Строки щодо компенсації працівникам власних витрачених коштів для цілей підприємства

Фахівці Мінфіну у своїй УПК №181 зазначають, що у разі, коли придбання товарів (робіт, послуг) здійснюється в рамках трудових обов’язків працівника, то незалежно від того, чи видані кошти під звіт, чи витрачені з такою метою власні кошти працівника, які потім відшкодовані роботодавцем, такі відносини слід розглядати з урахуванням вимог законодавства про працю.

У разі придбання працівником за власні готівкові кошти або з використанням власних платіжних карток товарів для потреб підприємства, використання власних коштів у відрядженні до бухгалтерської служби подається у визначені законодавством строки Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт.

Якщо керівник підприємства підтвердив доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та затвердив зазначений Звіт, бухгалтерська служба відображає у бухгалтерському обліку зобов’язання перед підзвітною особою, визнане підприємством, за кредитом субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Хоча в УПК й розглядається ситуація з трудовою функцією працівника (тобто, коли у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо зазначено, що до його трудових обов’язків входить придбання товарів/робіт/послуг для підприємства), втім, вважаємо, що вищевказані висновки УПК за аналогією поширюються й на випадок, коли такі витрати працівник несе не у зв’язку із трудовою функцією.

На замітку!

Виходячи із роз’яснень фахівців ДФС, НБУ та Мінсоцполітики (листи НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958, від 21.06.2016 р. № 50-0004/51974 і від 14.09.2016 р. № 18-0005/76945, лист Міндоходів від 01.10.13 р. № 4878/Т/99-99-17-02-01-14, лист  Мінсоцполітики від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13)):

1) якщо працівник платить за товари, роботи, послуги з власних коштів тому, що це передбачено його трудовими обов’язками (зазначено у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо), то це трудові відносини. І спір щодо відшкодування цих витрат теж розглядатиметься за КЗпП;

2) якщо ж ні, але відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, то це цивільно-правові відносини.  При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування.Про це ми зазначали тут.

Таким чином, якщо керівник підтверджує доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат та відповідно затверджує авансовий звіт працівника, то при компенсації понесених витрат оподатковуваного доходу немає, звичайно ж, якщо працівник прикріпить до авансового звіту підтверджуючі документи щодо придбаних товарів/робіт/послуг.

Як саме керівник має підтверджувати доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат Мінфін не роз’яснює. Втім, вважаємо, що у звичайній ситуації це фактично відбувається шляхом затвердження керівником підприємства авансового звіту. Саме датою затвердження авансового звіту у бухобліку виникає кредиторська заборгованість перед працівником – Кт 372 та визнання активів чи витрат – Дт 20, 22, 28 або ж Дт 92-94.

За логікою, в описаній ситуації у питанні, мало б відбуватися навпаки – керівник відділу продажу підтверджує доцільність та обґрунтованість здійснених працівником витрат, а вже на підставі цієї інформації керівник СГ має затвердити авансовий звіт. Адже затвердивши Звіт, відбувається визнання заборгованості перед працівником й керівник автоматично визнає доцільність витрат. Тому навіть, якщо керівник продажів у своєму звіті зазначить, що витрати від працівників на рекламний захід складають, наприклад, 1000 грн, а керівник СГ затвердить авансових звітів в сумі на 1500 грн, то просто відбудеться перерозподіл витрат – Дт 93 на суму 1000 грн та Дт 949 на суму 500 грн. Затверджений звіт керівника відділу продажів ніяк не вплине на вже визнану кредиторську заборгованість.

Зауважимо, що у податковому законодавстві прописані терміни подання авансового звіту  (до речі, податківці вимагають, щоб ці терміни були збережені й працівниками, що подають авансовий звіт, якщо вони просять компенсації власних витрачених коштів). Тоді як термінів щодо компенсації витрат, понесених працівником за власні кошти, немає. Про строки давності за невиплаченою працівникам сумі, що висить на Кт 372, ми писали тут.

З огляду на все вищесказане, податкових ризиків у зв’язку із тим, що різні дати затвердження авансових звітів та звіту про витрачені кошти на рекламну акцію, ми не бачимо.