Доставка товару: постачальник та відправник – різні ФОПи

На наш погляд, ТОВ має право віднести на витрати суму за доставку товару, навіть якщо відправником в документах перевізника зазначена інша особа (ФОП 2), а не постачальник (ФОП 1), який отримав оплату. Однак, щоб уникнути потенційних питань з боку контролюючих органів, цю розбіжність варто належним чином задокументувати. Ключовим є доведення зв'язку між поставкою товару від ФОП 1 та конкретною відправкою, здійсненою ФОП 1.

Далі - детальніше.

Визнання витрат у бухгалтерському та податковому обліку

Основою для бухгалтерського та податкового обліку є первинні документи, які фіксують факт здійснення господарської операції. Відповідно до ст. 9 Закону про бухоблік, первинні документи повинні містити обов'язкові реквізити, що дозволяють ідентифікувати операцію та її учасників.

У вашій ситуації є два окремі комплекти документів:

• Документи на придбання товару: договір, рахунок-фактура, видаткова накладна від ФОП 1 та банківська виписка про оплату на її рахунок. Ці документи підтверджують факт купівлі-продажу товару.
• Документи на доставку: експрес-накладна (ЕН) від "Нової пошти", де відправником є ФОП 2, а отримувачем і платником послуг доставки — ваше ТОВ. Цей документ підтверджує факт надання та оплати послуг з перевезення.
• Витрати на доставку товарів, що придбаваються, є витратами, пов'язаними з господарською діяльністю, і включаються до первісної вартості запасів (згідно з НП(С)БО 9).

Суть проблеми: принцип реальності господарської операції

Головний ризик полягає в тому, що під час податкової перевірки може виникнути питання щодо реальності (достовірності) господарської операції. Контролюючий орган може поставити під сумнів зв'язок між отриманим товаром (ФОП 1) та відправкою товару (ФОП 2).

Аргумент податківців може бути таким: "Ви отримали посилку від ФОП 2, а не від ФОП 1, якій ви заплатили. Отже, доставка не стосується цієї поставки".

Обґрунтування правомірності та мінімізація ризиків

Ваше завдання — довести, що ФОП 2 діяв за дорученням або за погодженням з ФОП 1 і відправив саме той товар, який ви придбали у неї.

Ваші аргументи:

• Є повний пакет документів, що підтверджує придбання товару у ФОП-1 (договір, видаткова накладна, платіжне доручення).
• Є документ, що підтверджує отримання та оплату послуг доставки ("Нова пошта").

Товар, зазначений у видатковій накладній від ФОП 1, фактично надійшов на склад підприємства, що підтверджується прибутковими документами.

Практичні рекомендації для мінімізації ризиків:

Щоб убезпечити себе від можливих претензій, може бути доречним отримати письмове пояснення від постачальника – ФОП 1. Зверніться до ФОП 1 з проханням надати офіційний лист-пояснення (у довільній формі) на фірмовому бланку (за наявності). У листі має бути зазначено приблизно таке:

«На виконання договору №__ від ..2025 р. та видаткової накладної №__ від ..2025 р., відправка товару на адресу ТОВ "Ваша назва" була здійснена за моїм дорученням ФОП-2 (РНОКПП ________) через ТОВ "Нова пошта" (ЕН №_________)».

Такий лист буде надійним доказом зв'язку між операціями.

На майбутнє — узгодити процедуру з постачальниками. Повідомте постачальників про важливість відповідності даних в усіх документах, щоб уникнути подібних ситуацій у майбутньому. Попросіть, щоб відправником у документах перевізника завжди зазначалась та особа, яка є постачальником за договором.

Висновок:

• Включення витрат на доставку: ТОВ може включити витрати на доставку до складу витрат, навіть якщо відправником є ФОП 2, а не ФОП 1, за умови документального підтвердження зв’язку між поставкою та доставкою;
• Ризик податкових перевірок: Розбіжність між постачальником (ФОП 1) та відправником (ФОП 2) може викликати сумніви у контролюючих органів щодо реальності операції, тому потрібні докази зв’язку;
• Мінімізація ризиків: Для уникнення претензій рекомендовано отримати від ФОП 1 лист-пояснення про доручення відправки ФОП 2 та узгодити з постачальниками відповідність даних у документах.