Як розрахувати резерв відпусток, якщо раніше його не створювали?

Першочергово необхідно визначити, чи повинно було підприємство нараховувати резерв відпусток до 2019 року. Якщо такого обов’язку у підприємства не було (наприклад, підприємство було мікропідприємством), то варіанти врахування днів невикористаної відпустки при розрахунку резерву на 2019 рік ми розглядали тут.

А от якщо підприємство і до 2019 року мало нараховувати резерв, то це помилка, яка, відповідно, передбачає внесення виправлень як до бухгалтерського обліку, так і до податкової Декларації з податку на прибуток.

Розрахунок резерву на початок 2019 року

Залишок забезпечення на виплату відпусток станом на кінець звітного року визначають за розрахунком, який ґрунтується на кількості днів не використаної працівниками щорічної відпустки та середньоденної оплати праці працівників (п. 8.2 розд. III Положення №879). Середньоденну оплату праці розраховують згідно з Порядком №100.

Залишок резерву (Рзал) по кожному працівнику визначають за формулою:

Рзал = ФОП / (КД — Св — В) * Двід * Кєсв, де:

ФОП — фактично нарахована зарплата зa попередні 12 календарних місяців aбо за фактично відпрацьований період (з 1-го до 1-го числа), якщо співробітник пропрацював менше року;

КД — кількість календарних днiв у розрахунковому періоді;

Св — кількість святкових і нeробочих днів в розрахунковому періоді;

В — час, протягом якого пpацівник відповідно до чинного законодавства aбо з інших поважних пpичин не працював і зa ним не зберігався заробіток aбо зберігався частково в pозрахунковому періоді;

Двід — кiлькість невикористаних днів відпустки;

Кєсв — коефіцієнт, щo збільшує резерв відпусток нa суму нарахувань ЄСВ.

Таким чином, сума у записі на 01.01.2019 року Дт 44 Кт 471 буде складатись з двох частин:

• розрахованої суми резерву на 2019 рік із врахуванням ФОП за 2018 рік та затвердженого графіку відпусток на 2019 рік;
• проінвентаризованого залишку резерву враховуючи кількість днів невикористаної відпустки станом на 31.12.2018 та ФОП за 2018 рік.

Зверніть увагу, що для виправлення помилки в бухгалтерському обліку достатньо здійснити такий розрахунок лише на 31.12.2018 року. А от для виправлення показників у податковій звітності підприємство має окремо провести розрахунок резерву за кожний рік, визначити суму резерву який мав би бути нарахований та порівняти його із сумою нарахованих і відображених у складі поточних витрат відпускних за такий період (зокрема у Декларації за 2018 рік підприємство має зменшити фінансовий результат до оподаткування на суму резерву відпусток на 2019 рік, який би мав бути нараховано на кінець 2019 року).

Тобто, за рахунок резерву відпусток у платника податку витрати на відпустку виникають у попередньому році, від того за який фактично будуть нараховані такі відпускні (резерв відпусток на 2019 рік потрапляє до витрат у 2018 році, а у 2019 році ці суми відпусток не потрапляють до витрат, а списуються за рахунок такого резерву).

Резерв у 2019 році

Оскільки в 2019 році відпустки також відображались за рахунок поточних витрат, а не за рахунок нарахованого резерву, то це помилка поточного періоду. Помилки поточного року виправляються у поточному році за допомогою методу «червоне сторно» помилкових бухгалтерських записів (зокрема, нарахування відпускних за рахунок витрат), та відображення правильних записів (нарахування відпусток з відповідного резерву):

- Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 - сума нарахованих за 2019 рік відпускних з «-»;

- Дт 471 — Кт 661, 651 (сума нарахованих в 2019 році відпускних в межах резерву який нараховано на кінець 2018 року) і Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 661, 651 (сума нарахованих у 2019 році відпускних понад резерв).

На кінець 2019 року підприємство проводить інвентаризацію резерву відпусток і його нарахування на 2020 рік відповідно до затвердженого графіка відпусток на 2020 рік, та нарахованої заробітної плати у 2019 році (тобто використовується аналогічна, до наведеної вище формули).

Нарахування резерву відпусток на 2020 рік

Чіткого алгоритму створення резерву відпусток немає.

Механізм нарахування резерву відпусток полягає в тому, що для нарахування резерву слід фактично нараховану заробітну плату в поточному місяці помножити на коефіцієнт резервування. Своєю чергою, коефіцієнт резервування обчислюється як частка від річної планової суми відпусткових, поділеної на загальний плановий фонд оплати праці (без урахування відпусткових).

До складу планового фонду оплати праці входять усі складові заробітної плати (основна, додаткова, компенсаційні та заохочувальні виплати). По суті, цей показник можна взяти зі штатного розпису на наступний рік. Якщо не планується істотного підняття заробітної плати, то цей коефіцієнт можна обраховувати одноразово на весь рік, якщо ж заробітна плата буде істотно змінюватися, коефіцієнт треба перераховувати.

Сума резерву відпусток рахується за формулою, яка виглядає так:

Рв = ЗПміс х ПланВитрВідп(річн.) : ФОП(річн.),

де: Рв, це, звісно, резерв відпусток;

ЗПміс – це фактично нарахована у певному місяці заробітна плата працівників;

ПланВитрВідп(річн.) – це ось та планова сума витрат на оплату відпусток, яка порахована за графіком на рік;

і ФОП(річн.) – це планова сума витрат на оплату праці.

Зверніть увагу! Усі три показники містять у собі суму ЄСВ, яка на них нараховується.