Недоплатили надурочні за минулі періоди: як виправити?

Керуючись нормами Методрекомендацій №138, обліковий  період  установлюється  в колективному договорі підприємства (а за умов його відсутності – наказом керівника). Він охоплює робочий час і години роботи у вихідні і святкові дні, години відпочинку.

Щоденна або щотижнева тривалість робочого часу,  встановлена  графіком,  може  коливатися  протягом облікового  періоду,  але  загальна сума годин роботи за обліковий період має дорівнювати нормі робочого часу в обліковому періоді.

Обліковим періодом при підсумованому обліку робочого часу, як правило, є місяць. В окремих випадках застосовуються інші облікові періоди – декада (10 календарних днів місяця), квартал, півріччя, рік тощо. 

При підсумованому обліку робочого часу час, відпрацьований понад норму тривалості робочого часу за обліковий період, вважається надурочним і оплачується згідно із ст.106 КЗпП.

Відповідно до цієї статті робота в надурочний час повинна бути компенсована тільки в грошовій формі. Заміна надурочної роботи відгулом не допускається. Зазначені норми стосуються і випадків, коли застосовується підсумований облік робочого часу.

Аналогічна думка зазначена у листах Мінсоцполітики від 04.03.2019 р. №248/0/206-19 та від 05.03.2019 р. №259/0/206-19.

Оплата за всі години надурочної роботи провадиться в кінці облікового періоду або при звільненні працівника.

При цьому слід зазначити, що при визначенні надурочних годин необхідно враховувати, що години, які були працівником відпрацьовані у святковий і неробочий день згідно з його графіком роботи не потрібно виключати із розрахунку, оскільки це був звичайний робочий день згідно з графіком виходу на роботу.

Якщо працівник залучався до роботи у святковий день, у свій вихідний день (тобто за межами свого робочого часу), то ці години виключаються із розрахунку надурочних годин, оскільки вони вже оплачені у подвійному розмірі. На бажання працівника, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку (ст. 107 КЗпП).

Звертаємо увагу, що при підсумованому обліку робочого часу не є надурочною робота понад норму робочого часу в окремі дні, тижні, місяці облікового періоду, якщо зберігається загальна норма робочого часу за обліковий період. 

Крім того, до закінчення облікового періоду слід пам’ятати, що надурочні роботи не повинні перевищувати для кожного працівника чотирьох годин протягом двох днів підряд і 120 годин на рік.

Для визначення годинної ставки для оплати надурочних годин необхідно місячний оклад працівника розділити на середньомісячне число годин за обліковий період, яке має розраховуватись з урахуванням норми тривалості робочого часу за цей період, встановленої з дотриманням вимог статей 50, 51 та 53 КЗпП.

Середньомісячна кількість годин за обліковий період розраховується шляхом ділення норми тривалості робочого часу за обліковий період, на кількість місяців в обліковому періоді.

Відповідно до ст. 225 КЗпП працівник може звернутися до комісії по трудових спорах у тримісячний строк з дня, коли він дізнався або повинен був дізнатися про порушення свого права, а у спорах про виплату належної йому заробітної плати - без обмеження будь-яким строком.

Перед тим, як приступити до виправлення помилок, радимо бухгалтеру ще раз достовірно перевірити графіки роботи, та переконатися – можливо, виявлені надурочні години дублюють роботу і в святковий день, що припав за його графіком роботи, можливо працівник вийшов на заміну у свій вихідний день чи у святковий, який не припав йому за графіком та за цей відпрацьований день йому було надано інший вихідний день. Якщо ні, то як варіант, бухгалтеру можна просто привести документи «заднім числом» у відповідність: графіки роботи, видати відповідні накази, а суму недоплачених надурочних працівникам компенсувати щомісячними преміями.

Також виявлені помилки у розрахунку заробітної плати за минулі періоди можна виправити шляхом донарахування цих сум, тому що роботодавець зобов'язаний виплачувати працівнику належну йому зарплату в повному розмірі. Таке виправлення здійснюється за бухгалтерською довідкою із зазначенням причини такого донарахування, наприклад, неправильне застосування чинного законодавства.

Сума донарахованої заробітної плати, в т.ч. надурочних, включається до бази для нарахування ЄСВ, утримання ПДФО і військового збору у місяці, в якому здійснено донарахування.

Донараховану зарплату відображають у місяці її безпосереднього донарахування разом із іншими виплатами працівнику у поточному місяці. При цьому записи у бухгалтерському обліку ідентичні, як і при нарахуванні зарплати.

Отже, виправлення помилки таким чином в обох варіантах дає можливість уникнути штрафів щодо ЄСВ, ПДФО та військового збору, а також не потребує коригування раніше поданої звітності, а лише відобразити донарахування сум надурочних в поточній звітності.