Працівник у відрядженні сплатив «іноземний» штраф, виписаний на підприємство: які наслідки?

Чи є право на витрати?

Перш за все відзначимо, що із 01.01.2015 р. об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається за правилами бухобліку із коригуванням на податкові різниці, визначені ПКУ. Різниці на негосподарські витрати у ПКУ немає. Отож усі понесені витрати підприємством, які відповідають витратам згідно із П(С)БО 16 на підставі первинних документів відображаються в обліку як витрати.

Втім, вважаємо, що витрати водія по сплаті штрафу є витратами, пов’язаними з господарською діяльністю підприємства.

Нагадаємо, що згідно з п. 6 П(С)БО 16 витратами звітного періоду визнаються або зменшення активів, або збільшення зобов'язань, що призводить до зменшення власного капіталу підприємства (за винятком зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками), за умови, що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

Витрати, які неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, відображаються у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені. У питанні, описаного вище, мова йде про інші операційні витрати (рахунок 949).

Згідно із ст. 9 Закону №996, підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Авансовий звіт є таким документом.

Перелік витрат, які понесені у відрядженні та відшкодовуються працівникам (без оподаткування), містить пп. 170.9.1 ПКУ. Для відшкодування таких витрат потрібно надати підтвердні (розрахункові) документи.

Якщо керівник підтверджує доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат на користь підприємства та відповідно затверджує авансовий звіт працівника, то при компенсації понесених витрат оподатковуваного доходу у фізособи немає, звичайно ж, якщо працівник прикріпить до авансового звіту підтверджуючі документи щодо придбаних товарів/робіт/послуг.

Як саме керівник має підтверджувати доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат Мінфін не роз’яснює. Втім, вважаємо, що у звичайній ситуації це фактично відбувається шляхом затвердження керівником підприємства авансового звіту.

Відповідно до умов питання – має бути до авансового звіту доданий документ, що підтверджує накладення штрафу та документ, що підтверджує сплату такого штрафу готівкою. Про підтверджуючі документи ми писали також тут.

Бухоблік

Якщо відряджений працівник отримав аванс, то його заборгованість по 372 рахунку є немонетарною статтею, так як початково очікується, що авансу вистачить на відрядження та ніяких грошових коштів він повертати не буде. А тому курсові різниці не розраховують (п. 7 П(С)БО 21) і при складанні звіту про відрядження всі витрати списуються за курсом, що діяв на дату видачі авансу. Визнання витрат по отриманому штрафу датою авансового звіту: Дт 948 Кт 372.

Якщо ж суми авансу не вистачило, й працівник розрахувався власними коштами, то саме датою затвердження авансового звіту у бухобліку виникає кредиторська заборгованість перед працівником Кт 372 та визнання витрат по отриманим штрафам – Дт 948.

У такій ситуації заборгованість по 372 рахунку залишається немонетарною, адже суму подальшої компенсації працівнику понесених витрат виплачують у гривнях, тому курсову різницю визначати не треба й авансовий звіт складається за курсом НБУ на дату видачі авансу.

Втім, тут все-таки виникає питання із різницею у курсах для самого працівника. Адже працівник витратив власні кошти по курсу на дату витрачання, а відшкодовувати йому будуть по курсу на дату виплати боргу (підкатегорія 109.19 ресурсу «ЗІР»[1], п. 19 р. III Інструкції №59). Тому на дату видачі боргу працівнику необхідно відкоригувати його суму з урахуванням курсу НБУ на день видачі. Така різниця не вважається курсовою, так як не обумовлена вимогами П(С)БО 21, тому, автор вважає, що її слід відображати за рахунками 719 або 949.

Також читайте тут, тут та тут.