник має повернути невитрачені кошти у валюті видачі аванс.

Що ж сказано в Інструкції №59, яка є орієнтиром при складанні Положення про відрядження.

Згідно з п. 11 розд. II Інструкції №59, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти.

При цьому, нормами законодавства не передбачено додаткових строків для здавання коштів до каси підприємства, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин (в тому числі у разі хвороби працівника).

Тобто, якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути до каси підприємства зазначені кошти. Саме таке роз’яснення міститься у підкатегорії 103.17 ресурсу «ЗІР».

Ми не даремно по всьому тексту вище виділяли фразу «якщо працівник отримав аванс на відрядження», адже у запитанні мова саме про корпоративні картки.

Оскільки аванс перераховувався на корпоративну картку, то фактично працівнику ще не було надано кошти під звіт на відрядження. Адже у разі перерахування коштів на корпоративну картку (так, вона в будь-якому разі іменна) дата видача підзвітних коштів - це дата списання грошових коштів із застосуванням корпоративної картки з рахунка підприємства.

Тож фактично працівник ще не отримав підзвітні кошти, а від так нема за що звітувати. Й відповідно вищенаведені строки про звітування й повернення коштів через скасування відрядження, вважаємо, тут не діють.

Підприємство, своєю чергою, якщо планує використати ці кошти для інших цілей може доручити уповноваженому банку повернути ці кошти на поточний рахунок без залучення працівника. Якщо ж ці кошти й надалі «зарезервовані» під відрядження, яке просто перенеслося, то відповідно потреби повертати на розрахунковий рахунок підприємства немає.

 ***

Також читайте: Скасування відрядження: від причин до звітування