Нечітка печатка в трудовій книжці: чи слід виправляти запис?

Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення (п. 2.4 Інструкції №58).

Прямих роз’яснень Мінсоцполітики щодо того, чи є помилкою нечітка печатка в трудовій книжці при звільненні працівника, немає. Втім, це слідкує опосередковано із листа від 16.04.2013 р. №54/06/186-13: «Це пов'язано з необхідністю належного оформлення трудової книжки (пп. 2.12, 2.5, 2.4, 4.1), її зберігання (п. 6.2 Інструкції) та обліком трудових книжок (абз. 3 пп. "б" п. 7.1 Інструкції)».

Тож, якщо щось зроблено не так, як передбачено, зокрема, у п. 2.4 Інструкції №58, то це є неналежне оформлення трудової книжки, та відповідно слід здійснити правильний запис. Та, знову ж таки в п. 2.4 є вимога про наявність печатки, а не про те, що печатка має ідеально вийти.

Оскільки будь-яких прямих роз’яснень немає, то звернімося до судової практики.

Відповідно до відомих консультанту судових рішень, відповідно до яких ПФУ не хотів враховувати до страхового стажу фізособи час роботи на підприємстві у зв’язку із тим, що при звільнені працівника у трудовій книжці є нечіткий відбиток печатки, суд приходив до такого висновку:

• фізособа не несе відповідальності за заповнення трудової книжки, оскільки записи у його трудову книжку вносяться відповідальним працівником підприємства, а не особисто позивачем, більше того, недоліки її заповнення не є підставою вважати про відсутність трудового стажу позивача за спірний період (Постанова Восьмого апеляційного адмінсуду від 18.02.2019 по справі №857/4012/18). Крім цього, зазначимо, що тут суд говорить про п. 2.6 Інструкції №58 щодо виявлення неправильного або неточного запису у такій ситуації та його виправлення. Тобто виходить, що суд натякає, що запис із нечіткою печаткою є неправильним або неточним записом;
• відповідно до постанови КМУ № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації, тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, яка зазначена, а отже, й не може впливати на її особисті права (Постанова Шостого апеляційного адмінсуду від 22.07.2019 р. у справі №580/993/19);
• відповідно до постанови КМУ № 301 відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації,   тому власне недотримання правил ведення трудової книжки може мати негативні наслідки саме для особи, яка допустила такі порушення, а не для особи, яка зазначена, а отже, й не може впливати на її особисті права (Постанова Шостого апеляційного адмінсуду від 22.07.2019 р. у справі №580/993/19).
• суд критично оцінює неврахування вказаного періоду до трудового стажу позивача, покликаючись виключно на нечіткий відбиток печатки підприємства, проставленого в трудовій книжці позивача при прийнятті його на роботу, оскільки працівник не може відповідати за правильність та повноту оформлення бухгалтерських документів на підприємстві, та, у свою чергу, неналежний порядок ведення та заповнення трудової книжки та іншої документації з вини адміністрації підприємства, що не може бути підставою для позбавлення позивача його конституційного права на соціальний захист щодо вирішення питань надання пенсії за віком на загальних підставах. Наведене в повній мірі узгоджується з позицією Верховного Суду, викладеній у постанові №687/975/17 від 21.02.2018 р. Також варто зазначити, що трудовим законодавством України не передбачено обов'язку працівника здійснювати контроль за веденням обліку та заповнення роботодавцем, іншими органами трудової книжки, а тому працівник не може нести і негативних наслідків порушення порядку заповнення його трудової книжки (Рішення Вінницького окружного адмінсуду від 06.11.2018 р.   у справі № 0240/3105/18-а).

Суди також посилалися на висновок, вказаний в постанові Верховного Суду від 17 липня 2018 року у справі №220/989/17, відповідно до якого підставою для призначення пенсії є відповідний стаж роботи, а не дотримання усіх формальних вимог при заповненні трудової книжки. ПФУ не взято до уваги, що не усі недоліки записів у трудовій книжці можуть бути підставою для неврахування відповідного стажу, оскільки визначальним є підтвердження факту зайнятості особи на відповідних роботах, а не правильність записів у трудовій книжці.

Крім цього, деякі суди наголошували, що відповідно до п. 1 Порядку № 637 основним документом, що підтверджує стаж роботи, є трудова книжка. За відсутності трудової книжки або відповідних записів у ній трудовий стаж встановлюється на підставі інших документів - довідок, виданих за місцем роботи, служби, навчання, а також архівними установами.

До речі, регіональний ПФУ  зазначає, що на семінарі розглянуто питання стосовно коректності записів в трудовій книжці. Вказано на ситуації, коли запис в трудовій книжці має бути підтверджений довідкою з підприємства. Наприклад: коли відбиток печатки не видно, або взагалі відсутній, чи  коригування запису не затверджено підписом кадровика  та печаткою підприємства, або інші нечіткості та помилки при оформлені трудової книжки працівника.

З огляду на все вищесказане, приходимо до такого висновку: із Інструкції №58 чітко не випливає, що нечітка печатка є неправильним чи неточним записом. Немає також офіційних роз’яснень із цього приводу. Втім, зважаючи на наявну судову практику – фахівці ПФУ упереджено відносяться до нечіткої печатки, радимо або нічого не виправляти, або поруч із нечіткою печаткою поставити чітку. При цьому обов’язково слід надати працівнику довідку, що він дійсно відповідний період пропрацював на відповідній посаді на такому підприємстві. Про таку довідку говорять й суди, й регіональні ПФУ. Просто радимо її надати відразу працівнику, а не тоді, коли в нього виникнуть спори із ПФУ.

Ми вважаємо, що із нечіткою печаткою не можна вважати запис в трудовій неправильним чи не точним, хоча в одному із судових рішень суд натякає на це. Також, доречно із цим питанням звернутися до Мінсоцполітики, аби дізнатися його актуальну позицію із даного питання.