Компенсація витрачених коштів працівником у закордонному відряджені: строк давності, авансовий звіт, оподаткування, підверджу

Строк давності

Виходячи із роз’яснень фахівців ДФС, НБУ та Мінсоцполітики (листи НБУ від 30.01.2014 р. № 27-011/3958, від 21.06.2016 р. №50-0004/51974 і від 14.09.2016 р. №18-0005/76945, лист Міндоходів від 01.10.13 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14, лист Мінсоцполітики від 14.09.2016 р. №13517/0/14-16/13):

1) якщо працівник платить за товари, роботи, послуги з власних коштів тому, що це передбачено його трудовими обов’язками (зазначено у колективному або в трудовому договорі, в наказі керівника тощо), це трудові відносини. І спір щодо відшкодування цих витрат теж розглядатиметься за КЗпП;

2) якщо ж ні, але відшкодування витрат здійснюється за авансовим звітом, то це цивільно-правові відносини.  При цьому немає значення, чи був із працівником попередньо укладений договір доручення. Працівник, який подав такий звіт, матиме право на відшкодування.

Про це ми зазначали тут.

Хоча вважаємо, що ситуацію, коли працівник витрачає власні гроші на потреби підприємства, все-таки логічніше розглядати під призмою цивільно-правових норм. Адже, погодьтеся, трудові обов’язки працівника, навіть керівника, навряд чи можуть передбачати витрачання власних грошових коштів на потреби підприємства.

Загальний строк позовної давності за цивільним законодавством становить 3 роки (ст. 257 ЦКУ).

Тепер з’ясуємо з якої дати слід вести відлік. У цьому допомогли фахівці ще Міндоходів у листі від 01.10.13 р. №4878/Т/99-99-17-02-01-14.

Якщо в колективному трудовому договорі передбачено термін для виплати компенсації підприємством витрат, понесених працівником на господарські потреби підприємства в прив'язці до дня затвердження Авансового звіту, тоді починати відлік терміну позовної давності необхідно з дня, наступного за днем ​​затвердження такого звіту.

В іншому випадку або в разі, якщо інший відправної точки немає, слід керуватися Нормою ч. 2 ст. 530 ЦКУ. Так, боржник повинен виконати такий обов'язок у 7-денний строк від дня пред'явлення письмової вимоги. Термін давності в 3 роки у такому разі почне свій відлік з 8 дня з дати пред'явлення працівником такої  вимоги.

Й далі фахівці Міндоходів продовжують, що у зв'язку з чим можна стверджувати, що, поки працівник не звернеться на підприємство з письмовою вимогою про повернення заборгованості (зокрема, витрачених коштів для вирішення господарських або виробничих питань підприємства), відлік терміну позовної давності щодо заборгованості підприємства перед працівником не починається.

Зазначимо, що згідно з ст. 1006 ЦКУ після виконання доручення працівник повинен передати підприємству всі придбані у зв’язку з виконанням доручення ТМЦ та подати звіт із доданими до нього документами, що підтверджують понесені витрати. Норми ЦКУ не конкретизують питання щодо форми цього звіту. Хоча й обов’язку складати саме авансовий звіт при звітуванні за власні витрачені кошти працівником у законодавстві немає, втім саме цю форму радять складати фахівці Мінфіну (див.  УПК Мінфіну від 26.04.2019 р. №181, лист від 01.12.2016 р. №31-11170-16-29/34246), швидше за все для виконання норми ст. 1006 ЦКУ.

Таким чином, якщо у колективному чи трудовому договорі прописаний термін виплати компенсації у прив'язці до дня затвердження авансового звіту, то по сплину 3-х років після завершення терміну такої виплати, виходить, що у підприємства виникає безнадійна кредиторська заборгованість. Втім не радимо спішити із радісними висновками – списати заборгованість та забути про неї.

Адже судячи із судової практики суди* на підставі Ухвали Верховного Суду України в від 06.04.2011 року у справі №6-17467св08 все-таки розглядають кредиторську заборгованість по підзвітних коштах, що виникли у зв’язку із невідшкодуванням понесених витрат за власний кошт працівниками, й є не погашеною при звільненні працівника все-таки в призмі трудових відносин. А тут строк давності не 3 роки, а 3 місяці від дати порушення своїх прав згідно з ст. 233 КЗпП, й такою датою зазвичай є дата звільнення. Тому, звільнені працівники, яким не повернули витрачені власні кошти, можуть протягом 3 місяців із дня звільнення звернутися до суду про стягнення таких коштів від роботодавця.

^{*  Див. Справа № 462/573/14, Рішення АС м. Чернівці (справа № 724/2-1303/13),  Справа № 219/6055/16-ц, Рішення Добропільського міськрайонного суду Донецької області (справа № 227/116/17).}

Підсумуємо: таким чином, оскільки відрядження здійснювалося у 2017 та 2018 роках, а працівник ще не звертався із вимогою щодо компенсації понесених ним витрати, то відлік терміну позовної давності щодо заборгованості підприємства перед працівником не починається. Відповідно наразі працівник може звернутися із вимогою про компенсацію витрат.

Авансовий звіт

Як ми вище вказали, в цілому нормативно не передбачено, що саме слід подавати форму Авансового звіту у разі вимоги про відшкодування понесених витрат працівником, втім Мінфін  та й податківці говорять про нього й цій ситуації.

 Санкцій за подання Авансового звіту зараз за відрядження у 2017 та 2018 році при витраченні власних коштів немає. Про це ми говорили тут https://consulting.dtkt.ua/labor/labor-relations/11234

Детально про правила складання авансового звіту ми говорили тут https://news.dtkt.ua/accounting/reposts/55568 Про авансовий звіт при понесені витрат в інвалюті ми писали тут https://consulting.dtkt.ua/labor/labor-relations/9709 Єдине що при інформації про одержаний аванс та відповідно залишку від авансу не буде в Авансовому звіті (там прочерки будуть).

Що стосується курсу визнання витрат та суми компенсації, то ми про це писали тут https://consulting.dtkt.ua/accounting/individual-transactions/9445

Оподаткування компенсації

У разі якщо юридичною особою (роботодавцем) відшкодовуються витрати, понесені фізичною особою (працівником) під час відрядження за власні кошти, то сума таких відшкодованих витрат не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, за умови виконання усіх вимог, встановлених п. 170.9 ПКУ (підкатегорія 103.04 ресурсу «ЗІР»[1]).

Добові. Сума добових визначається в разі відрядження до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів сума добових включається до оподатковуваного доходу платника податку (18% ПДФО та 1,5% ВС) при їх компенсації працівнику (підкатегорія 103.17 ресурсу «ЗІР»[2]).

Отже, документальне підтвердження, на що були витрачені добові і чи були вони взагалі працівником витрачені, не потрібне. Але для того, щоб визначити їх розмір – кількість днів перебування у відрядженні, документи потрібні. Детальніше про це ми писали тут https://consulting.dtkt.ua/labor/labor-relations/7766  та також радимо глянути тут https://consulting.dtkt.ua/labor/labor-relations/7402

Компенсація понесених витрат. Після довгої суперечки із ДФС, Мінфін в УПК від 26.04.2019 р. №181 компенсація за придбані коштом працівника ТМЦ послуги, роботи – не дохід співробітника, а відповідно немає утримань ПДФО та ВС, якщо працівник разом із Авансовим звітом надасть відповідні підтвердні документи (первинні, розрахункові) щодо придбання товарів, робіт послуг.

Зауважимо!

Згідно з Інструкції №59 разом із Авансовим звітом подаються документи (в оригіналі), що підтверджують вартість оплачених витрат, із зазначенням форми їх оплати (готівкою, чеком, платіжною карткою, безготівковим перерахунком).

Відповідно до п.14 Інструкції №59 підтвердними документами, що засвідчують вартість понесених у зв'язку з відрядженням витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону про РРО та ПКУ. У разі відрядження за кордон підтвердні документи, що засвідчують вартість понесених за кордоном у зв'язку з таким відрядженням витрат, оформлюються згідно із законодавством відповідної держави.

Якщо підтвердний документ, названий у ПКУ (у п.170.9 ПКУ), водночас є розрахунковим документом у розумінні Закону про РРО, то в цьому випадку для підтвердження витрат на відрядження можна обійтися одним таким документом. Якщо ж той чи інший документ є підтвердним згідно з ПКУ, але не вважається розрахунковим з точки зору Закону про РРО, то на додаток до нього необхідно надати ще й розрахунковий документ (касовий чек, товарний чек, розрахункову квитанцію).

Тому, аби не виникало питань від ДПС до авансового звіту варто прикріпити й оригінал розрахункового або платіжного документа, що підтверджує здійснення розрахункової операції в готівковій або безготівковій формі (платіжне доручення, касовий чек, розрахункову квитанцію, виписку з карткового рахунку) й первинні документи.

Тож, немає оподаткування, якщо працівник надасть авансовий звіт та прикріпить до нього підтвердні розрахункові документи щодо понесених витрат.

Якщо ж витрачання власних коштів працівником документально не підтверджено, то при прийнятті рішення роботодавцем щодо компенсації таких витрат (навіть на підставі авансового звіту), у такого працівника виникає оподатковуваний дохід. Який саме? Вважаємо, що додаткове благо у вигляді суми грошового або майнового відшкодування будь-яких витрат або втрат платника податку відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

З суми відшкодування слід буде утримати ПДФО за ставкою 18%  та ВС – 1,5%. У формі №1ДФ такий дохід слід показати відповідно із ознакою «126». Про це також говорили регіональні податківці на своєму сайті – див тут http://zp.sfs.gov.ua/media-ark/news-ark/275063.html та тут http://kyiv.sfs.gov.ua/okremi-storinki/arhiv1/275628.html

Вважаємо, що тут недоречно застосовувати норму пп. 164.2.11 ПКУ, адже у випадку із витраченими власними коштами, немає суми перевищення, тобто позитивної різниці між виданою під звіт сумою та фактично витраченою, адже під звіт нічого не видавалося.

Що стосується строки сплати ПДФО та ВС, то вважаємо, що ПДФО та ВС слід перерахувати на дату виплати доходу згідно з пп. 168.1.2 ПКУ.