Відрядження: документи, які підтверджують зв'язок із госпдіяльністю

Перш за все відзначимо, що із 01.01.2015 р. об’єкт оподаткування податком на прибуток визначається за правилами бухобліку із коригуванням на податкові різниці, визначені ПКУ.

Різниці на негосподарські витрати у ПКУ немає. Отже, усі понесені витрати підприємством, які відповідають витратам згідно із П(С)БО 16 на підставі первинних документів відображаються в обліку як витрати.

Нагадаємо, що згідно з п. 6 П(С)БО 16 витратами   звітного   періоду  визнаються  або  зменшення активів,  або збільшення зобов'язань,  що призводить до  зменшення власного капіталу  підприємства  (за  винятком  зменшення капіталу внаслідок його вилучення або розподілу власниками),  за умови,  що ці витрати можуть бути достовірно оцінені.

Витрати, які неможливо  прямо  пов'язати  з  доходом  певного періоду,  відображаються у складі витрат того звітного періоду,  в якому вони були здійснені. У питанні, описаному вище, мова йде про витрати на збут (рахунок 93).

Згідно із ст. 9 Закону про бухоблік, підставою для бухобліку господарських операцій є первинні документи. Авансовий звіт є таким документом. 

Необхідність зв’язку витрат із госпдіяльністю потрібен лише для цілей ПДВ (якщо придбаваються товари, послуги для підприємства) та ПДФО/ВЗ – з огляду на компенсація витрат відрядженого працівника.

Перелік витрат, які понесені у відрядженні та відшкодовуються працівникам (без оподаткування), містить пп. 170.9.1 ПКУ. Для відшкодування таких витрат потрібно надати підтвердні (розрахункові) документи. Однією з обов’язкових умов для їх звільнення від оподаткування є зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця.

Зв’язок відрядження з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає, можна підтвердити такими документами (абз. 16 пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ):

• запрошенням сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає;
• укладеним договором або контрактом;
• іншим документом, який установлює чи засвідчує бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документами, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з господарською діяльністю роботодавця/сторони, що відряджає (цей останній момент також був прописаний ДПС у листі від 02.02.2017 р. №1945/6/99-99-13-02-03-15). 

Теж саме по суті сказано й в Інструкції №59, яка носить довідковий характер для госпрозрахункових підприємств, і на основі якої зазвичай й складається наказ про відрядження по підприємству.

Але зазначимо, що це не виключний перелік, адже у нормі використано фразу «зокрема (але не виключно)». Так, необхідний перелік документів можна закріпити в наказі по підприємству.

Тож судячи із переліку, наведеного у ПКУ чи Інструкції №59, можна використовувати як підтвердження зв’язку із госпдіяльністю щонайменше один із вищевказаних документів. Звісно, заради спокою бажано зібрати якомога більше документів. Як варіант, можна передбачити встановлення внутрішнього документу – як звіт після переговорів, із якого випливатиме яке рішення по перемовинам та/або звіт про укладені договору за певний період (квартал, півріччя, рік).