Скільки разів на рік потрібно затверджувати штатний розпис?

Штатний розпис ― це організаційний документ, у якому визначається перелік посад (професій), кількість штатних одиниць, розмір посадових окладів, надбавок і доплат за умови, що останні передбачені системою оплати праці й мають постійний характер (наприклад, за ранг державного службовця, науковий ступінь, вчене звання, вислугу років, роботу в нічний час тощо). Відповідно до пункту 3 статті 64 Господарського кодексу України, юридичні особи мають право самостійно визначати свій штатний розпис.

Розробляють штатний розпис на підставі затвердженої структури і штатної чисельності юридичної особи, положення про оплату праці та з урахуванням вимог законодавчих й інших нормативно-правових актів. Найменування посад (професій) у штатному розписі мають відповідати чинному Класифікатору професій.

Штатний розпис оформлюють на загальному бланку юридичної особи або на стандартних аркушах паперу формату А4.

Під час оформлення штатного розпису слід мати на увазі, що:

• датою цього документа є дата його затвердження;
• текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці;
• підписує цей документ посадова особа, відповідальна за його підготовку;
• візує штатний розпис керівник фінансової служби (головний бухгалтер);
• у разі погодження штатного розпису з юридичною особою вищого рівня обов’язково оформлюють реквізит «Гриф погодження»;
• особисті підписи посадових осіб у грифі затвердження і грифі погодження скріплюють печатками відповідних юридичних осіб (за наявності);
• зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

У штатному розписі мають бути конкретні суми окладів. «Вилки» окладів не зазначаються. Вилка окладів застосовується як варіант того, як може збільшитися оклад упродовж року чи іншого періоду. Зазвичай для цього використовують так звану Схему посадових окладів. На цьому наголошує й Мінсоцполітики (лист від 28.12.2016 р. №1812/0/101-16/284).

Якщо виникла потреба уточнити чи змінити назву посади у штатному розписі відповідно до Класифікатора професій, видається наказ про внесення до штатного розпису відповідних змін. Із наказами, що стосуються затвердження штатного розпису або змін до нього, працівників не ознайомлюють. Проект наказу візує його укладач. Потребу у візуванні (внутрішньому погодженні) проекту наказу іншими посадовими особами організація визначає самостійно з урахуванням зазначеного у главі 5 розділу ІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 р. №1000/5.

Внесення змін до штатного розпису у зв’язку із підвищенням МЗП

Мінімальна заробітна плата — це законодавчо встановлений розмір заробітної плати за просту, некваліфіковану працю, нижче якого не може провадитися оплата за виконану працівником місячну, а також погодинну норму праці (обсяг робіт). До мінімальної заробітної плати не включають доплати, надбавки, заохочувальні та компенсаційні виплати.

Мінімальна заробітна плата є державною соціальною гарантією, обов’язковою на всій території України для підприємств, установ, організацій усіх форм власності і господарювання та фізичних осіб (ст. 95 КЗпП).

Установлення на рівні мінімальної заробітної плати тарифних ставок (посадових окладів) для працівників, які виконують кваліфіковану працю (роботу, що потребує певних навичок або освіти), є порушенням вимог законодавства про працю.

Якщо штатним розписом передбачено посадові оклади (тарифні ставки) у розмірі мінімальної заробітної плати, варто видати наказ про внесення змін до штатного розпису з метою усунення порушень в оплаті праці окремих працівників. Якщо у штатному розписі організації фігурує мінімальна заробітна плата, то у разі її підвищення також слід внести зміни до штатного розпису.

Часто в організаціях система оплати праці «прив’язана» до розміру МЗП із «прив’язкою» до міжпосадових коефіцієнтів. Таким чином, зростання  МЗП  потягне за собою кратне збільшення посадових окладів працівників. Оскільки змін зазнають усі посади в штатному розписі, доцільно затверджувати штатний розпис у новій редакції.

Якщо система оплати праці в організації побудована так, що підвищення МЗП не тягне за собою збільшення посадових окладів за іншими посадами, то й збільшувати їх не обов’язково.

Наказ про внесення змін до штатного розпису

Накази про затвердження штатного розпису, внесення змін до штатного розпису належать до:

• наказів з основної діяльності — в організаціях, які створюють документи Національного архівного фонду;
• наказів з кадрових питань тривалого (75 років) строку зберігання — в інших організаціях.

Наказ про підвищення зарплати працівнику

Індивідуальні накази з кадрових питань про підвищення зарплати належать до групи наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання.

З наказом з кадрових питань працівника, щодо якого відбувається зміна окладу, слід ознайомити під особистий підпис.

 Саме на підставі кадрового наказу працівнику нараховується заробітна плата у новому розмірі, а не на підставі штатного розпису.

Попри те, що системи та розміри оплати праці є істотними умовами праці, роботодавець зобов’язаний повідомити працівників про зміни в оплаті праці за два місяці тільки у випадку, якщо зміни відбуватимуться у бік погіршення (ст. 103 КЗпП). Якщо мова йде про підвищення заробітної плати, попереджати про таке підвищення за два місяці не потрібно.

Затвердження штатного розпису та внесення змін

Штатний розпис затверджують наказом про затвердження штатного розпису або шляхом затвердження самого штатного розпису. Затверджують штатний розпис під час створення організації, а потім, як правило, на кожен наступний рік (попри те,  що жодних змін не вносили).

Зміни до штатного розпису вносять на підставі наказу (розпорядження) з основної діяльності юридичної особи. Кількість і періодичність таких змін протягом року не обмежуються.

Якщо ж упродовж строку дії до штатного розпису вносять значні зміни, то його слід перезатвердити у новій редакції, а наказом про штатний розпис визнати попередній штатний розпис таким, що втратив чинність.

На що впливає цей документ, якщо виявлені помилки в його заповненні за минулі місяці?

В штатному розписі зазначають такі дані:

1. найменування структурного підрозділу;

2. найменування посади (професії);

3. код за класифікатором професій;

4. кількість штатних одиниць;

5. посадовий оклад

6. надбавки;

7. місячний фонд оплати праці тощо.

Дані цього документа мають збігатися із зазначеним в кадровій документації. Наприклад, найменування посади в штатному розписі має збігатися із записом наказу про прийняття працівника чи переведення та із зазначеним в трудовій книжці працівника. Кількість штатних одиниць має відповідати фактичній кількості штатних одиниць та ін.

Позаяк  підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і штатний розпис (ст. 64 Господарського кодексу України), а назви посад (професій), які передбачаються в штатному розписі, мають відповідати Класифікатору професій, то з урахуванням необхідності врегулювання та забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення та оплату праці затвердження штатного розпису на підприємстві є обов’язковим. Отже, відсутність останнього слід вважати порушенням вимог законодавства про працю, за яке роботодавця може бути притягнуто до адміністративної відповідальності.

А саме:

1. підприємству може загрожувати штраф у розмірі 1 МЗП за порушення вимог трудового законодавства (ч. 2 ст. 265 КЗпП);

2.  посадові особи підприємства можуть притягатися до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу в розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн) за порушення трудових прав працівників (ч. 1 ст. 41 КУпАП).

Якщо назва посади у штатному розписі не відповідає Класифікатору, передбачена також відповідальність у розмірі 1 МЗП (ст. 265 КЗпП)

На жаль, із запитання не зрозуміло,  які саме виявлені помилки в штатному розписі у цьому випадку.  Якщо виявлено помилки, рекомендуємо їх негайно виправити наказом або ж взагалі перезатвердити штатний розпис у новій редакції. 

Перезатверджувати штатний розпис щомісячно не потрібно, якщо не було значних змін в цьому документі.

Також про штатний розпис читайте тут.